e化秘书达人的会议管理

e化秘書達人的會議管理游振昌Gibson資訊平方有限公司執行總監台灣微軟資深顧問•臺灣微軟公司/中國微軟資深顧問•資訊平方有限公司執行總監•前端作業系統發表•DOS6.X、Windows3.X、Windows95Windows98WindowsCEWindowsXP•MicrosoftOffice系列上市發表會主講人•MicrosoftOffice95、97、2000、XP、2003•MicrosoftOutlook98•MicrosoftProject95、97、98、2000、2003•MicrosoftPublisher2000•MicrosoftPhotoDraw2000、V22000•MicrosoftSmallBusinessPack、MicrosoftHomePack•MicrosoftWindowsCE•MicrosoftFrontPage95、2000•VISIO2000、2002、2003•MicrosoftSharePointTeamService•MicrosoftWindowsXPfor中國(北京、上海、廣州、深圳、南京、瀋陽、成都)•MicrosoftTechNet•MicrosoftTechEd•微軟之友•MicrosoftSmallBusinessServer•Y2K說明會•電子商務•知識管理•記者營forOffice&Windows各類活動•第一屆萬人教師Office研習營教學教材負責人•T3企業內部Office97、2000、XP教學負責人•中國(北京上海廣州)T3企業種子老師訓練總教官•企業種子老師訓練CTEC中心總教官•知識管理種子老師訓練CTEC中心老師•中小企業種子老師訓練CTEC中心總教官•第一屆總統大選中大頻道程式撰寫負責人•MicrosoftOfficeMousMaster大師等級老師•中國生產力中心資訊教育組專案負責人•衛普電腦台主講人•空中大學資訊節目講師•哈佛管理顧問公司講師•天下趨勢管理顧問公司講師•為百大多家企業指定教育訓練講師•為多家電腦雜誌專欄作者•著作：•「輕鬆打造數位辦公室MicrosoftOffice2000企業升級與應用完全手冊」•知識管理叢書「21世紀智慧企業必備工具–快速建構你的數字辦公室」•知識管理與通訊交換平臺完全手冊-MicrosoftExchange與Outlook整合應用•中文MicrosoftVisio2000完全使用手冊•82法則重點快速學習專案管理Project2000•十分鐘快速體驗MicrosoftOfficeXP•中文MicrosoftVisio2002完全使用手冊•OfficeXP專家秘笈手冊•….大綱•了解會議管理的重點•了解會議管理的流程•如何善用e化工具來進行會議管理•MicrosoftOneNote的簡介•E化工具在會議文件製作上的幫助•如何運作中、大型會議於掌握會議的宗旨與目的下運作會議管理的重點設計流程(有效掌握人、事、時、地、物)執行與協調檢討與跟催會議的種類•以性質來分–例行會議、公司內部會議、經銷商會議、客戶討論會議•以人數分–2人–4人微型會議–5人–10人小型會議–50人–100人中型會議–100人–500人大型會議–500人以上超大型會議•以地址分–公司內召開–在國內召開–在國外召開會議的流程會議前議程會議時間控制會議紀錄追蹤小型會議前的準備(公司內部)•會議室的預定•茶水／講義／相關資料•相關會議設備–時鐘–白板–投影機/單槍投影機–電腦•…(準備一個CheckList可以有效掌握是否在會議前遺漏了哪些)會議室的預定可以善用Outlook行事曆分享來運作會議紀錄•XX會議•日期/時間／地點•參加人員/缺席的人/代理人/列席•相關議程與報告事項•交辦事項•討論事項•臨時動議•下次會議時間在進行會議紀錄時一般人不願意被錄音E化工具在會議紀錄上的幫助•一般人常用的方式為Word(善用[樣式]可以讓會議紀錄更具組織•但是您還有更好的選擇…數位筆記本的代名詞MicrosoftOfficeOneNote2003認識MicrosoftOneNote操作介面就好比根據不同用途用不同的記事本就好比根據不同事件主題用標籤分類認識MicrosoftOneNote操作介面就好比把同一個主題的資料夾在一起認識MicrosoftOneNote操作介面就好比每一年度用不同的記事本資料認識MicrosoftOneNote操作介面MicrosoftOfficeOneNote2003的特色快速產生筆記資料全方面整合筆記資訊與Office文件相互整合輕鬆分享與共用輕易組織、整理、搜尋與備份MicrosoftOfficeOneNote2003的特色快速產生筆記資料提供多媒體教學學習環境整合Windows環境快速開啟筆記多樣化的筆記樣式在OfficeOnline上取得更多筆記樣式MicrosoftOfficeOneNote2003的特色全方面整合筆記資訊打字、手寫並可以進行筆跡辨識結合數位錄音與錄影從掃瞄器或外部中插入圖片直接剪輯畫面補抓IE瀏覽器的網頁資料整合PocketPC&Smartphone的錄音與記事全方面整合筆記資訊打字、手寫並可以進行筆跡辨識MicrosoftOfficeOneNote2003的特色全方面整合筆記資訊結合數位錄音與錄影MicrosoftOfficeOneNote2003的特色全方面整合筆記資訊直接剪輯畫面MicrosoftOfficeOneNote2003的特色全方面整合筆記資訊補抓IE瀏覽器的網頁資料MicrosoftOfficeOneNote2003的特色全方面整合筆記資訊整合PocketPC&Smartphone的錄音與記事MicrosoftOfficeOneNote2003的特色MicrosoftOfficeOneNote2003的特色與MicrosoftOffice文件相互整合將OneNote筆記資料傳送到Word中將Office的文件資料做為圖片將Outlook的行事曆資料整合進來將Outlook的電子郵件整合到OneNote中整合Outlook的待辦工作進行工作提醒與MicrosoftOffice文件相互整合將OneNote筆記資料傳送到Word中MicrosoftOfficeOneNote2003的特色與MicrosoftOffice文件相互整合將Office的文件資料做為圖片MicrosoftOfficeOneNote2003的特色與MicrosoftOffice文件相互整合將Outlook的行事曆資料整合進來MicrosoftOfficeOneNote2003的特色與MicrosoftOffice文件相互整合將Outlook的電子郵件整合到OneNote中MicrosoftOfficeOneNote2003的特色與MicrosoftOffice文件相互整合整合Outlook的待辦工作進行工作提醒MicrosoftOfficeOneNote2003的特色MicrosoftOfficeOneNote2003的特色輕鬆分享與共用以電子郵件的方式與他人分享筆記多人線上共用編輯筆記工作輕易為筆記加上密碼輕鬆分享與共用以電子郵件的方式與他人分享筆記MicrosoftOfficeOneNote2003的特色輕鬆分享與共用多人線上共用編輯筆記工作MicrosoftOfficeOneNote2003的特色MicrosoftOfficeOneNote2003的特色輕易組織、整理、搜尋與備份輕鬆拖曳來整理所有筆記資料以筆記標籤進行工作追蹤透過全文檢索尋找相關筆記資料輕鬆備份您的筆記輕易組織、整理、搜尋與備份以筆記標籤進行工作追蹤MicrosoftOfficeOneNote2003的特色輕易組織、整理、搜尋與備份透過全文檢索尋找相關筆記資料MicrosoftOfficeOneNote2003的特色會議追蹤•需要多人傳閱的文件可以善用Word[傳閱]功能•主題會議日期負責人完成期限備註•電話追蹤雖然比較直接，但也容易得罪•用E-mail以列表的方式把已經交的列出；沒交的列出中型會議前的準備•活動時間與地點–時間的選擇:重要人物的時間?大家的想法?–場地的選擇:近一點?遠一點?依賴某個特別因素?...•確認會來的人•重要人物(長官，講師…)的邀請•簽到表／議程表／時間看板／名牌／Welcome•茶水／點心／講義／相關資料•相關會議設備–麥克風／白板／投影機／單槍投影機／電腦•…(準備一個CheckList可以有效掌握是否在會議前遺漏了哪些)會議的邀請•重要人物的日期／時間確認•活動地點(地圖)•客戶的需求–投影機？白板？錄影機？•車位／個人喜好／其他•會議的完整行程表•接待E化工具在會議邀請上的幫助•先以電話溝通再利用工具•Outlook電子郵件中的[讀取回條]•Outlook行事曆的[會議邀請]重要人物的日期／時間確認透過Outlook行事曆分享可以更快掌握他人資訊E化工具在會議文件製作上的幫助善用Publisher輕鬆製作與設計出版物中-大型會議的運作•縱使是一個經驗豐富的秘書也不一定時常規劃大型活動•請求協助是有必要的–同事或曾經做過的朋友–曾經合作過的公關公司–由參加的協會尋求協助–上網找相關資料•利用時間進度表/職責分配表來有效掌控•凡走過需要留下痕跡(工作流程的檔案管理)會議的規劃一般人的e化規劃方式:MicrosoftExcel善用Project有效規劃活動的方式•設定專案開始時間為今天•把放假日排除•規畫需要進行的有哪些工作•不清楚可以詢問以下幾種–同事或曾經做過的朋友–曾經合作過的公關公司/協會–上網找相關資料•如果有必要再進行組織•把工作之間的前後關係列出•列出哪些工作確認需要多少時間•不清楚的話用Try&Error•規劃出[要徑]•重新Try每個任務，直到此專案的完成日期符合為止