第四章_国际商务谈判前的准备

第四章国际商务谈判前的准备【本章内容】一、商务谈判的人员组成二、国际商务谈判前的信息准备三、谈判目标与对象的确定四、谈判方案的制订五、模拟谈判第一节商务谈判的人员组成•一、谈判组织的构成原则（规模适度）–（一）根据谈判对象确定组织规模（4-8人）•（1）保持通畅的沟通范围•（2）信息交换的有限范围•（3）成本与效率相结合–（二）赋予谈判人员法人或法人代表资格•（1）有权作出决定•（2）承担权限以内的责任–（三）谈判人员应层次清晰、分工明确–（四）组成谈判队伍时要贯彻节约的原则谈判组人员数量的确定第一，要使谈判人员各显其能，发挥作用，使谈判工作有条不紊，卓有成效，谈判组的人员就不宜过多。否则，就会使某些成员无法发挥作用，甚至会因意见纷杂而莫衷一是。以致因协调内部关系而分散了与对方交锋的精力。第二，现代管理理论认为：在复杂多变的环境中，管理的跨距不宜过宽。3～4个人的管理跨距便于经理人员或谈判组负责人对谈判过程实施监督、对小组成员进行协调，也便于成员间沟通信息、交流情况、相互配合。谈判组人员数量的确定第三，即使是大型项目的谈判，其中的每一次谈判所需要的专门知识也不过三四种，谈判小组内有一两个专业技术人员或专家完全能够应付。如果谈判需要非同寻常的专家或技术人员，最好让他们以观察员或顾问的身份参与工作，而不是以正式代表的身份参与谈判，他们不应有直接的发言权。以避免由于他们缺乏谈判的经验和策略以及过于直率的表达而造成一方的被动。谈判组人员数量的确定第四，要完成谈判的全过程，更好地发挥谈判人员的作用，及时处理谈判中的意外情况，有时需调整或更换谈判人员。例如，在谈判摸底阶段和条款的协商阶段，需要市场调研人员和生产技术人员的参与，律师可能是多余的。但在签订合同阶段，需要律师审查合同草案，以便确保合同的每一条款都措辞严谨,具有法律效力，因此，律师可能代替技术人员成为谈判小组成员。但从整个谈判过程来讲，谈判组成员数量并未改变。谈判组人员数量的确定并不是说谈判小组成员一定是四人或五人，确定小组成员人数的关键是看需要，如果是大型谈判或特殊谈判，人数少会显得势单力薄，甚至会被对方认为是不重视。那么，谈判人员则不是以谈判小组，而是以谈判代表团成员的身份参加谈判了。谈判专家斯科特认为，如果没有特别的原因，都应力求谈判规模小型化，以利于谈判者恰当地利用谈判技巧对谈判班子进行有力的协调与控制，即便是大型规模的谈判，人员也最好不要超过12个人。二、谈判人员的组织结构•（一）组织依据：技术知识、商务知识、法律知识、语言能力•（二）人员组成：–技术人员：熟悉产品性能，提供价格决策参考；–商务人员：熟悉国际贸易、投资惯例；–法律人员：熟悉法律方面的知识；–财务人员：熟悉金融和支付方面知识；–翻译人员：准确沟通，争取谈判回旋余地；–谈判领导：统领全局，一致对外；–记录人员：可兼任。谈判领导：统领全局，一致对外•在小组谈判中，我们强调尽量要缩小谈判规模，但是，在许多情况下，谈判的规模较大，出席的人员也很多，但不论出席人员有多少，都应由谈判负责人或主谈者来对外，以防止由于意见分歧或有意、无意的过失，给对方造成可乘之机。三、谈判人员的分工配合（一）谈判人员的分工第一层次人员——首席代表（1）选择依据：谈判内容（2）主要职责：监督谈判程序；掌握谈判进程；听取专业人员建议；协调谈判班子意见；决定谈判过程的重要事项；代表签约；汇报工作。(3)具备的素质：为主要领导人；经验应丰富；受人尊敬、具有较强的感召力和凝聚力。（一）谈判人员的分工•第二层次人员——专家、技术人员和翻译（充当辅谈人员）–（1）选择依据：谈判标的–（2）主要职责：分析双方分歧与差距；与对方进行专业方面的磋商；明晓对方的意图和条件；修改草拟文件中的有关条款；向主谈人提出有关专业问题的建议；为最后决策提供专业方面的论证。–（3）翻译职责：全神贯注，翻译准确，可适当提出建议，但不能向对方表达个人意见，要如实向己方主谈汇报对方不正确言论。