电力事业部综合工作流程(DOC 31页)

电力事业部综合工作流程编号：ZH0610-2003一、市场预测管理...............................................................................２二、合同评审流程...............................................................................３三、合同变更流程...............................................................................５四、定制、定购产品变更处理方法...................................................８五、来电、来信订货登记流程...........................................................11六、电力模块制造、发货流程...........................................................12七、电力系统制造过程.......................................................................13八、物资采购流程...............................................................................14九、计划编制、落实...........................................................................15十、文件管理流程...............................................................................16十一、人员外出（包括出差）流程及代理人制度...........................22十二、售后服务流程...........................................................................23十三、电力事业部与其他事业部的接口...........................................31——２——一、市场预测管理市场预测至关重要，是制定生产计划的最直接依据。进行市场预测应充分二方面的因数：客户和行业的最新动态，以往的经验和历史数据。优秀的市场预测不仅使销售部门及时获得客户需要的产品，还使公司生产制造部门的工作有条不紊。市场预测按月进行，每月二十日前后由商务人员向各销售区域发放市场预测表，在二十五日（月度生产协调会之前）收齐整理交予产品助理。如实际需求与预测有较大差异，销售人员必须及时向商务人员反映情况，以便调整生产。销售人员应认真做好市场预测，其正确性将作为月度考核的重要考核内容之一。市场预测表单见附件一——３——二、合同评审流程1总则1.1合同评审的意义：在销售合同签订前和签订过程中对合同涉及的有关要素进行评判、审核，在确保公司利益的前提下，保证合同各项条款能顺利实施。1.2合同评审要素：价格、顾客信誉、资金保证、技术、交货期等。2价格评审：事业部根据公司利润目标，在年初制定出各类产品的销售价格，发放给相关人员，销售人员签订合同时在价格底线以上有自主权，同时向上级主管备案；低于价格底线的向上级主管申请，主管在合同评审表上签字，成套、配套助理、大区经理在合同评审中在销售价格上具有决定权，必须签署意见，当时人不在应电话确认，回公司后补签，超出权限上报事业部总经理；3顾客信誉评审：销售人员应建立客户档案，详细记录每个订单的执行情况，必要时由事业部对客户进行信誉评估。成套销售客户均为电力运行系统，除极个别情况外可不进行评审；配套部可制定具体考核办法，如小客户要求一单抵一单为最低要求，大客户以保持一定数量的尾款为界限，具体由配套部经理掌握，如同销售价格成套、配套助理、大区经理具有决定权，特殊情况可由事业部总经理和公司财务等部门掌控。4资金保证评审：对大额合同（具体金额在100万元RMB以上的订单），为保证生产资金，由财务部签署意见；5技术评审：技术问题须在合同签订前由工程技术组签署意见。公司标准产品（主要指整流模块和监控模块）可不进行技术评审，技术参数由工程技术确认。6交货期评审：交货期的确定根据不同产品分别对待。整流模块、监控模块等标准产品保持有最小库存，商务人员应及时掌握各产品的库存、生产进度，在保证供货的前提下及时作出评估，如无法满足交予产品助理处理。成套产品的交货期由产品助理确定，按照生产编排落实最早交货期并评审。合同评审表采用原使用表单，但相关签署部门和人根据以下流程更改。7对外报价评审：根据客户提供的招标书和其他合作意想，需要由销售部门提供书面报价的，按合同评审流程执行。如中标后签署合同内容与前期报价有不符之处，正式签署合同前必须重新进行评审。——４——电力模块销售合同评审流程注：1、合同草案签订过程中与客户沟通不属于评审的范围，没有列出，但这个过程很重要，最后必须取得一致；2、合同评审结束后形成一式三份的配置确认单，产品助理签署意见，一份由商务备档，二份由产品助理分别发放到仓库组和制造组，作为制造部领料、出厂检验的依据和凭证，最后作为产品档案保管；3、特殊要求的设备由产品助理出生产任务单或其他文件到各相关部门；4、配置确认单见附件二。成套销售合同评审流程合同／订单草案销售人员事业部总经理N特批价格、顾客信誉评审交货期评审销售人员NNNYYYY正式签约取消订单商务助理转电力模块生产流程配套部助理商务助理Y销售人员特批产品助理——５——三、合同变更流程因客观原因要求变更合同内容、合同产品技术要求的，销售人员填写《合同变更通知书》至“变更原因”一栏，由对方单位确认后，交产品部执行变更流程。