新时间管理教材

1我们每个人都守着一扇自内开启的“改变之门”。除了自己，没有人能为你开门，只要你愿意敞开心灵，抛却旧有观念，把良好准则转化为习惯，成功圆满就在掌握之中。2喜之郎员工发展系列教材时间管理日期：2001年5月11日准备：张启明审核：曹立新3时间管理之前言仅当我们真的知道并理解，我们能够活在世上的时间毕竟有限-而且无法确切知道生命什么时候结束-我们才会最充实地过好每一天，就像它是我们仅有的一天似的。-----摘自《广州日报》4小组讨论1、在时间使用方面，您的困难？2、课程结束后，您所期望的收获？5“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”-----古训“不能管理时间，便什么也不能管理？”-----彼得-杜拉克二十一世纪决胜的关键在于速度，一日之计在于“昨晚”-----比尔-盖茨相关理念6时间管理之课程目的通过本课程的学习，使学员意识到时间管理的重要性，并善于管理时间，从而令生活和工作更有效率和效果。7时间管理之课程目标1.清楚阐述时间管理的含义2.掌握自我管理的四个步骤及遵循的六个标准3.能界定自己目前所处的时间管理阶段4.能制定适宜自身的有效时间管理方法8时间管理之课程内容一、时间管理的含义二、自我管理应遵循的标准和管理四步骤三、时间管理理论的发展历程四、常见的时间罗宾汉–时间盗贼五、有效管理时间的方法*六、喜之郎时间管理理念9培训方法讲授法小组讨论法案例分析法10一、时间管理的含义11小测试–考察您的时间管理请按照您的工作习惯诚实地回答下列项目0分-从不；1分-偶然；2分-间常；3分-常常1每天我会腾出一段时间思考及策划我的工作2我会记下特定目标，并且确定完成期限3我们每天要做的事，依重要程度排列出先后次序，尽快完成重要事项4我明白“80/20”原则，并能运用到工作中去5我的工作编排有弹性，可以容许自己有一些时间处理特别事件6我尽量把工作授权他人处理，再作监察工作7我对每一种文件只需处理一次8我会尽量避免不需要的干扰，以免妨碍每天的工作9我能拒绝他人的请托，以免无法完成重要的任务10我能准时出席各项会议和培训11我不会采取各种借口拖延时间12我会积极采用节省时间的工作方法及工具13我有公司的常用电话贴在办公桌前，以便查阅12小组讨论根据您以往的经验，您认为什么是时间管理？您觉得时间管理对您有何意义？13时间管理：实际上是自我管理。即必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、制定计划及分配时间、权衡轻重、权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。14起点---确立目标和安排计划重点---制定事情的优先顺序关键---下定决心去实行目的---做事“快”且“好”时间管理15延误原因1、没有第一时间把报告做好拖延，没有界定缓急先后2、打算做报告的当天-下属生病，层出席会议-上司紧急电话-一些电话-突发事件-紧急事件-被打扰3、下班回家交通堵塞4、看电视不能自我约束5、放弃工作不能自我约束6、赖床不能自我约束7、没有带一些文件回家善忘8、上班交通堵塞16二、自我管理标准及管理四步骤17一致平衡有重心重人性能变通携带方便自我管理应遵循的六标准18自我管理四步骤确定角色选择目标安排进度逐日调整19三、时间管理理论的发展历程20能否谈谈您目前的时间管理状况？（您怎样管理您的时间）脑力激荡一21第四层第三层第二层第一层巅峰，永远都是人类追求不懈的目标22第一层时间管理的特点备忘录型。应变能力强人际关系较佳时间安排简单压力较小23第一层时间管理的缺陷最重要的事就是眼前的事因忽略组织规划而疲于应付可能忘记与别人约会24第二层时间管理的特点规划与准备责任心强效率较高25第二层时间管理的缺陷利己式的思考或行为更多目标实现最重要的事乃时间表上的事26第三层时间管理的特点以效率为主旨计划行事重视价值观更井然有序更具管理技巧27第三层时间管理的缺陷一切操之在我价值观未必符合自然法则造成失衡最重要的事因急迫性与价值观而定人和事一视同仁28第四层时间管理的特点以自然原则为重心平衡集思广益29小练习根据以上四层时间管理的特点，试界定您目前所处的阶段？请例举您昨日的工作或生活安排30四、常见的时间罗宾汉-时间大盗31在您身边的时间大盗有哪些？