教育科技公司教务手册教务部门岗位须知

教务岗位细则一、前台服务1、仪容仪表：面带笑容，保持开朗心态，有利于营造和谐，融洽的工作气氛。衣着得体，干净整齐利落，不得佩戴过多配饰，不得过分暴露，不得穿超短裤，超短裙，拖鞋上班。头发梳理整齐，不能披头散发，乱七八糟。面部保持清洁，保持唇部润泽，口气清新，手部干净，不允许涂抹太艳的指甲油，指甲修剪整齐，可以使用清新，淡雅的香水,不能在前台吃东西。2、接待：A、电话接听：电话机旁边备好纸和笔，随时准备记录客户要求和帮助解决的问题，尤其是客户姓名，电话，时间，地点，事由等重要事项记录清楚并及时报给相关同事。基本要求：电话振铃三声必须接听，接听电话口齿清晰，声音甜美温和（您好，乐博机器人学校，请问您是哪里，您找哪位？）接听电话是要经常使用您好、请问、对不起、请稍等之类文明用语B、来访人员接待：礼貌待客，起身微笑服务。如有预约应及时电话确认并做好来访人员登记，在不离开工作岗位的基础上有效地把客人指引到相关部门。如来访人员没有预约，应确认对方是否同意接待。确认时告知XXX单位的XXX来访，如果不方便接待，应委婉的拒绝并及时送客（对不起，您找的人员现在不在座位上，需要转告您的讯息吗？等他回来后我会及时通知他。）方便接待的，及时做好指引工作。需要来访者稍等的话，注意礼貌的倒水让其就座等候，不能冷落来访者。Ｃ、其他：应主动跟进出公司的领导问好。主动沟通和协调各部门之间的关系。管理好前台的设备，如发现设备使用不正常时，应及时向相关人员汇报，并及时处理。维护好前台的卫生，文件资料要分类整理，保持接待区域内的卫生。二、学生管理１、日常维护工作，可以参考前台服务标准，做到家长和学生无投诉。上课前主动和学生家长热情的打招呼。禁止学生课间在校区内大声喧哗，嬉戏打闹。课间关注好学生喝水，上厕所，洗手等工作。监督学生不得带尖锐的东西进学校。下课后确定每位学生是由家长接走，防止私自离开校区。避免出现安全事故。２、新生建档：在新生报名后及时填写校区学员信息表，将全款学员及时录入系统备份，做到数据准确无误。报名后必须提醒家长：每次上课请准备４节五号电池，拓展之后遥控器需带２节七号电池。学生正式上课后均可申请开具发票。学生领取了教具之后，涉及到退费，是要扣除教具教材费。３、开发票注意事项：一律是正式上课之后才可以申请开发票。每月统一开一次发票（具体时间以总部规定）。开具发票之后如涉及到退费，需扣除税点6％。如遇特殊情况及时请示上级领导。注意事项需在家长办理完报名手续后及时告知。４、办理学生退费注意事项：一旦学生家长有退费意向，首先和任课老师／服务老师沟通具体情况，了解情况后由主管及时做挽单工作，特殊情况可由校长做再次挽单。办理退费时务必认真填写退费申请表完整信息，以免退费环节出现资料不全问题。办理完之后收回收据及合同，给家长复印一份，并写上办理人电话，提醒家长办理日起３０个工作日之内注意查收退费款，有任何问题可随时打电话沟通。（注：未上课学员未领教具可全额退款，未上课学员已提前领取教具需扣除教具教材费用，补齐剩余教具教材给家长，已上课学员一律扣除教具教材费）三、考勤管理１、准时参加学校各种活动及会议。２、不迟到、不早退、不旷工，每天上班提前半小时到。３、不准不请假不到，不准请“霸王假”、不准“先斩后奏。４、如需请假，严格按照公司规定执行。５、顾全大局、服从工作安排，正确处理好个人与工作的关系。６、每天认真仔细做好学生考勤，如有家长联系教务请假，需及时告知任课老师。7、上班时间不允许玩手机，电脑，看视频，及做与工作无关的事情。8、早上工作检查校区卫生情况，整理前台及教务文件、校区布置，检查表格资料，打招聘电话，查看库房。9、一旦接到同事请假通知，及时做好请假登记，以便月底考勤。四、财务管理１、认真仔细的做好备用金管理和使用，以控制校区成本为前提，记录好每笔开支和收入。２、学员报名时：如果是交现金的定金，教务需管理好此笔现金，等到学员补齐了剩余的学费，当天及时存到财务给予的银行账户中。如果是交全款的现金，当天及时存到财务给予的银行账户中，并及时告知财务存入的金额、学员和校区名字。如果是刷卡，需保留好刷卡小票及收据，整理好于次周交给财务。3、收款为现金的话必须过两遍验钞机，以免出现假钞。4、收款时可以四舍五入，不要出现小数点。3、周报的业绩、月报的业绩表和系统里面的金额是一致的。五、校区维护１、做好卫生打扫、安排、监督、检查等工作。２、校区各个设施如有问题及时找相关人员处理。３、监督大家积极维护和保管好校区的固定资产。４、认真做好校区环境布置工作。5、每天上午对于一天的工作进行整理，分轻重缓急。6、每天下班前对于未完成的工作做好记录。7、每周日对本周工作，做好总结，养成不断总结工作经验的习惯。8、遇到不确定及无法解决的事情及时请示部门负责人。9、一定要养成任何重要文件以邮件形式体现，每天养成查看邮箱的习惯。