004内部沟通管理办法

标题：内部沟通管理办法受控状态:文件编号：KLY-QW-XZ-004版次：A/0制定单位：行政人事部生效日期：2008.3.1页码：第1页共2页广州市***农业机械有限公司1目的为使本公司内各职能和层次之间达成相互了解和信任，提高质量管理体系的有效性，防止并及时解决可能出现的差错和误解。2范围本办法适用于本公司的内部沟通。3职责3．1管理者代表负责内部沟通管理；3．2行政人事部负责有关决议的传递。4管理办法4．1内部沟通内容公司内部沟通内容包括：质量方针、质量目标、产品质量动态、质量体系运行情况、培训结果、内部审核和管理评审结果、客户投诉、供方情况、法律法规要求、人员状况等。4．2内部沟通方法4．2．1公司高层成员与下属、员工的沟通。a)通过各种会议、宣传栏等形式对公司执行的国家法律、法规和本公司文化理念、规章制度、各体系文件进行宣传贯彻，必要时应形成会议纪要。b)通过总经理与各种人员座谈会、设置“建议箱”等形式与员工进行思想沟通、信息交流，倾听员工对公司工作的建议，了解员工的思想、需求、期望和对企业的满意度等情况，最大限度地满足员工的合理需求，解决员工的困难，以增强企业的内部凝聚力和核心竞争力。c)通过公司开展的合理化建议活动，发动员工积极参与企业的生产、经营和各项管理工作。d)总经理及各副总经理应经常与自己的下属主管进行平等沟通、换位思考，及时了解各级主管的管理思路、服务意识、创新能力、工作绩效，指出需改进和提高的方面。必要时应组织召开公司企业管理研究会，交流管理方面的经验，以推动企业管理创新。标题：内部沟通管理办法受控状态:文件编号：KLY-QW-XZ-004版次：A/0制定单位：行政人事部生效日期：2008.3.1页码：第2页共2页广州市***农业机械有限公司e)总经理及各副总经理对下级呈报上来的重要信息组织评估、进行决策。4．2．2各部门部长/经理、主任、各班组长与员工的沟通。a)部门经理/部长、主任、班组长要利用工作例会、班前班后会、座谈会、茶话会、个别谈心等形式与员工进行双向平等思想沟通、信息交流。要了解员工的思想动态、工作绩效、合理需求、需解决的困难等情况，鼓励员工积极参与部门班组管理，激励员工岗位成才、工作创新，当好员工的知心人。b)部门与部门、部门与班组、班组与班组之间都要经常进行横向沟通与交流，从对方获取信息吸取营养，改进自己的管理与工作。c)部门部长/经理、主任、各班组长要对采集来的信息及时进行归类、分析、处理、汇总，并对重要信息及时反馈给相关职能部门或呈报给上级。d)部门部长/经理、主任、各班组长及时处理属于职责范围内的各种信息，作好记录，增强自己全心全意为员工服务的意识。4．3内部沟通方式内部沟通信息的方式：会议、联络函、传达、书面通知、电话、发放资料、宣传墙报、传真等。a)质量方针和质量目标以传达、发放资料、宣传墙报、培训、会议等形式实现内部沟通。b)产品质量信息由品质保证部以产品检验报告形式通知到相关部门，各部门若发现质量异常信息，立即报告品质保证部，品质保证部负责与相关部门和人员进行沟通，分析原因，制定、实施并跟踪验证纠正措施。c)通过发放内部质量体系审核报告和管理评审报告对质量管理体系运行的有效性进行沟通；通过会议形式对客户投诉、供方质量情况等进行沟通；通过传达及宣传墙报对有关法律法规知识进行沟通。d)为进行内部沟通，公司定期召开生产例会、月工作总结会、年度工作总结会议、管理评审会议.。e)公司内部沟通信息交流过程中，如有需要则应填写《联络函》。标题：内部沟通管理办法受控状态:文件编号：KLY-QW-XZ-004版次：A/0制定单位：行政人事部生效日期：2008.3.1页码：第3页共2页广州市***农业机械有限公司4．4质量信息沟通和传递4．4．1品控部负责建立质量信息档案，完整地积累质量资料、数据，分类归档贮存，为控制产品质量、质量检查与考核、顾客满意度、质量目标实现情况、质量决策提供信息和依据。4．4．2各部门对收集的质量信息进行汇总，有关产品质量信息及时传递到品质保证部，由品质保证部进行分析整理，并将质量信息及时、准确地传递到相关部门，以便及时采取纠正、预防措施，以使生产过程受控，同时为本公司经营决策和质量改进提供依据。5相关文件5．1《记录管理程序》6质量记录6．1《会议签到表》6．2《会议记录》6．3《文件传阅单》6．4《联络函》标题：内部沟通管理办法受控状态:文件编号：KLY-QW-XZ-004版次：A/0制定单位：行政人事部生效日期：2008.3.1页码：第4页共2页广州市***农业机械有限公司编制日期审核日期批准日期