银行会计档案管理办法

1关于印发《XX银行会计档案管理办法（20XX年XX月修订）》的通知各分行，各直属支行（营业部）：为进一步加强会计档案管理，规范业务操作，根据《会计档案管理办法》等规定，结合业务发展实际，现对我行会计档案管理办法进行修订并印发给你们，请认真贯彻执行。附件：《XX银行会计档案管理办法（20XX年XX月修订）》20XX年XX月XX日2XX银行会计档案管理办法（20XX年XX月修订）第一章总则第一条为加强XX银行（以下简称“我行”）会计档案管理，防范档案风险，更好的为经营管理服务，根据《会计档案管理办法》、《银行会计基本规范指导意见》及《XX银行档案管理办法》等规定，结合我行业务实际，特制定本办法。第二条各分支行必须依照本办法加强对会计档案的管理，细化会计档案归档、保管、查阅和销毁等各项工作操作要求，明确岗位责任，确保会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严禁出现毁损、散失和泄密等情况。第三条各类会计档案应设立档案库统一保管，并指定专人管理，临柜业务人员不得兼任会计档案管理员。第二章会计档案的内容和形式第四条会计档案是指我行在会计管理和会计核算过程中形成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他应当保存的会计资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。计算机系统批量和手工核算形成的会计数据信息、凭证、账表文件均作为会计档案保管。具体内容包括：（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证及凭证附件。（二）会计账簿类：总账，分户账，日记账，各种登记薄及其他辅助账簿。（三）财务会计报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告等。（四）其他会计资料。第五条会计档案在形式上可分为纸质档案和电子档案。纸质档案是以纸为介质保存的会计档案。电子档案指以磁介质、光盘或影像等非纸介质保存的会计档案。第三章会计档案的整理第六条所有以纸介质保存的会计档案应按照相关业务的具体要求装订成册、编号登记，统一归档管理。（一）各机构每日业务处理产生的会计凭证及档案资料应由各经办员于营业结束前根据当日业务具体情况进行核对，确保内容无误且完整。（二）根据内部管理要求，需上交事后监督的会计档案，应由各机构主管核对数量无误后加锁封包并及时上交。上交过程中，应按规定办理交接手续，以明确责任。事后监督部门在对会计凭证及档案资料监督完毕后，负责整理立卷，装3订成册,并按规定移交所属机构入库保管。办理入库时，应按档案管理要求认真清点，并登记会计档案保管登记簿。（三）按规定需由支行自行装订保管的会计档案，各机构应按照档案管理要求，将会计档案整理立卷，装订成册，编号后入库保管（编号规则详见附件1）。档案库管员要建立会计档案保管登记簿，按档案种类、保管期限分类登记。装订成册的会计档案封面应详细填写相关内容，并由有关责任人签章，绳结的粘接处应由装订人及复核人加盖骑缝章。第七条对于非纸介质的电子数据档案资料，各机构应采用光盘、硬盘或磁带等保存方式将每日的档案数据予以妥善存储保存。根据光盘、硬盘或磁带的具体容量的不同，当载体数据量存储满后，应装盒入档，入档的电子数据档案应于外包装盒上详细注明档案数据种类及所属时间段等信息。电子数据档案资料按统一规则加编序号后，登记会计档案保管登记簿，由档案库管员入库保管。第四章会计档案的保管和调阅第八条我行会计档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管年限包括三年、五年和十五年等。保管期限从会计档案形成的次年度算起，如有必要可以延长，但不能缩短。本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。法律、行政法规和其他规章对各类会计档案有更长保存期限要求的，遵照其规定执行。第九条原始凭证、票据、合同等具有法律效力的资料，应保存纸质档案。非纸介质会计档案的保管期限与相应的纸质档案相同。第十条同一介质上有不同保管期限会计档案的，应按最长期限保管。同一会计档案采用不同介质保存的，至少应有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。第十一条各机构应设置专用档案保管库保管会计档案，档案库管员应按照及时整理、及时登记、及时入档的原则确保档案及时归档无丢失。每个会计年度终了后的第一个季度，档案库管员应将上年形成的会计档案全部整理入库，并对所有会计档案做一次全面清点，本机构会计主管负责监督相关工作的执行并检查档案库的档案管理情况。上级会计主管部门应对档案管理情况定期开展抽查。第十二条对于总、分行已设置集中档案管理中心的，其所辖机构保管超过三年的会计档案，可以申请入档案管理中心集中保管。凡需集中入档案管理中心集中保管的会计档案，交出单位必须仔细清点档案实物，建立会计档案移交清册，4与档案管理中心接管人员做好交接工作。第十三条凡入库保管的会计档案，应严格执行安全和保密制度，切实防止火烧、水浸、虫蛀、鼠咬、霉烂、偷盗等。若采用非纸介质保存的，必须注意保存环境，应具备防磁化、防火、防潮等设施。各机构应定期检查会计档案，及时对破损、变质会计档案采取必要措施，包括复制、修复或其他技术处理，同时要上报上级管理部门。会计档案装订成册后，不得随意拆封，如个别确需拆封重新整理的，必须征得会计主管审批同意后，由会计主管指派人员与经办人员双人共同整理，以分清责任。第十四条会计档案是我行各项业务活动和会计记录的重要史料，应严格会计档案的调阅管理，切实防止会计档案丢失和泄密，会计档案不得随意借出。第十五条会计档案的调阅分为内部和外部调阅。银行内部调阅会计档案，应由会计主管批准，登记会计档案调阅登记簿并由档案库管员协同查阅，但不得调离银行查阅。若要调阅暂由事后监督保管的档案，调阅机构应详尽填制“会计档案调阅单”（附件3），经其行长或部门负责人签字后，送事后监督；事后监督档案管理员将调阅单报事后监督经理及部门负责人签批后，陪同查阅人一同查阅档案。对于外部有权部门（包括司法、行政等部门）需调阅有关会计档案的，必须凭有权部门县级（含）以上主管部门的正式公函，且经支行会计主管及行长签批同意后方能查阅，档案库管员应陪同查阅并登记查阅人身份证件信息及会计档案调阅登记簿，同时注明查阅结果，以备查考。查阅人对处理案件所需的取证，可以抄录、照相或复印，但不得将原件抽走。