第二层次人员•（4）经济人员职责：掌握谈判项目总的财务情况；分析计算收益变动情况；在正式签约前提出对合同或协议的财务分析表。•（5）法律人员职责：确认对方的法人地位；监督谈判程序在法律许可的范围内进行；检查法律文件的准确性和完备。•（6）辅谈人的素质要求：心理素质过硬；有主动精神；有团队精神。第三层次人员——工作人员（准确记录谈判内容）（二）谈判人员的配合•语言的配合•姿态的配合•具体做法举例：夸大的介绍本组的成员必须肯定本组成员提出的论题要对主谈显示某种程度的尊重组内相互信息的及时沟通（二）谈判人员的配合•谈判组成员间的相互配合、相互支持有多种形式。比如，当需要发言人介绍我方谈判意图、情况时，其他人员为发言者提供资料、数据等。这里我们主要就谈判人员在谈判场合的表现，如介绍、插话、表情、动作等，说明谈判组成员间的相互配合与默契。（二）谈判人员的配合•插话也是成员间相互配合的形式。如对谈判组成员的发言表示赞同、支持，或是为发言者做进一步的证明，可在同事谈话停顿或告一段落时插话。例如，当双方谈及交货问题时，我方主管人员说：“由于订货量较大，恐怕三个月之内交货有困难。”这时，有关人员插话：“在本季度内，我们每个月都得完成三百台以上的任务，所以，即使三个月以后交货，也要订出详细计划，加班加点。”这样，既巧妙地支持了我方的发言，又强调了问题的重要性、可信性。（二）谈判人员的配合•谈判组成员们的表情神态、动作也有助于相互沟通、支持。如我方主要发言人在讲话时，其成员东张西望、心不在焉，或者坐立不安、交头接耳，这样，就会削弱我方发言人在对方心目中的地位，也干扰对方的理解。如果我方代表讲话时，其成员聚精会神地倾听，不时表现赞同地点点头，做些必要的补充，就会给对方良好的心理印象，加强所阐述问题的分量。（二）调整好领导干部与谈判人员的关系————后援力量•中国入世谈判，在1992年的知识产权谈判阶段，原准备出席谈判的外经贸部领导突然因病不能出席，中方经过慎重考虑，派出了曾任北京市副市长，时任外经贸部副部长的吴仪，这位“小女子”的出马，令所有人刮目相看。她那机智灵活又不失尊严、原则的谈判风格令中美之间长期矛盾、多次谈判无实质进展的知识产权谈判打开了突破口。其中最为著名的一个谈判是吴仪与美国谈判代表梅西的交锋。美方谈判代表梅西的“我们是在与小偷谈判”和中方主帅吴仪的“我们是在同强盗谈判”的谈判开场白堪称经典，流传甚广。第二节国际商务谈判前的信息准备在商务谈判中，谈判者对各种信息的拥有量，以及谈判者对谈判信息的收集、分析和利用能力，对谈判活动有着极大的影响。日本国土狭窄,资源匮乏,主要进口原料加工制造,再将成品出口赚取外汇。因而他们对国际市场的形势变化十分关注,随时注意收集各种信息情报。20世纪60年代,日本人首先从我国《人民日报》上刊登的北京公交车照片,分析出中国可能找到了大油田。不久又从关于“铁人”王进喜的报道,以及他的照片上的背景和装束,准确地推知大庆油田的位置。信息是商务谈判成败的决定性因素——后来又在《人民日报》上油田钻塔的照片,算出了中国大庆油田的直径,并根据我国国务院的工作报告,估算出了大庆油田的实际生产能力。到此他们已经全面掌握了大庆油田的各种情报。日方就是这样利用公开新闻资料的每个细节,加以综合分析,完成了对我国大庆油田的调查,并为商务谈判提供了可靠的依据。因而在向我国出售成套炼油设备时,日方谈判人员认为只有他们的设备适合大庆油田的质量、产量,因而获得较大的主动权。英美等国家虽然技术力量雄厚,但因准备不足,被日本人抢先了一步,抢走了一笔大生意。•1、谈判信息是制定谈判战略的依据–一个好的谈判战略方案应当具有战略目标正确可行、适应性强、灵敏度高的特点，这就必须有大量可靠的信息作为依据。•2、谈判信息是控制谈判过程的手段–要对谈判过程做到有效控制，必须首先掌握“谈判的最终结果是什么”这一谈判信息，为了使谈判过程始终指向谈判目标，必须依据谈判信息作为保证，否则，就无法对谈判过程进行控制和及时调整。