[建设工程公司]物资采购供应管理暂行规定

XX建设集团有限公司物资采购供应管理规定（试行）第一章总则第一条为加强公司物资采购供应管理，在确保采购效率和采购物资质量的前提下，有效降低采购成本、确保各类物资采购及供应各环节的经济、顺畅、高效，提高公司经济运行质量，特制定本规定。第二条本规定适用于公司各类物资的采购及供应管理。第三条采购管理部门是公司各类物资采购供应的管理和实施主体，接受公司财务部的审计监督。第二章物资采购管理第四条物资采购遵循同等质量比价格、同等价格比质量、同质同价比服务的原则。第五条物资采购（一）采购种类：批量性、周期性物质、其它零量采购物资及车辆、设备的维修换件等。（二）采购方式：评比、竞价采购。（1）采购管理部门在接到采购计划后，应及时收集供方的质量保障能力及相关资料，并组织相关部门对供方进行调查、评价，以此做为供方评定依据。（2）采购管理部门根据上述方式组织有关部门对供方进行评定，确认合格供应商三家以上（含三家），并建立管理档案。（3）将采购计划通知合格供应商，由合格供应商进行报价。（4）在保证质量的前提下，结合市场价格对合格供应商的报价进行比较分析，作出合理的参考价位。（5）结合估计最低价位，在合格供应商之间进行循环竞价，寻找最低价位。（6）确定供应商，联系送货事宜，同时填写《XX建设集团有限公司物资采购比价表》。（7）采购管理部门每半年至少两次到市场询价，同时参照相关媒体价格信息，并以笔记形式做好记录，随时掌握市场变化情况，以保证优质低价采购。第六条物资采购必须严格执行以上规定，保证做到不错订、不漏订，及时准确做好物资货源落实工作。签定物资采购合同时要严格执行《经济合同管理规定》。在合同中明确数量、规格、型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运杂费承担者，包装、运输、验收方式、售后服务及其它需要明确的事项，一般按照先验收后付款的原则进行，特殊情况先款后货的需经公司批准。第七条如采购管理部门未能及时完成采购任务，应及早与物资需求部门尽心沟通和协商，拟定补救办法和处理对策，重大事项应立即向领导汇报。第三章物质验收及入库管理第十二条对于按照采购计划采购的物资，仓库保管员须于货物到达时现场接收、验货。对于不符合采购计划数量、质量规格、型号的物资，库管员有权拒收，由采购管理部门负责退、换货处理，并承担因此造成的损失。第十三条如因使用部门提报的采购计划不准确而导致采购物资有误的，由原使用部门负责承担因此造成的所有损失及责任，同时采购管理部门责任人负责做好退、换货等相关事宜。第十四条保管员对接收的物资验收合格后，应在当日开具入库单。入库单一式三联，经采购员、库管员签字后，一联库管留存；一联交采购管理部门，作为货款结算依据；一联交财务留存，作为付款及账务处理的依据。第十五条财务在结清货款时应以《中标通知书》、《物资采购比价表》、《入库单》、财务发票作为付款的依据，如上述材料不齐，财务部有权拒付货款。第十六条物资使用部门应对采购物资使用情况进行及时统计和分析，并以此做为确定物资合理性价比及合格供应商的参考资料。第四章不合格品处理第十七条由采购管理部门、财务部门及使用部门有关人员组建质量鉴定小组，负责对采购物资的质量进行评价和鉴定。第十八条如使用部门发现不合格品，应及时向质量鉴定小组提出鉴定需求，由鉴定小组结合采购、仓储及使用部门实际进行鉴定，并出具鉴定报告，明确相关责任人的责任，报公司领导批准后落实有关责任及处罚决定。第十九条经鉴定确属产品质量问题的，除落实相关责任处罚外，办公室应及时组织退货和重新进货。第五章物资领用管理第二十条物资领用范围：根据采购计划而采购的物资。第二十一条领用者管理办法（一）物资使用部门在接到领用通知后，使用部门应根据本部门的采购计划认真填写《物品领用单》，经本部门负责人及办公室负责人签字后方可到库房领取。（二）库管员收到签字后的《物品领用单》后，应严格依据《物品领用单》上记录的数量.货名发货;库管员当日应填写出库单,并由物品领用人签字;出库单一式三联,一联自留,一联提交财务部,一联交物品领用人.（三）库管员每月对库存进行1次清查,清查结果报办公室.（四）除日常办公用品外,各部门所需的其他物资原则上实行零库存.第六章罚则第二十二条办公室应按本规定严格厉行采购供应职能,对违反本规定超计划私自采购用应.弄虚作假,以权谋私,帐外暗中收受回扣和收受贿赂的人员,由公司根据情节轻重,对责任人给予相应的处罚第二十三条对于短缺物品,办公室应征求使用部门意见,并在使用部门同意后方能采购使用部门愿意接受的代用品.否则,出现后果由采购员负直接责任。第二十四条采购员必须按采购作业期限运作,对不按计划要求及质量要求采购,因此造成超储积压的,后果由采购员承担责任。第二十五条各物资使用部门严禁将物资借给外单位或个人使用,违者将严肃处理.同时追回外借物资.。第二十六条办公室及财务审计部应对物资采购情况,物资使用情况做定期核查。第七章附则第二十七条本规定由总经办负责解释,由公司总经理办公会负责修改。第二十八条本规定自批准之日起正式实施。附录3:XX建设集团有限公司合格供应商名录附录4:XX建设集团有限公司物资采购比价表附录5:XX建设集团有限公司物品入库单附录6:XX建设集团有限公司物品领用单附录7:XX建设集团有限公司物品出库单