公文格式和行文规则

2020年7月11日2020年7月11日机关公文处理工作主要依据1．国家行政机关公文处理办法2．国务院办公厅关于实施《国家行政机关公文处理办法》涉及的几个具体问题的处理意见3．国务院办公厅关于进一步做好公文处理工作有关事项的通知4．国务院办公厅关于报送公文工作中几个问题的通知5．国务院办公厅关于国务院各部门报送公文简报有关事项的通知6．国务院办公厅印发关于进一步加强公文审核把关工作的几点意见的通知7．国务院公文主题词表8．国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）2020年7月11日第一节公文格式公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。2020年7月11日公文中各要素标识规则：组成公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。如下图：2020年7月11日下行文式样眉首秘密等级发文字号紧急程度发文机关标识份号标题主送机关主体正文2020年7月11日主体版记附件标识印章成文日期附注主题词抄送机关印发机关印发日期二维条码2020年7月11日1．眉首（1）秘密等级和保密期限：涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。（2）紧急程度：紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。2020年7月11日（3）发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；2020年7月11日（4）发文字号：发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。下行文居中排布，上行文居左排布。2020年7月11日发文字号不规范。主要表现有：①搭配虚字如：“交办发〔2005〕第35号”，这里的“第”是没有什么实际意义的多余字，应删去。规范化的用法是：“交办发〔2005〕35号”（即交通部2005年度发的第35号文件，主办单位是办公厅）。2020年7月11日②要素颠倒。《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条第四款已明确规定：“发文字号应当包括机关代字、年份、序号”，实质上等于指定了“机关代字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。但个别单位在使用“发文字号”时，并没有按以上指定顺序排列，三要素位置颠倒。如：“〔2005〕交办发35号”，把年份前移，是错误的。规范化的用法应是“交办发〔2005〕35号”。2020年7月11日③年号不全。如“国办发〔08〕35号”，这里的“〔08〕”是指2008年度。如若事过几个世纪或更长一些时间，给将来查找利用文件档案带来很大麻烦。所以，年份号应该写全。2020年7月11日④错用括号。如“国办发（2008）35号”、“交办发〈2008〉35号”，这里的年份所用的括号“（）”、“〈〉”均是错误的。规范的用法应是六角括号“〔〕”，如：“交办发〔2008〕35号”。2020年7月11日⑤乱设虚位。发文字号中的“发文序号”常常出现虚位，如“国办发〔2008〕005号”，这里的“005号”应改为“5号”。2020年7月11日⑤摆放有误。一是该居中摆放而不居中；二是不该居中摆放却居中。发文字号的摆放有两种不同类型：下行文，发文字号一般居中；上行文需标识签发人姓名时，发文字号移到左边，左空1字，签发人姓名居右安排，右空1字；2020年7月11日（5）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。2020年7月11日上行文式样眉首主体发文字号签发人2020年7月11日2．主体（1）公文标题：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。2020年7月11日公文标题常见问题：①标题要素掌握不当：标题由发文机关名称、事由、文种三部分组成，不该省略的不能省略，该省略的要省略。当有发文机关标识时，可省略发文机关名称；当发内容简单的命令、公告、通告时，可省略事由；当发非正式的通知时，可省略发文机关名称和事由。2020年7月11日②多重转发时标题冗长。如“××县人民政府关于转发××市人民政府关于转发××省人民政府关于转发国务院关于印发国家行政机关公文处理办法的通知的通知的通知的通知”。这里介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重复使用，造成标题冗长，令人不知所云。解决用词重叠问题，可采用“简化法”、“直转法”、“替代法”进行处理。2020年7月11日简化法：××省财政厅要转发“财政部关于印发中央部门财政拨款节余资金管理暂行规定的通知”时:如果机械转发则为:××省财政厅关于转发财政部关于印发中央部门财政拨款节余资金管理暂行规定的通知的通知标题可拟为：××省财政厅关于转发财政部中央部门财政拨款节余资金管理暂行规定的通知2020年7月11日直转法：××县人民政府关于转发国务院《国家行政机关公文处理办法》的通知替代法：××县人民政府关于转发市人民政府×政发〔2008〕83号文件的通知2020年7月11日③标题标点符号使用不当。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。例:习惯写法为：××省交通厅关于转发《交通部关于组织公路、水路执法人员学习〈交通行政许可实施程序规定〉的通知》的通知正确写法为：××省交通厅转发交通部关于组织公路水路执法人员学习《交通行政许可实施程序规定》的通知2020年7月11日④标题中“批转”、“转发”和“印发”使用不当。“批转”具有“批准转发”之意，是上级对下级报告的认同并转发下去贯彻落实的。“印发”则主要用于发布本机关制定的公文或领导讲话。“转发”主要用于转发其他机关和单位的文件。2020年7月11日（2）主送机关：主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（3）正文：公文首页必须显示正文。必要时将主送机关名称移至版记中抄送机关之上。2020年7月11日（4）附件：公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（如“附件：1．