•3、谈判信息是双方相互沟通的中介–在商务谈判是相互沟通和磋商的过程。沟通就是通过交流有关谈判信息以便确立双方共同的经济利益和相互关系。一、谈判信息的作用1、按谈判信息的内容划分（1）自然环境信息：能引起人们消费习惯改变、购买力转移和市场变更的自然现象方面的信息，如地震、气候变化等。（2）社会环境信息：对市场有影响的各种社会因素，如文化、人口、社会阶层、家庭、政治、法律、时尚、风俗、宗教、城市建设等。（3）竞争对手信息：有关生产或经营同类产品其他企业状况的信息。二、谈判信息的分类（4）购买力及投向信息：消费收入、支出构成、趋向等方面的信息。（5）产品信息：与产品价格开发、销售渠道、商标、包装、装潢等有关的信息。（6）消费需求信息：消费者对商品品种、数量、规格、价格、式样、色彩、口味、方便程度、适用程度等方面的信息。（7）消费心理信息：有关消费者购买行为、购买动机、价值观、审美观等方面的信息。二、谈判信息的分类2、按谈判信息的载体划分（1）语言信息：通过座谈、交流所获得的信息和在公共场所听到的信息。（2）文字信息：用文字记录下来的信息资料，包括各种文件、文献、报刊资料及复制品、产品目录、说明书等。（3）声像信息：通过图片、绘画、电影、电视、广播、录像、电话、幻灯、录音等获得的信息。（4）实物信息：各种以样品作为载体的信息。二、谈判信息的分类3、按谈判信息的活动范围划分（1）经济性信息：与企业发展有关的各种信息，如国民经济发展的信息，财政、金融、信贷等方面的信息，经济资源信息等。（2）政治性信息：由于某一种政治活动的发生、政治事件的出现而引起市场变化的信息，如战争爆发引起的物价上涨等。（3）社会性信息：与市场经营、销售有关的社会风俗、社会风气、社会心理、社会状况等方面的信息。（4）科技性信息：与企业产品研制、设计、生产、包装有关的信息。二、谈判信息的分类•因不了解文化差异而导致谈判失败的例子比比皆是。外国人犯错误，中国人也犯错误。•张先生是位市场营销专业的本科毕业生，就职于某大公司销售部，工作积极努力，成绩显著，三年后升任销售部经理。•一次，公司要与美国某跨国公司就开发新产品问题进行谈判，公司将接待安排的重任交给张先生负责，张先生为此也做了大量细致的准备工作，经过几轮艰苦的谈判，双方终于达成协议。•可是在正式签约的时候，客方代表团一进入签字厅就拂袖而去，是什么原因呢？案例•原来在布置签字厅时，张先生错将美国国旗放在签字桌的左侧。项目告吹，张先生也因此被调离岗位。•中国传统的礼宾位次是以左为上，右为下，而国际惯例的座次位序是以右为上，左为下。在涉外谈判时，应按照国际通行的惯例来做，否则，哪怕是一个细节的疏忽，也可能会导致功亏一篑、前功尽弃。原因1、市场信息（1）市场信息的概念反映市场经济活动特征及其发展变化的各种消息、资料、数据、情报的统称。它通过语言表达作为传递工具，换言之，市场信息是由语言组成的。（2）市场信息使用的语言自然语言：口头语言和书写文字等。人工语言：为了传递信息特征而由人们创造出来的，如数学专用语言、计算机专用语言等。人工语言的应用可弥补自然语言产生的不明确、不精炼的缺陷。三、谈判信息收集的主要内容（3）市场信息的语言组织结构文字式结构：通过文字叙述来表达市场信息的内容。数据式结构：反映市场运行数量关系的数字和必要的文字，按一定的规范相互联结起来的形成的结构，如统计报表等。三、谈判信息收集的主要内容（4）市场信息的主要内容a.有关国内外市场分布的信息市场分布情况、地理位置、运输条件、政治经济条件、市场潜力和容量、与其他市场的经济联系等。（全球经济的一体化，使一国市场与世界市场紧密相连。通过调查应摸清本企业产品可以在什么市场销售，确定长期、中期及短期的销售计划，从而建立科学的谈判目标。）三、谈判信息收集的主要内容b.消费需求方面的信息消费者忠于某一特定品牌的期限、忠于它的原因；使用者与购买者之间的关系；购买的原因和动机；产品的多种用途；消费者的