3行政公文格式

课堂回顾——文种选择•1.目前国家行政机关公文有（）种•2.市税务局向社会公布征收年度税款事项•3.四川省人民政府关于提请审议《四川省国防教育条例》（草案）•4.XX厂汇报2004年财务工作情况•1.13•2.通告•3.议案•4.报告四、公文的行文规则•联合行文的规则•抄送抄报的规则•逐级行文的规则•一文一事的规则公文拟制程序起草11.从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行2.深入调查研究，充分论证，广泛听取意见3.机关负责人应主持、指导重要公文起草。2需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅(室)进行初审。审核31.重要公文和上行文由机关主要负责人签发；2.办公厅(室)根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关定签发。签发1.行文理由充分、依据准确；2.符合法规、准确体现意图、与现行公文相衔接；3.所有涉及部门充分协商一致；4.文种正确、格式规范，人名、地名、引文、单位、标点规范；5.其它内容符合起草要求1.签发公文应签署意见、姓名、完整日期；2.圈阅或签名视为同意；3.联合行文由所有联署机关负责人会签发文办理简化办理环节登记印制核发核审批手续、内容、文种、格式。如需实质性修改要报原审批人复审发文字号、分送范围、印制份数确保质量和时效，涉密公文在符合保密要求的场所印刷对文字、格式和印刷质量进行检查后分发复核办理环节签收登记初审承办收文办理答复催办传阅清点，核对，注明时间主要信息、办理情况1.由本机关办理；2.符合行文规则，文种、格式正确；3.涉及部门已协商、会签1.阅知性公文分送；2.批办性公文提出拟办意见报领导批示或转办；3.涉及多部门的要明确主办部门；4.紧急公文明确办理时限；5.承办部门按时完成1.及时送传阅对象；2.随时掌握公文去向，控制传阅周期；3.严格传阅范围，安全保密；4.准确抄清批示；5.及时归档1.及时掌握进展；2.紧急或重要公文专人催办；3.及时记载催办情况1.书面：制发公文、印送批示件；2.口头答复联合行文的规则：•同级政府：济南市和青岛市•同级政府的各部门：林业厅和水利厅•上级政府的部门和下级政府：财政厅和青岛市•政府及其部门与同级党委、军队及其部门：省委、省府与省军区；市委办公厅和市府办公厅；•政府部门与人民团体和具有行政职能的事业单位：省广播局和省电视台；省民政厅和省残联•第十六条•同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。练习下列机关可以联合行文的有：1.林业厅水利厅2.济南市章丘市3.省委组织部和省人事厅4.教育部和山东省政府抄送抄报的规则：•抄送：向下级机关的重要行文要同时抄送（抄报）直接上级机关。•抄报：受双重领导的单位向其中一个上级机关行文时应同时抄报另一个上级机关•例如：中国人民银行对山东省人民银行行文要抄送山东省人民政府•市教委向省教委行文要同时抄报市政府•公文用纸及版面尺寸A4纸型210mm×297mm•页面设置上白边：37±1mm下白边：35±1mm左白边：28±1mm右白边：26±1mm版心:156mm×225mm•排版规格一般每页22行，每行28字，正文用三号仿宋页面版心156mm×225mm210mm297mm下白边：35±1mm上白边：37±1mm切口：26±1mm订口：28±1mm公文版式组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。1.眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项。2.主体部分包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等项。3.版记包括主题词、抄送单位、印发机关和印发时间等项。五、公文的书面格式（一）眉首（文件头）•“红头文件”红色间隔线以上部分内容，就是眉首（文头）部分。包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等内容，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号（一般简称“份号”）。•0001机密★一年急件XXXXX文件XXX发〔2003〕3号签发人：XX1、发文机关标识:文件名称2、发文字号：是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的顺序号。3、秘密等级(密级)★保密期限4、紧急程度(急度)：指送达和办理公文时限要求。5、公文份数序号(份号)：是标记一份具体文件在该文件总印发数中的实际编号。一般文件不印份号，绝密、机密公文要印份数序号，按号登记分发给收件人。1、发文机关标识•由发文机关全称或规范化简称+文件山东省人民政府文件国务院文件山东经济学院文件2、发文字号•发文机关代字+年份+序号•如:•国发〔2005〕21号•鲁政发〔2003〕3号•鲁经院〔2001〕6号•3.秘密等级：标明公文内容涉及国家秘密的程度与传递处理要求，写在文件头右上角。•有：秘密、机密、绝密三个等级•4.紧急程度：表示公文处理的时限，写在右上角密级之下•有：急件、特急两类•5.印数编号：说明文件的编号，便于文件登记、查询和存档，写于文件头左上角•如00005-说明此文件属于总印数的第5份•6.签发人：上报公文必须有签发人，位于发文字号同一行，居右侧•7.横隔线：将文件头与文件主体分开6、签发人•上报的公文应当在首页注明签发人姓名。•“签发人”是指批准发出公文的机关领导人。00001机密★一年紧急XXXX学院文件签发人：XXXXXXXXX字〔2003〕3号XXXXXXXXXX学院关于举行阅兵式的请示×××××××××××××××××××。XXXXXXXXX2012年X月X日(二)主体红色间隔线以下，主题词（不含）以上部分，为主体部分。