时间管理-金鹰培训

12019年9月4日5时15分22019年9月4日5时15分时间管理一、时间管理的概念二、时间管理的误区三、时间管理的六项基本原则四、分析自己使用时间的方式和状况五、如何制定计划六、不要让别人浪费你的时间七、省时之道32019年9月4日5时15分一、时间管理的概念时间的四项独特性“时间可以体现物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。”要想能够真正地了解时间并且管理时间，我们有必要对时间的本质做深刻的分析。首先让我们先了解时间的四项独特性：–供给毫无弹性–无法蓄积–无法取代–无法失而复得42019年9月4日5时15分(2)无法蓄积时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。(3)无法取代任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。(4)无法失而复得时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。(1)供给毫无弹性时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。时间的四项独特性52019年9月4日5时15分世界每天都在进步，但我们一天还是只有24小时。最成功和最不成功的人一样，一天都只有24小时，但区别就在于他们如何利用各自所拥有的24小时。“时间就是效率”、“时间就是金钱”、“时间就是生命”、“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”，诸如此类的描述我们每个人都可以脱口而出，但是我们做得究竟怎样呢？62019年9月4日5时15分我们常常听到——•“我在大学浪费了太多的时间！”•“我要是在大学多学点东西就好啦！”•“我要是在大2不沾游戏，就不会遭红牌了！”•“我应该少看些电视，好好地约束自己，多读点书！”•有人说：出去做事之后，生活问题急需解决，哪有功夫去做自己想做的事情？72019年9月4日5时15分时间的效率会相差很大。达尔文一生多病，不能多做工，每天只能做1小时的工作。你们看他的成就。《物种起源》第一次以全新的生物进化思想，推翻了“神创论”和物种不变的理论。《动物和植物在家养下的变异》、《人类的由来》旅行中直接考察得到的最重要的科学成果，如：著名的《考察日记》和《贝格尔号地质学》、《贝格尔号的动物学》等每天花1小时看10页有用的书，每年可看3600多页书！82019年9月4日5时15分什么是“时间管理”？“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的四个特性，所以时间管理的对象不是“时间”，是指需要时间资源的一些工作。92019年9月4日5时15分请注意：(1)所谓“时间的浪费”，是指对目标毫无贡献的时间消耗。(2)所谓“需要时间资源的一些工作”——你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍，最终达到预期的目标。大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间管理的专家。102019年9月4日5时15分•时间是一笔财富，我们怎么可以视而不见？又怎么可以随意处之？这个问题恐怕需要我们花点时间来考虑。有人曾粗略地统计过一个活到72岁的美国人的时间开销：112019年9月4日5时15分睡觉：21年工作：14年个人卫生：7年吃饭：6年旅行：6年排队：6年学习：4年开会：3年打电话：2年找东西：1年其它：3年看了上面的这一组数据，您有何感受？“时间管理”一直是个重要的问题，但要成为一个高效的时间管理者和职业人，减少时间浪费的现象，确非易事。122019年9月4日5时15分时间管理一、时间管理的概念二、时间管理的误区三、时间管理的六项基本原则四、分析自己使用时间的方式和状况五、如何制定计划六、不要让别人浪费你的时间七、省时之道132019年9月4日5时15分二、时间管理的误区•所谓时间管理的误区，是指导致时间浪费的各种因素。•以下列出时间管理的五个误区，请大家对照自已是否存在同样的问题：•误区之一：工作缺乏计划•误区之二：组织工作不当•误区之三：时间控制不够•误区之四：整理整顿不足•误区之五：进取意识不强•误区之一：工作缺乏计划半世纪前伯利恒钢铁公司总裁查尔斯的故事：向他的管理顾问李爱菲提出这样一个咨询：“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事，我将支付给你一笔可观顾问费。”5.2时间管理的误区152019年9月4日5时15分“写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。”“重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。”“倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即使运用任何其它方法，你也同样无法完成它们，而且倘若不找出所要做事的优先次序，你可能甚至连哪一件工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的属下采用”。162019年9月4日5时15分数星期后，查尔斯寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲，并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课，伯利恒后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造公司，据说可能是源于李爱菲的那数句真言。172019年9月4日5时15分尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处，但我们从来不做或是不重视做计划，原因不外乎如下几条：1、有些事情是易行难料，而认为没有必要在行动之前多做思考；2、不做计划也能获得实效；3、不了解做计划的好处；4、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；5、不知如何做计划。182019年9月4日5时15分1、固然有些事情是易行而难料的，但若过分地强调这一点，则有可能养成一种“做了再说”或“车到山前必有路！”