[监理公司]档案管理办法

1档案管理办法一.总则为规范公司档案管理工作，特制定本办法。二.公司档案范围公司建档范围确立为：(一)综合部1、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；2、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；3、上级来文；4、劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；5、经营管理方面的文件材料；6、安全生产方面的文件材料；7、教育培训方面的文件材料；8、信息、情报方面的文件材料；9、党群（工、青、妇）组织方面的文件材料；10、其他具有利用和保存价值的文件材料。（二）工程管理部1、工程文件：有关工程项目建议书，可行性研究报告，初步设计，施工图设计，设计修改通知，工程有关图纸和技术指标；2、工程监理有关文件：合同文本，监理规划，监理实施细则，监理日志，工程周报，监理通知，备忘录，事故调查分析报告，开工报告，开（停）工令，工程延期审批报告，监理总结，工程初步验收，竣工验收有关文件等。（三）财务部1、会计凭证；2、现金日记帐；3、银行日记帐；4、明细帐；5、总帐；6、财务报表。（四）市场部21、招投标文件、合同、合同评审；2、用户信息、用户满意程度测试。以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结等。三.公司档案管理体制公司档案工作实行集中管理体制，由综合部负责公司档案的管理工作。综合部设立档案室，并配备档案管理人员。四.档案管理工作(一).档案的归档、立卷与管理。1、各部门在次年第一季度按建档范围要求，检查齐全整理后交综合部立卷归档。2、单项工程完工后主管部门将需归档材料交综合部立卷归档。3、对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全。4、依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序进行分类。5、归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。6、案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。7、整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。8、对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。9、每年对档案进行一次清理：（1）清除不必要保存的材料；（2）对破损和褪色的材料进行修补和复制。(二).档案的保管：1、防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；2、公司设立专用文件库保存档案；3、做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。(三).档案的鉴定：1、从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。2、确定各类档案的保管期限表。其中财务档案见财务档案保存期限表。3公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。(四).档案的销毁：1、对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；2、办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁；3、销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字；4、公司终止、解散时，档案应移交控股股东；5、公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。(五).档案借阅、利用工作1、凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅2、案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。3、档案资料借阅期限不超过十天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。4、借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。5、外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。6、公司内档案利用的方式有：1).提供档案原件；2).提供档案复印件；3).提供文献索引资料。7.档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。8.档案主管应接受公司有关部门、人员定题咨询要求。9.依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作。10.政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。五.附则1、档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。2、本办法经公司领导专题会研究通过，自发文之日起执行。本办法由综合部负责解释。