[建设工程公司]采购管理规定

XX置业有限公司物资采购供应管理暂行规定第一章总则第一条为加强公司物资采购供应管理，在确保采购效率和采购物资质量的前提下，有效降低采购成本，确保各类物资采购及供应各环节的经济、顺畅、高效，提高公司经济运行质量，特制订本规定。第二条本规定适用于公司各类物资的采购及供应管理。第三条采购供应部是公司各类物资采购供应的管理和实施主体，对公司总经理负责，接受公司财务审计部和纪检部门的审计监督。第二章采购计划管理第四条采购计划填报（一）各部门物资采购均实行采购计划填报制，由物资需求部门按采购计划表（详见附录A）规定的格式准确填写，经部门负责人签字并加盖部门公章后提交给采购供应部。（二）如采购物资的送货地点不在公司，物资需求部门应在采购计划表的备注栏中予以注明。（三）如无法准确描述采购物资的规格、型号，物资需求部门可以样品为准，随同采购计划提交给采购供应部。第五条采购计划提报时间（一）粮油类、蔬菜类、肉禽类、水产品类、干货类、调味品类、简易包装类等批量性、周期性食品和物品提前1天提报采购计划。（二）药品及医疗耗材、低值易耗品、备品备件、五金材料、建筑材料等物品、物资提前3天提报采购计划。（三）对单件、单批采购金额超过5000元的固定资产（设备），或单项、单批采购金额超过1.5万元的其他大宗物资（如建筑材料等），原则上提前15天提报采购计划。（四）资金计划内的应急采购计划，物资需求部门可临时提出应急采购需求，由采购供应部审核后先行采购，但需求部门应在2日内补交采购计划，并以书面形式说明紧急采购的原因；资金计划以外的应急采购计划，物资需求部门应持经公司总经理签字同意的资金追加计划或购置申请，与采购计划一同提交采购供应部。第六条采购计划审核（一）采购供应部依据公司总经理批准的月度资金计划，结合库存情况对各部门提交的采购计划进行审核。凡不符合资金计划或追加计划的物资采购计划，一律不予办理。（二）如部门采购计划填报不准确或因此影响物资采购的，采购供应部有权将采购计划退回部门重新填报；已提报的采购计划，如因市场紧缺、价格及其他原因在采购日期内无法完成采购的，采购供应部应在采购日期内及时向需求部门说明情况，寻找替代物资并更改采购计划。（三）当月需采购的除批量性、周期性原辅材料以外的其他物资，无论采用何种结算方式，均应在当月资金计划中列明，经公司总经理批准后，部门方可提报采购计划。第三章物资采购管理第七条物资采购遵循同等质量比价格、同等价格比质量、同质同价比服务的原则。第八条批量性、周期性物资采购（一）物资种类：粮油类、蔬菜类、肉禽类、水产品类、干货类、调味品类、简易包装类、药品及医疗耗材类、低值易耗品类、部分土建及设备维修等物资。（二）供方控制1．供方评价方式（1）资料评价：由采购供应部负责收集供方的质量保障能力及有关资料，并组织填写《XX置业有限公司物资供方调查表》（详见附录B）。（2）现场评价：由采购供应部组织相关部门到供方现场进行调查、评价，并以此作为供方评定的依据。（3）样品评价：由采购供应部负责，搜集供方有关样品，并组织使用部门进行试用和评定。（4）使用评价：由采购供应部组织使用部门，对供货商所供各类物资的质量、价格及服务进行综合评定，每3个月组织评价一次。2．供方评价方法（1）对粮油类、蔬菜类、肉禽类、水产品类、简易包装类、调味品类等物资采用以上第（1）、（2）、（3）、（4）种评价方式。（2）对干货类等物资采用以上第（1）、（3）、（4）种评价方式。（3）药品及医疗耗材类、低值易耗品类、部分土建及设备维修等物资采用以上第（1）、（4）种评价方式。3．确定合格供应商采购供应部根据以上方式，组织有关部门对供方进行评定，确定和编制《XX置业有限公司合格供应商名录》（详见附录C），并建立管理档案。4．采购供应部依据采购计划，在合格供应商范围内进行比、竞价采购：（1）每月至少两次到市场询价，同时参照有关媒体价格信息，并以笔记形式做好记录，随时掌握市场变化情况。（2）将采购计划通知合格供应商，由合格供应商进行报价。