第九节_文书礼仪

第三章第九节文书礼仪临湘市职业中专钟丽敏文书概念文书：是指通过书面形式与他人或社会组织进行沟通与联络的一种应用文体。一、普通书信1、信封2、信文（1）称谓：（2）问候语:（3）正文（4）结尾:（5）署名和日期★注意事项：1．内容要写得清楚明白，以免造成对方的误会或疑问。2．用词要热情、自然、贴切、有礼貌。3．要按照书信的格式写，信封写作更要规范，避免投递困难。4．字迹要清楚，以免造成误会和麻烦。二、专用书信专用书信是指组织与组织之间、组织与个人之间，因工作关系、业务联系或交际需要而往来的信件。包括介绍信、证明信、感谢信、道歉信、倡议书等等。1、介绍信定义：介绍信是用来介绍、联系、接洽事宜的一种应用文体。主要内容包括：被介绍人的姓名、身份；活动的目的、对受访单位的请求等等。书写格式：主要包括标题、开头、正文、结尾、署名和日期。定义：证明信是单位证明有关人员的身份、经历、学历或某件事情的真象而写的一种文书。2、证明信格式：１、标题２、称谓３、正文４、结尾５、单位公章和日期3、请假条定义：请假条是请求准假不参加某项工作、学习或活动的文书。4、请柬定义：请柬又称请帖，是人们在工作和生活中经常用到的一种表示邀请的文书。一般来说，联谊会、婚宴、诞辰和一些比较重要的会议或纪念活动都会发请柬。请柬格式：（1）标题。（2）抬头。（3）交待活动内容，时间和地点。（4）结尾（5）署明和发出请柬的时间。×××同志：为庆祝我校成立100周年，特定于2006年10月20日上午九时在我校礼堂举行庆祝大会，届时敬请光临。此致敬礼××大学校庆筹备委员会二×××年×月×日纪念××大学建校100周年1906年～2006年请柬【案例解读】这是一篇××大学邀请有关人士出席百年校庆的请柬，既庄重严肃，又显得喜庆和对被邀请人士的尊重。时间、地点和具体内容在短短的一句话中全部表达出来，显得简洁明确。（一）请柬的类型请柬是邀请他人参加某种会议、宴席、聚会活动的一种礼仪文书，是一种简便邀请信。采用请柬方式邀请显示举办者或主人的郑重态度。请柬按照不同的标准划分有不同的类型：根据请柬内容不同来划分，有会议类请柬、活动类请柬、工作类请柬等；根据请柬发出者的不同，可分为单位团体请柬、个人请柬；从制作形式上看，有单页单面式、单页双面式和双页折叠式。（二）请柬的格式各种请柬内容不同，形式各有区别，但都必须将举办活动的名称、时间、地点、主办人、被邀请人写明白。具体来说，请柬的写作格式一般由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分组成。1．标题居中写“请柬”、字体要略大，要醒目美观。如果请柬是折页纸，封面写“请柬”二字。通常情况下，“请柬”二字已按照书信格式印制好，发文者只需填写正文而已。2．称谓首行顶格写被邀请的单位名称和个人姓名，后用冒号提起下文。3．正文正文要写清邀请的事由、活动内容、时间、地点及应注意的一些问题等。4．结尾请柬结尾常用敬语表示对被邀请者的尊敬，如“敬请光临指导”、“敬请届时出席”、“敬请莅临”或“此致敬礼”等。5．落款注明发请柬的单位或个人，并写明发请柬的日期。若单位所发请柬有时还需加盖公章；如果邀请者是个人，则写姓名。结婚请柬署名时要并排写上新婚夫妇的姓名，先写男，后写女，习惯在姓名后写上“鞠躬”等字样，以示尊敬。（三）注意事项第一、内容简明。请柬文字简约而内容明白，邀请的内容、时间、地点，被邀请者的姓名、头衔必须准确无误。第二、用语礼貌。行文往往用热情、友好、恭敬的语言，以表示对被邀请者的尊重和友好，切忌生硬和粗鲁。第三、制作精美。请柬用纸多为红色，装帧尽可能美观、大方，以示隆重、喜庆。第四、郑重呈递。请柬一般应派专人或由主人亲自登门呈送；如果邮寄，发帖者常加用电话相告，以示诚恳。时间安排上要提前发送。【请你审判】下面这份请柬存在哪些不足？请柬×××同学：兹定于2006年4月6日上午10时到校医院看望病重的××老师，届时请准时到校医院指导。××班委2006年4月4日答案①参加人不为客人，不用发请柬。②到医院看病人非隆重喜庆之事，不可发请柬。③看医问药治疗事宜乃医生之事，“请准时到医院指导”，措词不妥，违背常理。【知识链接】请柬通常也称作请帖。在古代，柬与帖有一定的区别。请柬的“柬”字，本为“简”。