档案文件格式规范要求

档案文件格式规范要求一、文件用纸幅面尺寸采用国际标准A4纸，提倡双面打印。二、文件的排版形式(以Office2007为例)1.页面设置页面布局-页边距-自定义边距（上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米）-默认-确定。2.页眉页脚插入-页眉-编辑页眉-设计-“奇偶页不同”选项前打“√”。3.页码设置(1)奇数页设置：插入-页码-页面底端-普通数字“-3-”格式（四号宋体）-奇数页码设置为右对齐，并右空一字。(2)偶数页设置：插入-页码-页面底端-普通数字“-3-”格式（四号宋体）-偶数页页码设置为左对齐，并左空一字。【若单面打印,统一设置页码右对齐】封面页均不编排页码。附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。4.版心设置页面布局-页面设置-文档网格-字体设置（仿宋三号）-确定；文档网格-网格-勾选“指定行和字符网格”-字符数（每行28字），行数（每页22行）-确定。三、正文文档部分（一）标题：二号宋体。（二）正文：三号仿宋（每面22行，每行28字），每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”“A.”标注；第一层用黑体、第二层用楷体、第三层、第四层、第五层用仿宋体。（三）附件：在正文下空一行左空二字编排“附件：XXXXX”；如有多个附件，编排“附件：1.XXXXX”、“附件：2.XXXXX”等；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐；附件应当另起一页编排，与正文一起装订；“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。（四）发文机关署名及成文日期标注发文机关署名：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，发文机关标识使用二号宋体字，红色标识。成文日期标注：在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。附：基础规范知识（一）文字材料中序号、标点的正确使用1．“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范，应该用逗号，即“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等。2．“一，”、“二，”、“三，”等用逗号不规范，而应该用顿号，即“一、”、“二、”、“三、”。3．“1、”、“2、”、“3、”和“A、”、“B、”、“C、”等用顿号不规范，而应该使用齐线墨点（实心小圆点），即“1.”、“2.”、“3.”或“A.”、“B.”、“C.”。4．序号如加括号，如（1）（2）（3）等不再加标点符号。（二）年份中“零”的正确使用年份如用中文形式表示，如“二○○五年十月”，则中间的“○”不能写成阿拉伯数字的长“0”或英语全角字符“O”，而应该用圆“○”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”或“几何图形符”中选择）；年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应该用长“0”表示，如：“2005年10月”。（三）公文的年份中“括号”的正确使用印发公文时，年份外的括号应该用中括号“〔〕”，而不应该用小括号“（）”或方括号“[]”。如：巩教（2005）5号（不规范）巩教[2005]5号（不规范）巩教〔2005〕5号（规范）（四）正确区分连接号和破折号1．凡文中使用连接号的应该使用“～”，而不使用“—”或“——”。例：“200公斤～300公斤”（使用规范）2．凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线“─—”而不用“～”或只占一个空格的短线“—”或两个短线“——”表示。（选取破折号，一般在电脑“插入”栏“标点符号”中查找）例：我们是─—中国人。（规范）（五）汉语拼音注音字母的正确使用1．大小写：句子的首字母大写；诗行的首字母大写；专有名词每个词首字母大写；标题、标语可以全部大写。2．分连写：词内连写，词间分写。例：“公共场所请勿吸烟”GONGGONGCHANGSUOQINGWUXIYAN以上未按《汉语拼音正词法基本规则》标注，不规范。以下标注规范：“公共场所请勿吸烟”GONGGONGCHANGSUOQINGWUXIYAN巩义市语委办2016年5月20日