物流公司档案管理办法

1XX物流有限公司档案管理办法一、总则规范公司档案管理，制定本制度；二、档案管理机构1、公司总裁办为所在公司档案管理责任部门，负责档案管理的业务指导和监管部门；2、公司财务档案由财务部门指定专人管理，档案管理范围及要求遵照《企业会计制度》的会计档案规定办理，财务档案管理人员每半年向公司总裁办档案管理人员提交档案管理清单一份；财务档案管理人员的移交由公司财务部、总裁办负责监交；三、公司档案管理的范围1、公司内所有用印章资料原件，包括各种经济合同、协议、法律文书、对外报送资料报表、证明、各种授权资料及其它所有规定需要用印的资料等；2、各种经营证照文本原件、外来重要经济文件、政府政策文件、批复；3、重大项目可行性研究报告及各种设计方案；4、重要商业经济函件及其它外来各种经济类文件原件；5、公司内重要设备使用资料及相关运行软件；6、公司无形资产证明材料（包括公司各期简介、公司标志的制作规范、公司企业文化、公司发展的相关资料及各种无形资产的交易证明材料等）、7、公司内重要文件，如人事档案资料、车辆管理资料及其它重要业务管理资料；8、上级领导交办收存的档案材料等；9、公司对各种经济合同、经济协议保留原件，复印件应及时交集团公司存档，由集团公司备存；四、档案的日常管理1、印章管理1）公司印章管理人员在用印后应主动留存一份用印资料原件整理后于一个2月内交档案管理人员编号存档；其它属于档案管理范围内的资料在办理完毕半年内由经办人整理后交由公司档案管理人员收存；2）持有印章的驻外机构，由驻外机构印章保管人，通过传真、电子邮件等方式发给总裁秘书，由秘书请示总裁，经总裁批准后，总裁秘书在总部印章使用登记本签字留底，驻外印章保管人也做好印章使用记录，便于事后核对。2、公司档案管理人员应对接收的档案资料办理接收登记手续以明确责任；对于机密档案资料的借阅需经总裁同意后方可；其它档案资料的借阅由部门负责人审核、总裁办负责人同意后才可办理借阅手续。所有借阅档案人员均须填写《文件借阅审批单》并注明归还日期（详见档案资料借阅管理流程）3、外单位原则上不能借阅公司各类档案资料，如的确需要须经总裁批准，在档案管理人员陪同下方可查阅或办理借阅登记手续，并注明归还时间；重要档案被借阅时，档案管理人员应及时复印留底，以便日后备查；对于机密性文件没有经过总裁授权不能复印、复制，也不允许对外查阅；4、借阅档案的人员，不得在档案上进行划线、勾画、圈点、批注等各种技术性处理，必须保证档案的保密性，按时归还，如有损坏、涂改、丢失等，应及时追查责任；5、档案文件编号按前述文书管理办法有关规定办理；6、档案管理人员对各部门移交来的档案应按公司类别、资料性质及重要程度等条件进行分类保管，文件的重要程度根据以下要求确定。1）机密：公司重大经营、管理、战略方针、决策形成的档案、财务审计、管理调查资料和其他属于机密档案。2）秘密：合同、客户资料、员工人事档案、建设工程项目资料、重要的会议记录、公司的证照文本、法律文书、公司各种决议性文件、涉外文书、计划总结、重要项目的可行性报告及公司无形资产资料（包括公司简介、各种规章流程、公司企业文化资料）和其它属于秘密的档案3）普通：公司普通盖章留底资料、商务来函等普通性文件档案保管年限分永久、长期、短期、临时四类；4）永久保存档案范围：公司重大经营管理、战略方针、决策形成的档案；各种经济合同、协议、涉及到公驾驶员密的重要决议性文件、无形资产资料、政3府部门对本公司事务的重要批复、建设项目资料及上级领导交办的需永久保存的资料等；保存期：永久；5）长期保存档案范围：重大投资可行性研究报告及设计方案、涉及到公司秘密的决议性文件、各种经营用相关证照、重要设备资料及电脑软件、重要商务函件及客户资料、重要的会议纪要等；保存期：十年；6）短期保存档案范围：公司内部一般决议性文件、通用设备说明及配套软件、员工人事档案、日常事务的批复、部门形成的归档资料等；保存期：五年；临时保存档案范围：对于一般性盖章留底资料、一般性商务函件、临时聘用员工人事档案及日常部门整理的普通业务资料等；保存期：一年；7）财务档案的保存期限遵照《企业会计制度》中会计档案的规定办理；7、档案管理人员应对档案室的档案定期清理，对于已过期档案清理完毕后报告上级领导申请销毁，所有销毁档案能建立电子档案的要建立电子档案以备将来查找；对于机密档案的销毁由总裁指定专人负责；五、档案管理人员工作职责1、档案管理员应对接收的档案及时进行分类、编号、并进行电脑录入工作；2、档案管理人员必须对已收入的档案资料及时的按公司业务职能部门、资料性质分门别类及存档，并做好档案室内的清洁、防蛀、防潮、防盗、防火等工作；3、档案管理人员应建立专门登记薄，对档案的接收、移交、借阅等进行登记；4、档案管理人员应定期清理档案，并对有效期和需后续继续办理相关手续的档案要及时提醒经办部门和人员办理；5、档案管理人员对已收入的重要档案要同时复印留存，能使用复印件查询的就用复印件查询，以保证重要档案的完好与安全；6、档案管理人员应对所保管的档案的安全与完整负责，同时保守秘密，不得对外透露机密档案的内容，也不能对重要档案进行复制和拍照，更不能未经领导批准擅自将档案资料借给他人；7、档案管理人员在工作变动时应和接任者办理档案室的工作移交并对接任者进行相关业务培训。档案管理人员的监交工作由总裁办负责，各控股公司及成4员公司的档案管理人员移交由集团公司总裁办监交；8、档案管理人员于每季度向公司总裁办报档案资料清单提交总裁审阅；对借阅出的档案，档案管理人员应按时收回（借阅时间由审批领导批准），并办理档案借阅的注销手续；对于因工作需要还不回的机密档案资料，借阅人要专题报告说明，经总裁批准后方可取阅；对于非正常原因还不回已借阅的档案资料，总裁办将按档案的重要程度追究借阅人的责任；公司各部门的档案管理应指定专人负责，以保证和档案管理人员的工作对接；六、附则1、本管理办法从20XX年XX月XX日起执行；2、本管理办法由公司总裁办负责解释和修订。XX物流有限公司20XX年XX月XX日修订