的侥幸心理。————办事不可靠2、不做计划的人只是消极地应付工作，他将处于受摆布的地位；做计划的则是有意识地支配工作，处于主动的地位、并提高工作效率。3、由于目标中拟定假设的客观环境发生变动，计划与事实常常难以趋于一致，所以我们必须定期审察我们的目标与计划，做出必要的修正，寻找最佳途径。但如果是处于无计划的引导，则一切行动将杂乱无章，最终走进死胡同。192019年9月4日5时15分综上所述，由于我们的工作缺乏计划，将导致如下恶果：1、目标不明确2、没有进行工作归类的习惯3、缺乏做事轻重缓急的顺序4、没有时间分配的原则202019年9月4日5时15分误区之二：组织工作不当组织工作不当的主要体现在以下几个方面：•职责权限不清，工作内容重复•事必躬亲，亲力而为•沟通不良•工作时断时续212019年9月4日5时15分首先，学会如何接受请托：在很多请托中，有一类是职务所系而责无旁贷的；另一类虽然也是职务所系，但请托本身却是不合时宜或是不合情理的；尚有一类请托则属无义务予履行的请托，经常引起我们困扰的是后两类请托。“明智地接受请托”的重要性在于：第一,“拒绝”是一种“量力”的表现。有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当，你不妨对请托者提出适时的建议。第二，拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐，是不合理的、不明智的。222019年9月4日5时15分所以在我们接受请托之前不妨先先问问自己：这种请托对实现我的目标有帮助吗？如果接受它，将付出什么代价？如果不接受他，则需承担什么后果？经过这一番“成本——效益分析”之后，你就可以决定取舍了。232019年9月4日5时15分其次，学会利用资源：对于基层人员而言，要善于利用资源，学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料，既节约了时间，又保证了信息的正确性。对于管理者而言，他们经常容易犯下面的错误：1、担心部属做错事；2、担心下属表现太好；3、担心丧失对下属的控制；4、不愿意放弃得心应手的工作；5、找不到合适的下属授权。其实每个人的精力都是有限的，尤其是管理者应当学会授权，将主要的精力和时间放在更重要的事情上。242019年9月4日5时15分误区三：时间控制不够1.习惯拖延时间。2.不擅处理不速之客的打扰。3.不擅处理无端电话的打扰。4.泛滥的“会议病”困扰。不少中、上层管理者曾经指出，会议竟占去他们日常工作的时间的四分之一，甚至三分之一！然而更令他们感慨莫名的是，在这么多的会议时间之中，几乎有一半是徒劳无功的浪费！在时间管理上最大的恶习就是拖延时间，以致到头来一事无成。252019年9月4日5时15分误区四：整理整顿不足办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不富条理的人使用一个小型的办公桌，这个办公桌会变得杂乱无章，即使给他换一个大型的办公桌，不出几日，这个办公桌又会遭遇同样的命运。•当你的上司向你索取一份技术资料，你是否能在第一时间从容不迫地递给他？当你需要一份信息时，是否满文件夹地翻个底朝天？需要整理整顿262019年9月4日5时15分误区五：进取意识不强我们经常说到：“人最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意，最根本的原因就是他个人缺乏进取意识，缺乏对工作、对生活、对家庭的责任感和认真态度。272019年9月4日5时15分时间管理一、时间管理的概念二、时间管理的误区三、时间管理的六项基本原则四、分析自己使用时间的方式和状况五、如何制定计划六、不要让别人浪费你的时间七、省时之道282019年9月4日5时15分时间管理的六项基本原则：1、明确目标2、有计划、有组织地进行实施3、分清工作的轻重缓急4、合理地分配时间5、与别人的时间取得协作6、制定规则、遵守纪律三、时间管理的六项基本原则原则之一：明确目标目标刺激我们奋勇向上如何制定目标——SMART原则•具体的（specific）•可衡量的（measurable）•可达到的（attainable）•相关的（relevant）•有时限性的（time-based）302019年9月4日5时15分原则之二：有计划、有组织地进行实施把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果•将有联系的工作进行分类整理•将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。•按排列顺序进行处理•安排一个考虑和制定计划的时间•在执行计划中调整计划的不合理处，并且统筹执行计划的时间有了计划，就必须有行动。行动是一件了不起的事，我们请大家记住：1、切实实行你的计划和创意，以便发挥它的价值，不管主意有多好，除非真正身体力行，否则永远没有收获。2、实行时心理要平静，估计困难、做好准备、及时调整。312019年9月4日5时15分我们认为：处理事情优先次序的判断依据是事情的“重要程度”。所谓“重要程度”，即指对实现目标的贡献大小。提请注意：虽然有以上的理由，我们也不应全面否定按事情“缓急程度”办事的习惯，只是需要强调的是，在考虑行事的先后顺序时，应先考虑事情的“轻重”，再考虑事情的“缓急”——也就是我们通常采用的“第二象限组织法”。我们以下面的时间管理的方法来探讨“急事”与“要事”的关系，请看四象限图：原则之三：分清工作的轻重缓急不紧急紧急重要不重要IIVIIIII客户投诉、即将到期的任务财务危机等上网、闲谈、邮件、写博客等电话铃声、不速之客、部门会议等长期规划，建立人际关系，人员培训、制订，防范措施等四象限图：时间管理四象限图342019年9月4日5时15分第一象限是重要又急迫的事。准时完成工作、住院开刀等等。这是考验我们的经验、判断力的时刻。但我们也不能忘记，很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足，而变成迫在眉睫。352019年9月4日5时15分第二象限是重要但不紧急的事。主要是与生活品质有关，包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等。荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，缩小第一象限的范