造纸术发明以前，简一般是较普遍的写作材料。简是将木材或竹木经过加工后制成的狭长的片。简一般指竹简，木制的写作材料古人称“牍”。人们把文字刻在简上用来记事，由于书写面积有限，篆刻也有些难度，所以用简书写文字容量是较小的。人们把简联缀在一起而成“册”。到了魏晋时代，“简”就专门用来指一种短小的信札，这一说法延用至今。（三）邀请书【案例精选】邀请书尊敬的×××教授：为了纪念辛弃疾仕闽8lO周年，我会定于2004年×月×日至×日在风景秀丽的武夷山举行辛弃疾学术研讨会。您对辛弃疾素有研究，造诣颇深。我们恳请您莅临指导。现将有关事项通知于后。一、研讨会内容：1．宣读学术论文。2．交流研究经验。二、出席会议的代表原则上应向大会提交学术论文。三、会议的住宿费、伙食费由大会负担，往返交通费由代表所在单位负担。四、接到通知后，请立即向大会筹备组寄回代表登记表（在会前三天不见寄回登记表，即视为不出席会议，不再安排食宿）。五、报到时间：2004年×月×日。六、报到地点：武夷山市××宾馆（××路××号）。七、代表登记表请寄武夷山市××大学辛弃疾研究所××同志。邮编×××××辛弃疾学术研讨会筹备组（公章）2004年×月×日【案例解读】这是一份学术研讨会的邀请书。信中首先写明是什么研讨会，在什么时间、什么地点召开；其次是对被邀请者的称赞；最后告知有关事项。全信写的紧凑自然，用词庄重典雅。开会时间、地点明确具体。（一）邀请书的类型邀请书，又称邀请信，是行政机关、企事业单位、社会团体或个人邀请有关人士前往某地参加会议、做学术报告以及婚宴丧葬等活动或事宜的专用书信。邀请书实际上就是一种比较复杂的请柬。邀请书的类型跟请柬的类型差不多。（二）邀请书的格式邀请书通常由标题、称呼、正文、结尾和落款五部分组成。1．标题邀请书的标题一般有两种方式构成。一种是单独以文种名称组成。如《邀请书》、《邀请信》。另一种是由发文原因和文种名称共同组成。如《关于出席×××会议的邀请书》。2．称谓称谓要顶格写被邀请的单位或个人的名称或姓名。姓名之后可加“书记”、“校长”、“教授”等职称或“先生”、“女士”等尊称。单位名称要用全称，以示尊敬。称呼后面加注冒号。3．正文邀请书的正文通常要求写出举办活动的内容、活动目的、活动时间、活动地点、活动方式、邀请对象以及邀请对象所做的工作等。活动的各种事宜务必在邀请书中写清楚、写周详。若附有票、券等物也应同邀请书一并送给被邀请对象。若相距较远，则应写明交通路线，以及来回接送的方式等。其它差旅费及活动经费的开销来源、及被邀人所应准备的材料文件、节目发言等等也应在正文中交待清楚。4．结尾结尾处要求写上礼节性的问候语。如“恳请光临”、“致以敬意”等等。5．落款邀请书的落款要署上发文单位名称或发文个人的姓名，署上发文日期。邀请单位还应加盖公章，以求慎重。（三）注意事项1．应以尊重友好的态度邀请对方。2．语言应庄重典雅、简明扼要。3．请对方参加活动的内容、时间、地点和相关事项应明确具体。下面这份邀请书存在哪些不足？邀请书尊敬的冯小刚导演：您好!欣闻您近日赴广州参加“2004年喜剧片金象奖”开幕式，借此机会，我们特邀您在闲暇之余莅临我校参加学生会组织的《天下无贼》影评会。近来网上对影片中表现的偷窃技巧有无负面影响议论较多，说有的说无的，莫衷一是，进而指责影片中这些技巧的展示是故弄玄虚，哗众取宠。在我们组织的几次讨论会上也有针锋相对的两派意见。因此想请您拨冗于后天下午四时到我校礼堂参与我们的讨论并发表您个人的看法。切望务必到会，勿误!此致敬礼!某某中学学生会2005年3月9日接受邀请信的写法受邀请而及时答复，是起码的礼节。复信要写得热情、诚恳、简洁。对正式邀请，通常用第三人称答复，不用签名，文字简短；对非正式邀请，作书面答复时，通常用第一人称，要签名，而且要有一个较大段落，或分成几小段。包括：感谢对方的邀请；愉快地接受对方的邀请；表示期待应邀赴约的心情。婉拒（邀请）书信的写法这种书信总的要求是要写得简洁而婉转，不给人被拒绝的感觉。对于正式邀请的谢绝，一般用第三人称写，或由秘书代写，不必签字；对于非正式邀请的谢绝，一般由第一人称写，并要签名。其内容包括：首先感谢对方盛情邀请，并对不能应邀赴约表示遗憾；再简单陈述不能应邀的理由；最后表示相信今后一定会有机会见面，或向邀请人致以问候。