查阅会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各机构应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。查阅会计档案的公函等相关资料，应由经办人员按年装订签章编号后归档保管。第五章会计档案的销毁第十六条保管期满的会计档案需要销毁时，应由各支行提出销毁意见，报分行会计管理部门审核，审核通过后报分行分管行领导审批。各分行会计管理部门依据审批意见组织本地档案销毁。XX地区支行由总行会计部负责审核，并定期组织集中销毁。（一）会计档案需要销毁时，各支行提出档案销毁意见，编制一式三份会计档案销毁清册（附件4），列明销毁会计档案的类别、名称、册数、起止年度和档案5编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（二）支行行长和会计主管在会计档案销毁清册上签署意见后报分行会计管理部门审核，分行管理部门审核汇总后统一报分行分管领导批准。（三）销毁会计档案时，分行会计管理部门负责销毁，安全保卫部、审计部共同派员现场监销。（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁时，应将档案信息与其保存介质一同销毁，并应注意保密和安全；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签章，并将监销情况报告分行分管行领导。会计档案销毁清册，由支行自行留存一份备查，一份作为永久保管档案，一份由分行会计管理部门留存备案。第十七条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证等会计档案，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。第六章会计档案的交接第十八条会计档案需要交接的，交接双方应按规定办理会计档案交接手续。移交会计档案的支（分）行，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由上一级会计主管部门负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。第十九条撤销、合并支（分）行、部门或营业网点（以下简称机构）的会计档案，应当随同机构其他全部档案一并移交给接管或合并后的机构，并按规定办理交接手续。机构分立后原机构存续的，其会计档案应当由分立后的存续方保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。机构分立后原机构撤消的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交上级档案管理部门代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。机构分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由相关方保存，并按规定办理交接手续。因业务移交其他机构办理所涉及的会计档案，应当由原机构保管，承接业务机构可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的6原始凭证，应当单独抽出由承接机构保存，并按规定办理交接手续。第七章附则第二十条制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。第二十一条本办法由总行会计部负责解释和修订。第二十二条本办法自发布之日起实施，原《XX银行会计档案管理办法》（XX银发〔20XX〕XXX号）同时废止。附件：1.会计档案编号要求2.会计档案保管年限表3.会计档案调阅单4.会计档案销毁清册5.制度解读校对：XXX联系电话：XXXXX银行办公室20XX年XX月XX日印发7附件1：会计档案编号要求一、档案编号规则档案编号共13位，依次为5位网点号、2位年度代码、2位档案代码、4位顺序号。二、档案代码分配1、会计凭证类：会计传票012、会计账簿类：总账02、总账分户账31、客户分户账323、财务报告类：各类财务报表04月报：040001—040024季报：040025—040032年报：040033—040038（含半年、试决算、年度）其他财务报表：040039起编列4、日常核心业务系统打印的表单：前台业务电子流水及总账手工输入交易明细表05代传票类及系统打印监控类的会计报表06其他系统打印留存的报表075、登记簿类：086、其他类：10三、档案编号举例：1、总部营业部20XX年度第一本传票编号为80201090100XX。2、总部营业部20XX年度第一本“前台业务电子流水及总账手工输入交易明细表”报表编号为80201090500XX。8附件2：会计档案保管年限表序号档案名称保管年限备注一会计凭证类会计凭证及附件十五年按日装订二会计账簿类总账十五年按月装订总账分户账十五年按月装订客户分户账十五年按月装订现金日记账十五年银行存款日记账十五年各类手工账十五年按年装订开销户登记簿永久挂失止付登记簿永久重要机具保管使用登记簿永久会计档案保管登记簿永久退票登记簿十五年营业部人员交接登记簿十五年其他会计登记簿五年三财务报告类月报表五年季报表五年年报表永久按年装订四其他类开、销账户及信息变更资料永久按年装订补发凭证申请及入账证明永久按年装订会计档案销毁清册永久机构裁撤、合并、分设交接清册永久9其他业务协议或申请留存联永久按年装订退票理由书十五年分提入、提出装订税务申报资料十五年按年装订会计主管人员移交清册十五年按年装订收回的对账单（函）等其他对账资料十五年按季装订调阅会计档案相关资料十五年按年装订假币收缴凭证及上缴汇总清单十五年按年装订协助司法机关查询、冻结、扣划相关资料十五年按年装订前台业务电子流水及总账手工输入明细表十五年会计重要物品交接清单五年按年装订查询查复书五年按年装订166凭证状态明细表五年按月装订304金库主管轧账单五年按月装订空头处罚相关资料五年按年装订10附件3：会计档案调阅单年事由档案名称档案日期借阅人调阅时间月日调阅单位意见审批人：被调阅单位意见审批人：11附件5：《XX银行会计档案管理办法（20XX年XX月修订）》制度解读《XX银行会计档案管理办法（20XX年XX月修订）》（以下简称“本办法”），根据我行业务发展实际和最新操作要求，对会计档案种类和保管期限等内容进行了修订。本办法共7章22条，主要定义了我行会计档案的