项目管理培训之二(有效的时间管理)

2019/9/71项目管理之二（有效的时间管理）深圳市吉祥腾达科技有限公司ShenzhenTendaTechnologyCO.LTD.编制：刘友臣提案日期：2008.11.152019/9/72深圳市吉祥腾达科技有限公司ShenzhenTendaTechnologyCO.LTD.目的•提高各工程师项目管理技能，从思路与方法上解决事多、问题多、计划乱而浪费时间，业绩不高的现象。•提升各工程师计划能力，通过好的计划做出高的业绩。2019/9/73目录•有效的目标管理•有组织的计划管理•计划与变化之－－四限象法•事情的主要与次要之分－－20/80法•各岗位的工作目标•各岗位的工作计划制作要求与日清2019/9/74有效的目标管理•目标管理的特点：•1、是强调活动的目的性，重视未来研究和目标体系的设置。•2、通过目标统一和指导全体人员思想的行动，以保证组织的整体性和活动的一至性。•3、根据目标进行系统整体管理，使管理过程、人员、方法和工作安排都围绕目标运行。•4、能发挥人的积极性、主动性和创造性，按目标要求进行自主管理和自我控制，提高适应环境变化的应变能力。•5、通过目标成果考核管理绩效，以保证管理活动达到满意的效果。2019/9/75有效的目标管理•目标管理的好处：•有效的目标管理通过确立目标、激发人的工作热情与最大限度地开发人的潜能，从而高效的利用有限的时间。•实现时间管理的目的为“三效”：效果、效率、效能。•目标管理是时间管理的重要因素。•目标管理建立在贡献基础上，更能体现个人价值。•没有目标的状态—“做一天和尚撞一天钟”、“碌碌无为”、“瞎忙活”、“身不由己”2019/9/76有效的目标管理•制定目标原则－－SMART原则S（Specific)：具体的（细化的）M（Measurable):可衡量的（量化的）A（Achievable):可实现的（能达成的）R（Relevant):相关的、现实的T（Time-limited):有时间限制的2019/9/77目录•有效的目标管理•有组织的计划管理•计划与变化之－－四限象法•事情的主要与次要之分－－20/80法•各岗位的工作目标•各岗位的工作计划制作要求与日清2019/9/78有组织的计划管理•什么是有组织的计划管理？•将已确定的目标正确的分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。2019/9/79有组织的计划管理•计划管理可实现的目标：•1、计划可以预测将会出现的问题，而不会在问题突然出现时感到诧异；（预防异常的产生）•2、有组织的计划有助于设立各种具体目标，从而形成一种任务感，为这些一些目标而工作有助于激发工作热情，提高工作效率；•3、工作计划的制定与执行的好坏，往往可以决定一个工作项目的成功与失败。2019/9/710有组织的计划管理•计划管理的重要性：•查德.s.史罗马于《无谬管理》中指出：“对一件方案，宁可延误其计划之时间以确保日后执行之成功，切勿在毫无适合的轮廓之前即草率开始执行，而终于导致错失该方案之目标”。（磨刀不误砍柴工）•“一个没有计划的人，在出发之前，就注定了失败。“盲目的行动不可能达到理想的效果。2019/9/711有组织的计划管理•计划制定的步骤：明确上司目标并转化为自我目标探寻完成目标的各种途径选定最佳的完成方式将最佳途径转化成月/周/日工作事项编排月/周/日的工作次序并加以执行定期检查目标现实性及最佳途径可行性2019/9/712有组织的计划管理•计划制定后实施的技巧：养成记录自己实际耗用时间的习惯，一般当时做记录，不得已情况下可事后回忆补记，尽量做到事前控制；准备一份待办事项清单、一本时间记录本或效率手册，以备分析检查或查阅待办事项；在办公场所的挂历、台历或记事本上，标准当天或预定的工作计划，以免遗忘，也可在电脑或电子记事本设置发生装置以便及时提醒。