1、标题2、主送机关3、正文：4、附件：5、成文日期6、印章7、附注XXXX学院关于举行阅兵式的请示省公安厅：为提高学生军事化管理意识和集体意识，增强纪律性，经我校慎重研究，拟定于×月××日在我校运动场举行阅兵式，……（略）附件：1．阅兵计划2．运动场改建方案二00×年×月×日（联系人：办公室××，电话：×××）主题词：管理学生阅兵式请示抄送：省政法委、省教育厅。贵州警官职业学院办公室200×年×月××日印发—1—1、标题的制作完整式标题：发文机关＋事由＋文种国务院关于加强水土保持工作的通知不完整式标题：事由＋文种：关于举行阅兵式的通知发文机关＋文种：中华人民共和国主席令仅用文种：主要是公告性的公文，泛行文：公告标题写作之一•公文标题，是公文主旨及内容的高度概括。字体略大于正文。•位置：间隔横线下方适中位置。•组成：包括“发文机关+事由+文种”三要素。形式有：•1．规范式：三部分，即“发文机关＋事由＋文种”――用于重要、庄重的公务。（下方可有时间（如决定），这时无主送机关和落款）标题写作之二•2．灵活式：•（1）两部分：•一是“发文机关＋文种”。•以上标题下面可加题注（用以注明法规性公文、经会议讨论通过的公文或重大的、周知的公文产生的法定程序和时间）。带发文机关的标题下面如写题注，则须用圆括号。（这里要特别注意：一是不再写主送机关，二是文后不再写发文机关及发文时间。）•二是“事由＋文种”。标题写作之三•三是“转发+始发机关及原通知标题”（如《转发国务院关于费改税的通知》）或者“转发+始发机关及原文件标题+通知”（如《转发国务院关于费改税的决定的通知》）。•（2）一部分：只有“文种”。常常是不大重要的公务，带周知性。•书写：移行时词或词组要完整，不要硬性拆开跨行排列；单行或多行都要居中排列，匀称美观。练习人民银行某县支行打算上一套办公自动化设备向上级申请资金。中国人民银行某县支行关于申请购置办公自动化设备经费的请示2、主送机关是公文的主要受理单位，它的位置在正文左上方顶格排列，因此有人叫“抬头”，名称后用冒号。有多个主送机关时，按重要性依次排列，每个机关间用顿号或者逗号隔开。上行文：只有一个主送机关平行文：一般都有，且可以多个下行文：针对性强的发批复、指示性通知应有主送机关，收文对象无法限定的则没有。3、正文写作之一正文包括原由、事项和结尾三部分。一、原由一是依据，有以下几种情况：（1）情况式：常用“目前……”之类时间状语；简介人物及事迹。（2）文件式：常用“根据……”；往往是一句话。（3）意义式：议论方式；常用“是……”。（4）作用式：常用“将使……”。二是目的：常用“为……”。原由部分可省略，或只省略依据、目的之一。要求：1、准确简要概括公文主要内容，符合语法规范；2、标题的排列居中，字数较多需要转行时，要注意排列美观；最好不要将一个结构紧密完整的词或者词组拆开；3、除引用法规、文件等名称外，标题一般不用标点符号。教育部财政部关于印发《XXX》的通知•常用的行政公文开头方法有：（1）目的式，常用“为”、“为了”等介词开端；（2）根据式，常用“根据”、“遵照”、“按照”等词语开头；（3）原因式，先讲明公文撰写原因，然后分别加以论述。正文写作之二•二、事项•内容少的一句或一段话，内容多而重要的分条列项。内容特别多的要用小标题。如政府工作报告，一般都分为几部分，用小标题表示层义。•这部分是中心，有两种结构供选择使用：•（1）并列式。最为常见。公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务。前后排列要重轻有序，但是次序可以调整。甚至能够省略某一部分。如报告中几方面情况，请示中几条要求，法规中的几项规定等。这种方法的好处是概括面广，条理性强。正文写作之三•段落中同样常常采用并列式构成，常用分号（；）、句号或序码表示。•自此起常常运用序码。《办法》第28条第4项规定了序数的层次顺序：第一层，用汉字的一二三四……每个序数后用顿号（占一格）。有时不用顿号。序号作为小标题时，在序号小标题间空一格即可。第二层，用半圆括号的汉字（一）（二）（三）（四）……后面不加标点。第三层，用阿拉伯字1234……第四层，用半圆括号阿拉伯字（1）（2）（3）（4）……四层序码的顺序是一、（一）、1、（1），不能颠倒，也不能混用。还可以用第一、第二、第三。不重要的内容分项，可用分段式，或者分号式（；），也可用句子式并列起来。正文写作之四•（2）递进式。公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。•在一篇公文中，两种结构方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。正文写作之五•三、结尾，常见有：总结式、强调式、请求式，另有呼应式和说明式•（1）专用语，一般行政公文文种都有，如“请予批准”、“特此通知”等。•（2）希望、号召类。至少一段。•有的公文没有结尾。•结尾方法主要有：（1）总结式，概括全文；（2）强调式，突出强调全文主旨；（3）请求式，请示、意见等一般用请求式结尾，如“当否，请批示”、“以上意见如无不妥，请批转有关部门执行。”4、附件是指随公文一并发出的其他公文或材料，附件与正文有同等效力。常见的附件有两种形式：一是正文只起批准、发布、印发、转发、批转作用，其内容很短，公文的主要内容是附件。与公文正件具有同等效用二是只是补充说明正文某一方面内容的事件、图表、统计数字等。仅供参考不具执行效用×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××××2.×××××××二〇一二年五月二日注：如有序号用阿拉伯数码，如附件：1.XXXXXX附件名称后不用标点符号附件应与正文一起装订，并在左上角第一行顶格标识“附件”（和序号），序号和名称应前后一致。5、成文日期是公文形成与生效的时间标识。如何确定公文成文日期：签发的公文以负责人签发的日期为准联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准会议通过的公文以会议通过的日期为准需上级机关或立法机关批准的以批准日期为准电报发出的公文以发出的日期为准一般公文以印发日期为准位于行文机关之下右