×××××”）并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。但用印发、转发、批转、公布、报送等形式发出的内容，不用标注附件。2020年7月11日（5）成文时间：以领导人签发的时间为准。联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签，一般不使用复印件会签。成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报，以发出日期为准。2020年7月11日（6）公文生效标识：公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。行政机关联合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。（见下图）注意：会议纪要和电报上不加盖印章。2020年7月11日联合行文末页公文版式2020年7月11日（7）附注：公文如有附注（需要说明的其他事项，如“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话），应当加括号标注。常见问题：没有在请示的“附注”处注明联系人的姓名和电话。反而在报告的“附注”处注上了。2020年7月11日3．版记（1）主题词：公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。公文的主题词是适应办公自动化、公文处理规范化的需要，从公文内容选取转换出来的，能反映公文主题概念的词或词组。由各机关自行制定。2020年7月11日主题词标注不规范的表现有：①不标注主题词；②不按主题词表标注,而是简单地从标题中选取；③主题词标注太多或太少。有的一标八、九个，有的只标一个；④最后一个主题词不是文种。2020年7月11日（2）抄送机关：抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（3）印发机关及日期。（4）二维条形码注意：公文的版记一定在公文封底的最后！2020年7月11日公文的特定格式：信函式格式：命令格式：生效标识为签发人签名章。会议纪要格式：会议纪要标识由“会议名称┼会议纪要”组成。会议纪要不加盖印章。2020年7月11日第二节行文规则为保证公文处理工作高效有序地进行，必须正确认识行文关系，遵守如下行文规则：2020年7月11日一、行文应当精简注重效用一是可发可不发的文件，坚决不发；二是凡已开会作过部署或已登报、发电话通知、传真电报的，一般不再发文；三是本级工作措施相比上级文件没有更具体要求的，不再发文；四是本机关内部部署的一般工作，一般不发文。2020年7月11日实际工作中常见问题：1.一些工作只需打个电话或发个传真就能解决，但为了强调自己工作的重要性，找出种种理由发文；2.发个办公厅文能够解决的问题，坚持要发部文，认为规格越高越好；3.一个内容相同的通知用几种形式同时发出，既发文件，又发传真电报，还要电话通知。2020年7月11日二、按机关隶属关系行文机关之间的工作关系主要有三种类型：1.领导与被领导关系。2.指导与被指导关系。3.不相隶属关系。2020年7月11日1.处于领导、指导地位的上级机关可以向被领导或被指导的下级机关主送下行文；2.被领导、被指导的下级机关应向上级领导、指导机关主送上行文；3.不相隶属关系的机关之间相互主送平行文。2020年7月11日常见问题主要有：1.有时向国务院办公厅、发展改革委、财政部等部委写请示和报告；向中共中央办公厅、中央组部写请示和报告；2.个别情况向省级人民政府下批复；3.向不相隶属的机关和单位下批复。2020年7月11日三、授权行文规则1.如果一个部门的业务需要下级政府和有关部门的支持与配合，按隶属关系和职责范围又不具备布置工作提出要求的行文权限时，可以通过授权行文来解决。具体说，这个部门可向本级政府请示，经同意并授权后，向下级政府行文。在行文时，应在文中注明“经XXX政府同意”的字样。2020年7月11日2.各级政府以及各部门的办公厅（室）是政府和部门的综合办事机构，对外行文都是代表政府和部门的，具有授权行文的性质（内部事务除外），与本级政府和本部门的公文具有同等效力，下级机关（部门）都应贯彻执行，。虽然办公厅（室）的行文具有授权行文的性质，但在法律上还是有区别的，所以行政法规和规章必须由政府或部门发布，而不能由办公厅发布。2020年7月11日3.部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。2020年7月11日常见问题主要有：1.不经授权直接行文；2.不能正确运用授权行文规则；3.部门内设机构对外正式行文；4.对国务院“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”有误解。2020年7月11日四、联合行文规则1.同级政府与政府之间，部门与部门之间，上级部门与下级政府之间可以联合行文；2.政府与同级党委、军事机关之间可以联合行文；3.政府部门与同级党委部门、军事机关部门之间可以联合行文；4.政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位之间，就某些互相有关的业务，经过会商一致后可以联合行文。2020年7月11日5.联合行文，既可联合向上行文，也可联合向下行文。6.联合行文应当确有必要，单位不宜过多。7.联合行文时发文机关的排列顺序和发文字号：行政机关联合行文，主办机关排列在前，标注主办机关的发文字号；行政机关与同级或相应的党的机关，军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。原则上应使用排列在前机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。2020年7月11日8.联合行文的会签：联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。一般不使用复印件会签。9.联合行文的用印，行政机关联合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可。联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。2020年7月11日联合发文