[监理公司]信息管理办法

信息管理办法一、总则信息管理是公司的一项基本管理制度，是企业正确决策的前提和依据。为使公司的信息管理规范化、系统化。特制定本办法。二、管理原则1、公司按集中与分散结合、纵向与横向结合的原则建立信息管理系统。2、公司级信息管理由公司综合部统筹和协调。各部门负责各职责范围内的信息管理工作。三、管理分工和内容1、综合信息由综合部负责。主要范围为国家、地方法律法规、政策文件，科技发展动态，本公司及上级企业经营管理，公司整体规划、计划及有关综合统计汇总信息、材料，公司订阅的图书、杂志资料等。2、行政信息由综合部负责。主要范围为地方政府、行业及上级企业文件、指示，公司各类公文、来函及传真记录，车辆运行、维修及消耗情况等。3、人事信息由综合部负责。主要范围为国家、地方及行业劳动人事，工资福利，社会保障政策，人才市场信息，人事、工资档案，以及人员培训、考核、考勤等。4、质量管理体系运行的有关资料和记录由综合部及相关信息由各职能部门负责。5、财务信息由财务部负责。主要范围为国家财务、会计、税收制度和政策，公司上级企业财务报表，资金使用情况，国家通用的会计、审计、税收惯例、准则等信息。6、市场信息和客户信息由市场部负责。主要范围为工程监理市场信息、各通信运营商的建设规划和计划信息、与客户有关的信息（客户帐、客户的反馈意见）等。7、工程监理信息由工程管理部负责。主要范围为设计文件（含施工设计）及有关资料，施工中工程信息、与业主沟通信息。8、项目监理信息由项目监理部负责。主要范围为业主提供的信息、施工单位提供的信息、工程监理活动中形成的各种质量记录、资料及其它有关的信息。四、信息处理程序1、公司信息处理流程包括信息的收集，加工、传递、贮存、使用等几个环节。2、信息的收集，按管理分工及部门职责由各部门分别收集，各工程项目的监理活动中的信息由本项目总监负责，现场监理人员按《建设工程监理规范》的要求收集相关信息，工程管理部按照分工负责对监理信息的综合、分类、加工、传递及处理工作。3、需归档的信息按《档案管理办法》要求归档。五、信息收集来源1、公司各部门的生产、经营、管理活动所记载的信息：综合部的行政信息、综合信息及人事信息；财务部的各种报表及固定资产的变更、资金使用信息；各项目监理部人员通过工程项目监理活动所记载的有关工程情况各建设单位和施工单位方面的信息；市场部的市场及客户信息；工程管理部对监理服务质量检查的汇总信息、质量管理体系运行信息。2、公司外部的公共图书、情报资料。3、通过社会调查、外出学习、考察所获得的专题信息（资料交信息员统一管理）。六、信息加工方式1筛选：围绕公司的中心工作，参考价值大的，有前瞻性和启发作用的原则进行选择。2、鉴别：核实与查证，去伪存真，衡量效用。3、分类：按需要进行分类。4、综合：对收集到的各种信息进行定性、定量分析、对其进行编辑和研究。七、信息媒体⑴文字⑵表格⑶图书⑷影像⑸录音⑹报告论文⑺原始记录和文件等。必要时工程项目留有影像信息。八、传递方式和方向：通过阅读、会议、讲述、复印、录音等方式在公司或部内进行上而下，下而上，平行，交叉等方式进行传递。信息传递时限：一般信息为一天，重要信息为四小时。九、信息的储存1、建立信息档案。各部门存放当前用的信息资料。需存档的信息，年终整理成卷后于次年第一季度交综合部档案室。2、信息存储电子化。逐步建立计算机信息管理系统，对采集的信息供公司人员使用（即联网）。十、信息反馈建立信息反馈机制，评估信息管理效果、效率。建立信息管理的保密制度，制定信息管理流程的权限和责任制，以免需保密的信息丢失。十一、本办法已由公司领导专题会研究通过，自发文之日起执行。本办法由综合部负责解释。