六、人事管理1、入职办理流程：新员工填写员工入职申请表-录入电子版入职员工资料存档-复印身份证复印件、留取中国银行卡号及复印卡片-及时发送入职员工资料电子表至总部行政、次周交纸质版入职人员资料至总部行政。2、离职办理流程：离职人员填写员工离职申请表-电子员工资料表中备注离职-及时发送离职人员信息至总部行政-次周交纸质版离职人员资料至总部行政。3、员工社保办理流程：一旦有员工满足办理社保的条件，教务及时按照总部的规定让其准备好需要的材料，认真填写社保申请表，及时发给校长审核，然后由校长发给总部社保办理负责人。4、教务的入职、离职信息当天发送到教务总监邮箱。5、员工离职必须提前一个月发送离职申请书至周总、候总、校长、教务总监、财务总监、教务主管邮箱。6、员工到了转正的时间，及时填写转正申请表，以免耽误总部统计工资。七、表格管理（见附表）１、XX员工入职申请表２、XX员工社保申请表３、XX员工转正申请表４、XX学员转校申请表５、XX学员退费申请表６、XX校区X月收款明细表７、XX校区X月总报表８、XX公章使用申请表9、XX员工离职申请表10、XX物资申请表以上表格必须认真填写各项内容，做好标准化，统一化，准确化。八、公司机构概述一、总部总裁办：董事长侯景刚总经理周炜财务部、加盟部、教学部、教务部二、直营校区校区校长管理教学部、教务部、销售部三大部门，每个部门设有一个主管。九、系统管理（详见菲尔系统详解）１、学生方面：班级建立步骤：教学－班级管理－增加班级（未开班：某某校区单片机未开班、某某校区少儿积木未开班、某某校区幼儿积木未开班已开班：校区代号+年份后两位+月份+A少儿/B幼儿/C单片机/D进阶+01，02，03。。。。。。）学员信息的录入步骤：教学－服务窗口－选课向导－按班级选课－选择课程－选择班级－填写学员信息（招生人、学生名字、电话）缴费信息的录入步骤：学生－学生管理－查看－交费记录－增加记录－确认（切记不要点欠收账款，如果成了定金，以后续费就无法缴费了。）以上信息必须当天每场宣讲结束后及时录入，全部只录入全款学员信息。如果特殊情况卖了整套教具，也得录入系统。课程表的建立转班的操作班级和学员数量的准确性系统建立班级收费标准统一化积木课程：6000元含教具教材费2074元，共64课时61.5元每课时。单片机课程：3680元含教具教材费1310元或910元，共32课时80.25元每课时。进阶课程：2400元含教具教材费200元，共32课时68.75元每课时。系统建立班级编码统一化校区代码+年份+月份+字母（A代表少儿B代表幼儿C代表单片机D进阶）+数字（01.02.03......）系统里面学员状态统一化退费及毕业没续费的学生处于禁用状态正在上课和已交全款未上课学员处于在读状态班级状态统一化未开班和已开班状态为进行中已毕业班级状态为已结业系统已交全款未上课学生班级名称统一化班级建立名称：某某校区未开班（幼儿积木班）某某校区未开班（少儿积木班）某某校区未开班（单片机班）２、库存管理的录入注意事项：物品名称统一化：教具：启蒙教具，拓展教具，进阶一期教具，进阶二期教具，单片机一期教具，单片机二期教具，单片机三期教具，单片机四期教具，单片机五期教具。教材：启蒙，拓展全册，进阶一期教材，进阶二期教材，单片机一期教材，单片机二期教材，单片机三期教材，单片机四期教材，单片机五期教材。录入内容统一化名称，数量，编码，大类（和名称填写一致），成本价，销售价，单位，备注。入库录入步骤行政-库存管理-入库登记（物品编码以每录入一次编一次，编码设置：校区代码+数字：1.2.3.......）出库录入步骤行政-库存管理-出库登记预定申请步骤行政-库存管理-预定申请（编码是以校区代码为准，名称和类别填写一致）修改记录步骤行政-库存管理-库存管理（内容除了编码无法更改，都可以更改）价格统一化成本价：启蒙教具（400）拓展教具（350）进阶一期教具（150）进阶二期教具（150）单片机一起教具（500）单片机二期教具（450）单片机三期教具（450）单片机四期教具（450）单片机五期教具（450）启蒙（50）拓展全册（35）进阶一期教材（50）进阶二期教材（50）单片机一期教材（30）单片机二期教材（30）单片机三期教材（30）单片机四期教材（30）单片五期教材（30）销售价：启蒙教具（1000）拓展教具（850）进阶一期教具（150）进阶二期教具（150）单片机一起教具（1280）单片机二期教具（880）单片机三期教具（880）单片机四期教具（880）单片机五期教具（880）启蒙（116）拓展全册（98）进阶一期教材（50）进阶二期教材（50）单片机一期教材（30）单片机二期教材（30）单片机三期教材（30）单片机四期教材（30）单片五期教材（30）20XX年XX月XX日试行