•（推荐：OUTLOOK工具，可用日历记录时间，也有待办事项提醒功能，还能记录事情与任务记录）2019/9/713有组织的计划管理•工作中缺乏计划的分析：工作缺乏计划的原因因过分强调”知难行易“而认为没有必要在行动之前多做思考不做计划也能获得实效不了解计划的好处计划与事实之间难以一致，故对计划丧失信心不知如何作计划工作缺乏计划的后果不是人在推动工作，而是工作在推着人走，一天到晚不知自己在忙些什么没有目标，没有步骤，工作不分主次，往往捡了芝麻丢了西瓜墨守成规，琐事缠身，无法发展新的业务工作混乱，人财物不能有机结合，无法高效率地实现目标2019/9/714目录•有效的目标管理•有组织的计划管理•计划与变化之－－四限象法•事情的主要与次要之分－－20/80法•各岗位的工作目标•各岗位的工作计划制作要求与日清2019/9/715计划与变化之－－四项象法•由管理学家科维提出的把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分。新的机遇危机任务②重要但不紧急①重要且紧急③紧急但不重要④不重要也不紧急日常任务杂乱琐事2019/9/716计划与变化之－－四项象法•四项象法的运用：•有限的时间使关注和解决每一个单独的问题成为不可能，而且你不得不开始关注所有的项目之中管理你的时间。•对于轻重缓急不同的四象限中的事情，分配时间的多少与工作效率决定了你的工作成效与创造的价值。四象限举例处理方法造成的结果第一象限（紧急且重要）应付难缠的客户、即将到期的任务等优先处理攻克或缓解危机搁置处理使危机愈加严重第二象限（重要但不紧急）建立人际关系，新的机会等主动去做提高实践能力，缩小第一象限范围不主动去做使第一象限日益扩大，陷入更大压力第三象限（紧急但不重要）电话铃声、不速之客、主管部门会议等速战速决集中精力于其他重要的事情陷入其中不过是在满足别人的期望与标准第四象限（不紧急不重要）客套的闲谈、无聊的信件等不花时间做更有意义的事情陷入其中纯粹是在浪费时间2019/9/717计划与变化之－－四项象法•有重点的将主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上—这是时间管理的一个重要观念。•未雨绸缪，防患于未然。•很多时往往有几回去很好的计划和完成一件事，但常常却又没有及时地去做，随着时间的推移，造成工作质量的下降。•因此，把主要的精力有重点的放在重要但不紧急的事务上必要的，这需要很好地安排时间与作出计划。2019/9/718目录•有效的目标管理•有组织的计划管理•计划与变化之－－四限象法•事情的主要与次要之分－－20/80法•各岗位的工作目标•各岗位的工作计划制作要求与日清2019/9/719事情的主要与次要之分－－20/80法•什么叫20/80法则？•也叫二八定律或帕累托定律，主要说明的是：“在任何一组东西中，最重要的只占其中一小部分，约20%，其余80%尽管是多数，却是次要的。”如80%的财富来自20%的富人，80%的利润来自20%的客户。•“20/80法则”同样适用于时间管理上，比如：假定工作项目是以某价值序列排定的，那么80%的价值（产出）来自于20%的项目（投入），而80%的工作项目（投入）只产生20%的价值（产出）。2019/9/720事情的主要与次要之分－－20/80法•在时间管理上20/80法则运用意义？•从你所列的清单中，把那些单项价值是其他几项价值总和的重要项目挑选出来，然后选择每天精力最充沛、思想集中的时间去完成这些项目，而不是将大量时间浪费在不产生价值或价值相对少的的琐碎的、不重要的事情上。2019/9/721目录•有效的目标管理•有组织的计划管理•计划与变化之－－四限象法•事情的主要与次要之分－－20/80法•各岗位的工作目标•各岗位的工作计划制作要求与日清2019/9/722各岗位工作目标•通过各组的产出贡献来制定目标，才能真正实现目标管理：•产品组：•1、产品生产工艺标准可制造性达100％。