（3）在保证质量的前提下，结合市场价格对合格供应商的报价进行比较分析，做出合理的参考低价。（4）结合估计最低价位，在合格供应商之间进行循环竞价，寻找最低价位。（5）确定合格供应商，联系送货事宜，同时填写《XX置业有限公司物资采购比价表》（详见附录D）。5．由采购供应部负责，物资使用部门配合，对合格供应商采用定期评价与即时监控相结合的动态管理，及时沟通有关物资采购及使用信息。相同物资在同等质量的前提下，年度内供应商报价为所有供应商报价中最高且累计3次的，或供应商提供的物资有1次不合格的，取消供方的合格供应商资格。第九条大宗物资采购（一）物资种类：单件、单批采购金额超过5000元的固定资产，或单项、单批采购金额超过1.5万元的其他大宗物资。（二）采购方式：项目招标1．招标原则：遵循公开、公平、公正和择优定标的原则。2．成立由公司总经理负责，采购部门、财务部门、物资使用部门和纪检监察部门负责人组成的招标工作领导小组。领导小组下设招标办公室，由采购供应部和物资使用部门人员组成，具体负责项目招标的实施工作。3．由招标办公室负责制订招标文件，以确保公平合理。4．由招标办公室公开发出招标文件，投标单位到招标工作组报名。5．招标办公室对投标单位进行资格预审，主要包括：营业执照、资质证书、企业简介、近3年的经营情况等。对通过资质预审的单位（3家以上，含3家）招标工作组方可作为招标对象进行招标。6．项目评标及定标（1）招标办公室依据项目实际情况，在开标前制订评标办法。（2）投标单位须在规定时间内将密封的投标文件，包括项目报价单、服务承诺等报招标办公室。（3）招标办公室组织评审会议，现场开标，并由纪检监察人员进行全程监督。（4）由招标工作领导小组纪检监察人员在评标会议上当场开标，并公开宣布投标情况及各投标单位的报价、服务等条款；招标工作领导小组当场进行公开打分，综合得分最高者为中标单位。（5）无效标书：未密封及密封处未加盖单位公章的；无单位和法人代表印鉴的；未按规定编写标书的；逾期未送达的；投标单位未按时参加开标会议的；其他招标工作领导小组认为标书无效等情况的。（6）根据评标结果，由招标办公室向中标单位发出中标通知书。第十条其他零星采购（一）物资种类：非批量性、周期性物资或其他零星采购物资。（二）采购方式：比、竞价采购1．采购供应部在接到采购计划后，及时到市场询价，并寻找合适的供应商。2．在保证质量的前提下，结合市场价格对合格供应商的报价进行比较分析，做出估计最低价位。3．结合估计最低价位，在合格供应商之间进行循环竞价，寻找最低价位。4．确定合格供应商进行采购。第十一条物资采购必须严格执行以上规定，保证做到不错订、不漏订，及时准确做好物资货源落实工作。签订物资采购合同时，要严格执行合同法和公司《经济合同管理规定》，在合同中明确数量、规格、型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运杂费承担者、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其他需要明确的事项，一般按照先验收后付款的原则进行，特殊情况先款后货的需经公司总经理批准。第十二条如采购供应部未能及时完成采购任务，应及早与物资需求部门进行沟通和协商，拟定补救办法和处理对策，重大事项应汇报公司总经理。第四章物资验收及入库管理第十三条对于按照采购计划采购的物资，仓库保管员须于货物到达时现场接收、验货。对不符合采购计划数量、质量规格、型号的物资，使用部门有权拒收，由采购供应部责任人负责进行退、换货处理，并承担因此造成的所有损失。第十四条如因使用部门提报的采购计划不准确导致采购物资有误的，由使用部门负责承担因此造成的所有损失及责任；同时，由采购供应部负责做好有关退、换货等相关事宜。第十五条仓库保管员对接收的物资检验合格后，应在当日内开具入库单。入库单一式三联，经采购员、库管员签字后，一联使用部门留存，登记保管账；一联交采购供应部，作为货款结算的依据；一联交财务审计部留存，作为付款或挂账的依据。