A．大区经理、成套、配套助理签字确认同意上述销售人员填写的内容，或N合同／订单草案成套经理事业部总经理N特批技术评审价格评审客户信誉评审交货期评审销售人员销售人员NNYYY正式签约工程技术取消订单产品助理大区经理商务助理电力系统制造流程Y销售人员——６——提出相应的意见，并在《合同变更通知书》“销售主管”一栏签字；B．工程技术组就变更后的技术可行性、产品规格等进行确认，提出相应的意见，并在《合同评审配置确认表》“工程技术确认”一栏签字；C．商务助理、产品助理就交货期进行确认，给出相应的意见，并在《合同评审配置确认表》上签字，成套销售合同变更应牵涉面广，由产品经理签署意见；注：在变更的执行过程中，凡变更内容不涉及相应确认部门的，无需再由该部门进行确认；如变更后的相关内容比变更前的内容更有利于我方，该部分内容也无须再由相关部门确认D．如B、C二点存在异议，请相关人员在《合同变更通知书》上注明不同意原因，而销售人员坚持变更，则技术上报审批，牵涉到价格等销售因数的上交电力事业部总经理，涉及工程技术、交货期的上报产品经理，同意则立，不同意则废。E．因合同变更而退回的机器，在机器返回后销售人员填写《退回机器处理表》交产品部，产品部填写相关意见后将返回的机器交品质组，质量组及时将退回的机器及对应的《退回机器处理表》进行核对，填写《退回机器处理表》相关内容，签名后将回执交商务助理。质量组对退回机器进行检测，合格后通知商务人员交还回执办理入库手续；检测不合格的签署意见后将机器及对应的《退回机器处理表》交制造组；制造组在机器维修完成后将机器及《退回机器处理表》交还质量组；质量组检测合格后通知商务人员交还回执办理入库手续。附：1.《合同变更通知书》2．《退回机器处理表》合同变更通知书合同编号：对方单位名称要求变更方——７——对方单位联系人联系电话变更时间变更类型□合同内容变更□合同产品技术变更（请附变更前后的技术要求）原合同内容产品名称规格单位数量单价金额（交提）货时间、地点付款方式更改后合同内容产品名称规格单位数量单价金额（交提）货时间、地点付款方式变更原因经办人签名/日期：对方单位意见签名：日期大区经理配套助理签名：日期产品助理意见签名：日期产品经理签名：日期电力事业部总经理签名：日期退回机器处理表销售客户名称原合同编号机器型号数量编号变更原因——８——人员填写收到日期经手人大区经理大区经理（配套助理）意见大区经理（配套助理）(签字/日期)质检部处理意见质检部主管(签字/日期)工程技术组更换元器件名称及数量故障原因分析维修人/日期：结果退回机器完成日期经办人：机器入库日期经办人：回执机器型号数量编号备注产品部：年月日收到以上退回的机器。接收人/日期：四、定制、定购产品变更处理方法制定本项处理方法的直接意义在于要求销售人员加强与客户的沟通深度，提高其他部门工作责任性。定制、定购产品因各种原因要求配置更改或销售退货将造成材料、人工、堆放场地等损失。如由于销售的原因，销售人员须填写《定制、订购产品合同变更——９——处理表》，交电力事业部总经理，如由于产品质量、技术、生产延期原因交货等问题而造成的直接损失由造成质量问题、延误交货期的部门承担责任与损失，由产品经理根据情况处理。。若在此之前，我公司已开具销售发票，由合同变更当事人负责处理发票退回事宜。当事人按责任大小以产品类别按百分比承担损失，在其当月浮动工资中扣除。界定造成损失的原因凭据为是商务合同、合同评审记录、质量检验记录、生产记录以及技术标书、协议书和配置确认单等，事业部总经理对责任界定具有最高解释权。a)材料损失：若采购、外加工的材料，由于合同变更等原因以后无法再使用的，材料成本的50%由责任当事人和其上级主管承担，其中当事人70%，上级30%；b)工时损失：由于配置更改、装配出错、进货质量问题等原因，需要从新返工而增加工时的，如果问题出在销售人员、商务人员，由当事人承担全部工时费用；如果问题出自生产制造，由生产人员自行返工，不计生产工时，同时在月度考核扣除该项目的考核分；c)延时损失：该项指标针对成套电力销售，生产部门根据业务人员的要求按期完成制造后，由于销售人员的原因没有按时发货，造成成品堆积的损失由销售人员承担资金占用损失。允许销售人员在产品制造完毕后有一个月的保存期，即占用资金从生产完成后的第二个月起记。计算方法如下：设定银行贷款年利率为5%，即月利率0.417%；每月资金占用损失=设备成本价（含税）*0.417%在当月的浮动工资或销售提成（合同奖金）扣除。定制、订购产品变更处理表合同编号对方单位名称变更日期——１０——变更原因变更类型□退货□技术变更变更内容退回产品名称规格单位数量具体技术变更要求以上销售人员填写电力产品部意见预计损失金额签字/日期财务部意见签字/日期预计损失金额销售大区意见部门责任承担比例：签字/日期电力产品经理意见签字/日期电力事业部总经理意见签字/日期总经理意见签字/日期五、来电、来信订货登记流程对于因客观原因无法马上签定合同的情况，销售人员详细填写《来电、来信订货登记表》暂时替代合同，经合同评审通过后交产品部按照正常合同执行。——１１——附：《来电、来信订货登记表》来电、来信订货登记表编号：填表日期：来电、来信单位名称来电、来信时间对方单位经办人对方联系电话我公司经办人预计交纳合同时间运输方式运输负担交（提）货地点订货产品名称规格型号单位数量单价金额交（提）货时间总金额付款方式未取得合同原因说明交纳合同时间六、电力模块制造、发货流程——１２——注：1、配套模块生产的直接依据为市场预测。2、配置确认单是制造部领料、调试和出厂检验的标准和依据。3、商务人员根据销售人员填报的发货单，复合销售合同、结合货源情况直接向仓库下单。七、电力系统制造过程Y市场预测材料采购入库配料生产计划N进货检验电路板焊装生产制造进货检验成品检验入库YYNN领料出库配置确认单调试出厂检YN合同评审流程Y合同草案发货物