脑力激荡二32常见时间大盗沮丧、坏心情沟通不足无效会议办公室政治拖延跟“有问题”的人共事无效公文处理资源不足或过多无效电话欠缺周详计划打扰过分注重细节官僚作风犹豫不决不懂授权善忘不懂说不健康欠佳不懂优先顺序欠缺组织33时间盗贼之一沮丧和坏心情克服的方法意志力肯定疗法幽默感倾诉屈服于诱惑34先做不重要的事做你擅长的事晒太阳……35时间盗贼之二*拖延症兆一、做事不权衡轻重症兆二、当必须着手处理重要报告时，却在整理桌子上的东西症兆三、本未倒置症兆四、当女朋友提出与结婚，却总是搪塞……36拖延的代价浪费了今天遗憾的生活烦躁的情绪压力下工作的忧虑问题的不断繁殖健康不良黯淡的前途……37时机永远不对不恰当目标逃避过重的工作未定出完成日期逃避不愉快的工作任务过多为了敷衍塞责时间估计错误坏习惯过轻松日子拖延的原因情绪性原因非情绪性原因38请记住：拖延并不能有效解决问题！391、思维改变法（倒吃苷蔗法）2、平衡表法（斤斤计较法）3、各个击破法（香肠切片法）4、和某人约定或打赌5、彻底改变过去的习惯6、奖励自己7、无为而治……有效克服拖延时间的方法40时间盗贼之三无效会议不知道开会用意会议没有目标会议没有资料开会时间太长没有决议尊重每个人的意见41会议成本=准备会议成本+出席人员薪资+会议开支+会议时间成本+出席人员不能办理其它事情的损失42有效会议要点不必要会议不开会议要有决议只请有关人员参加事先准备好会议资料会议要有明确目标开会要控制时间43会议中注意要点不等候迟到者尽量避免其它干扰重复结论准时结束会议评估单44项目YESNO此次会议目的是否是确会议资料是否齐全？是否会提前收到会议讨论事项是否依照议程顺利进行各项讨论事项是否依时进行讨论有否脱离主题讨论是否达成决议决议的工作是否明确的分配了职责？并定下完成时限下次类似会议何时再举行改进意见会议评估表45症兆：1、公文太多2、不论轻重缓急3、亲力而为任何公文时间盗贼之四无效公文处理46有效公文处理原则分门别类（急件、待办、追踪、复查、归档、毁弃）标识清晰充分发挥字纸篓文件只处理一次让秘书先过滤*47练习例行公文采购单会议通知单问卷调查下属工作报告回复信行政新规定客户搬迁通知归入待办丢掉或替你做决定的人在日历上标明开会时间、地点，然后扔掉归入待办标明使用日期的待办立刻打电话，联络相关人士归档记下新电话和地址，传阅给同事4849五、有效管理时间的方法501、工作计划表2、三思而后行4、会变通3、授权改进方案51*方法一拟定计划52管理故事一条建议215万美金53日期今天主要目标次序事项所需时间什么时候处理今天要务执行事项清单（todolist)54计划内容确立目标运用SMART标准设定目标分解（香肠切片法）谋求达成目标的各种方法选定最佳方法将方法转化为你的工作编排行事次序并执行定期检讨可行性和适用性55请记住：要想把工作做好，在你离开办公室之前，计划第二天的工作！56本日工作达成目标1、2、3、4、5、为达成目标所需履行的工作优先次序所需时间是否完成每日工作计划表年—月—日5758方法二确定重点，工作排列次序5980/20原则（巴瑞多原则）：一组项目中80%的价值都通常集中在该组项目的20%上。60工作事务分类表（优先矩阵）紧急不紧急重要Ⅰ危机急迫的问题有期限计划Ⅱ规划预防改进创新建立人际关系不重要Ⅲ不速之客某些电话某些会议Ⅳ繁琐的工作浪费时间之事有趣的活动61偏重第一类事物（紧急而且重要）紧急不紧急重要结果：压力大筋疲力尽危机管理永远在救火Ⅱ不重要ⅢⅣ62偏重第二类事物（重要但不紧急）紧急不紧急重要Ⅰ结果：远见平衡纪律自制少有危机不重要ⅢⅣ63偏重第三类事物（不重要但紧急）紧急不紧急重要ⅠⅡ不重要结果：短视近利轻视目标与计划缺乏自制力Ⅳ64偏重第四类事物（不重要且不紧急）紧急不紧急重要ⅠⅡ不重要Ⅲ结果：全无责任感被解雇依赖他人65处事的4D原则第一类事物——做（DO）第二类事物——做下日记、计划（DIARY）第三类事物——授权（DELEGATE）第四类事物——不做（DONOTDO）66方法三充分信任的授权67有效授权六要点预期的成果应守的规范可用的资源责任的归属明确的奖惩成熟的程度68其它方法说“不”的艺术“5S”打电话的艺术细心……69小总结-时间管理准则确定每天例行工作处理重要紧急工作工作确定完成期限发挥巅峰期授权他人三思而后行大脑图一次做一件工作追求高标准70六、喜之郎时间管理理念71喜之郎时间管理宗旨72小讨论公司时间管理宗旨对您有何意义？73时间管理最大收益74记忆强化75起点---确立目标和安排计划重点---制定事情的优先顺序关键---下定决心去实行目的---做事“快”且“好”时间管理76问题处理77课后作业1、本次培训的要点和您的收益？2、试举二例阐述您所用到过本次培训的知识和技能？注：请在半个月之内通过OUTLOOK或书面交由人力资源部张启明78勤奋、运气或灵活的手腕固然重要，却非关键惟有掌握重点才是成功的不二法门辨别事情的轻重缓急急所当急，充分授权是个人管理之钥！79谢谢！