第十六条对使用部门直接投入使用的物资，由使用部门与采购供应部现场交接检验，属公司固定资产的，按公司《固定资产管理暂行规定》相关验收鉴定程序执行。第十七条物资使用部门应对采购供应部所采购的批量性、周期性物资的使用情况进行及时统计和分析，并以此作为确定物资合理性价比及合格供应商的参考资料。第五章不合格品处理第十八条由办公室牵头，组织采购供应部、财务审计部及使用部门有关人员组建质量鉴定小组，负责对采购物资的质量进行评价和鉴定。第十九条如使用部门在物资使用过程中发现不合格品，应及时向质量鉴定小组提出鉴定需求，由质量鉴定小组结合物资采购、仓储及使用部门实际进行鉴定，并向公司总经理出具鉴定报告，并明确相关部门需承担的责任，经总经理批准后落实有关责任及处罚决定。第二十条经鉴定确属产品采购质量问题的，除落实有关责任及处罚决定外，由采购供应部负责组织退货和重新进货，或按本规定第八条之第二款执行有关供方控制管理规定。第六章物资储备定额管理第二十一条物资储备定额的核定（一）由采购供应部负责，根据存货周转速度和部门物资使用实际，与物资使用部门论证并核算库存限额，经公司总经理签字同意后，以书面形式下发物资使用部门及采购供应部、财务审计部。（二）物资储备定额每季度核定一次。储备定额执行过程中，如使用部门因突发事件或其他不可抗力因素需对定额进行调整的，使用部门需向采购供应部提出书面申请，注明调整理由和申请调整限额，经采购供应部审核，并报请公司总经理签字同意后，执行新的物资储备定额。（三）除批量性、周期性使用的物资外，各部门所需的其他物资，原则上实行零库存管理。（四）各部门物资储备定额以《XX置业有限公司季度物资储备定额表》（见附录E）的形式核定和执行。第二十二条物资储备定额核定并下发后，由采购供应部负责，对各部门定额使用情况进行月度统计和季度控制，每月统计各部门定额使用情况，并在次月10日前及时向各部门通报；季度内对使用部门超定额计划采购或领用的物资，一律不予办理。第二十三条仓库保管员每月28日盘点库存物资，盘点表一式三份，一份报财务审计部，一份报采购供应部，一份本部门留存。第七章物资领用管理第二十四条物资领用范围：本章物资特指从青岛卷烟厂领用的办公用品、特殊办公用品、事务用品、低值易耗品和备品备件等物资。第二十五条办公用品、特殊办公用品、事务用品年度领用总额核定（一）办公室负责公司及各部门年度办公用品、特殊办公用品、事务用品领用总额的核定工作。（二）由各部门负责，于每年年底前按办公室的要求制定本部门下一年度物资领用计划，报送办公室。物资领用计划应包括领用物资的名称、数量、规格等基本信息，无法确定名称、数量和规格的，应列明领用物资的种类。（三）由办公室负责汇总各部门的物资领用计划，并结合公司的实际情况，确定公司下一年度的物资领用计划，经公司总经理签字同意后，报送青岛卷烟厂确定公司的年度物资领用总额。（四）由办公室负责，根据各部门实际情况和公司年度物资领用总额拟订各部门年度物资领用额，经公司总经理签字同意后，以书面形式通知各有关部门。第二十六条各部门月领用计划的执行（一）各部门于每月25日前将下月的领用计划（见附录F）报采购供应部。领用计划由制表人、部门负责人签字并加盖部门公章。（二）加急计划应注明“加急”及急件形成原因，由制表人、部门负责人签字并加盖部门公章。（三）由采购供应部对各部门的领用计划进行审核并汇总，经采购供应部经理签字并加盖“行政管理处”或“准备车间”印章后报青岛卷烟厂供应处。（四）物资入库后，由采购供应部负责按规范填写领料单，并办理领料手续。第八章罚则第二十七条采购供应部应按本规定严格履行采购供应职能，对违反本规定超计划私自采购用应、弄虚作假、以权谋私、账外暗中收受回扣和收受贿赂的人员，由公司根据情节轻重，对责任人给予停职检查、待岗直至解除劳动合同处理；为公司造成经济损失的，应依法赔偿；构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。第二十八条采购供应部应严格履行比、竞价采购和招标管理，物资采购价格不得高于市场平均价格或官方公布的市