（成本、质量、效率）•2、产品生产是否满足市场需求达100％。（功能、效率）•3、制程异常预防与处理解决异常的效率和质量达100％。2019/9/723各岗位工作目标•TE组：•1、测试工装稳定性（电脑、夹具、仪器、耗材）达到产品生产的质量与效率的100％（误测与误判）。•2、测试标准、方法的可靠、准确性（产测软件、标准等）达100％。•3、测试异常预防与处理解决的效率与质量达100％。2019/9/724各岗位工作目标•设备组：•1、生产设备稳定性（设备、工具、夹具、耗材）对产品生产成本、质量与效率达100％。•2、生产化学剂、焊接辅料对产品生产的成本、质量与效率达100％。•3、设备或化学剂、辅料预防异常与处理解决异常效率与质量达100%.2019/9/725各岗位工作目标•维修组：•1、按生产出货需求准时将不良品维修完成率达100％。•2、按制单维修，确保生产按单接单。2019/9/726目录•有效的目标管理•有组织的计划管理•计划与变化之－－四限象法•事情的主要与次要之分－－20/80法•各岗位的工作目标•各岗位的工作计划制作要求与日清2019/9/727各岗位工作计划制作要求与日清•产品组：•1、所有工程师每天必须按计划模板制作、清理，做到“日事日清、今日事今日毕”。•2、计划分项目计划与总结、重要事项（异常）计划与总结、明天工作计划，结构要清晰，明了。•3、计划要有目标，什么时候完成？达成什么效果？•4、计划要能推动自已的工作，做到“人推着事走，而不是事推着人走”，且计划要合理调整，按前面讲的方法合理协调。•5、产品组组长每周形成周总结与计划，达到组内工作周清的目的，推动着组内工作的正常进展。•6、日计划要能分解周计划，周计划要能分解月计划。2019/9/728各岗位工作计划制作要求与日清•TE组：•1、工程师每天必须按计划模板制作、清理，做到“日事日清、今日事今日毕”。•2、计划分：技术员日清（工装点检与维护等）计划与总结、重要事项（工装与测试异常等）计划与总结、专项（标准建立、软件BUG等）计划与总结、明天工作计划，结构要清晰，明了。•3、计划要有目标，什么时候完成？达成什么效果？•4、计划要能推动自已的工作，做到“人推着事走，而不是事推着人走”，且计划要合理调整，按前面讲的方法合理协调。•5、日计划要能分解周计划，周计划要能分解月计划。2019/9/729各岗位工作计划制作要求与日清•设备组：•1、工程师每天必须按计划模板制作、清理，做到“日事日清、今日事今日毕”。•2、计划分：技术员日清（设备点检与维护等）计划与总结、重要事项（设备与DIP异常等）计划与总结、专项（标准建立等）计划与总结、明天工作计划，结构要清晰，明了。•3、计划要有目标，什么时候完成？达成什么效果？•4、计划要能推动自已的工作，做到“人推着事走，而不是事推着人走”，且计划要合理调整，按前面讲的方法合理协调。•5、日计划要能分解周计划，周计划要能分解月计划。2019/9/730各岗位工作计划制作要求与日清•维修组：•1、工程师每天必须按计划模板制作、清理，做到“日事日清、今日事今日毕”。•2、计划分：维修员日清（维修纪律、维修效率）计划与总结、维修分析（主要不良点分析与跟踪）计划与总结、明天工作计划，结构要清晰，明了。•3、计划要有目标，什么时候完成？达成什么效果？•4、计划要能推动自已的工作，做到“人推着事走，而不是事推着人走”，且计划要合理调整，按前面讲的方法合理协调。•5、日计划要能分解周计划，周计划要能分解月计划。2019/9/731总结•重点从理念上学习有效的时间管理从二个方面：目标与计划上来改善工作质量。•大家重在理解课程中的思维与方法，灵活应用到我们工作中去，可起到事半功倍的效果。•对我们各岗位做了目标与计划的方向、要求，大家围饶着各自的目标做好工作计划，真正实现自已的工作价值。2019/9/732腾达伴随你发展