第三章入职管理

入职管理1第三章入职管理一、目的：规范新员工报到手续办理流程，审核新员工资料，确保资料的齐全、真实。二、范围：适用于所有新员工的入职管理。第一节入职办理流程一、报到前准备工作（一）《进人报告》审批完毕后，人事部门通知录用员工到人事部门领取《录用通知书》，告知报到日期和要求。（二）人事部门提前通知新员工报到部门，相关部门做好迎接新员工的准备。（三）新员工报到资料的准备员工入职前应做好相应的准备工作，需事先将《进人报告》、面试资料及员工《录用通知书》、空白《入职资料审核表》1份、《员工登记表》1份、《劳动合同》2份、《承诺书》1份、《工作考核日志》1份、《员工手册》1份、工号牌（芯）放入新员工档案袋中，以提高入职手续办理效率，减少失误。（四）新员工报到时携带下列资料1、《录用通知书》原件；2、身份证原件及复印件二份；3、学历证书原件及复印件一份；4、其它相关证件原件及复印件一份；5、户口簿原件或由当地派出所出具的户口证明原件及复印件一份；6、《政审函》；7、与原单位解除劳动关系证明原件或离职证明原件一份；8、指定医院体检合格证明或健康证原件一份；9、就（失）业证或劳动手册；10、近期免冠一寸红底彩照四张；11、社会保险关系转移单（或个人缴费卡、折）；12、《经济担保书》。二、人事部门办理报到手续流程：（一）向新入职员工表示欢迎；入职管理2（二）各项入职资料核对1、查验身份证原件，重点在姓名、身份证号是否与职位申请表相符，如身份证有可疑之处（如有手写、照片模糊、字迹不清、颜色不正等），暂停办理，给发证机关打电话询问，待确定无误之后，再予办理；2、查验学历证书原件，如新员工为大专以上学历毕业，则登录网站，查验其毕业证书的真实性；如为大专以下学历，查看其毕业证书是否有可疑之处，如有，即暂停办理，打电话至其毕业学校询问，待确定无误之后，再予办理；3、查验户口簿或户口证明、政审函、身份证，户籍地址是否一致；4、查验解除劳动关系证明或离职证明，证明上是否为原单位公章或人事章，出具离职证明单位是否与《职位申请表》上最后工作单位一致，是否完全与原单位已彻底解除关系，所有写有“长期病假”、“因事请假”、“停薪留职”等，均视为不符合要求。如发现有可疑之处，需有合理解释，否则不予办理手续；5、查验体检证明，如体检证明新员工身体状况是否良好，如为传染病携带者及其它重大疾病者一律不得录用；6、查验经济担保书中担保人身份、盖章是否有效；7、上述资料缺少任何一份，都不予报到。如通知报到时间较紧或其它确实原因，不能提供相关证件，经人事部门负责人批准，可以提前报到，但须发出《人事资料缺档通告书》，要求其在一周之内将相关资料交到人力资源部，否则予以停职，停职期间工资不发；8、查验上述1-6项资料合格后，发放《员工登记表》、《劳动合同》、、《竞业承诺书》、、《驾驶员安全行车责任约定书》（驾驶员专用），要求新员工审阅完毕后，填写和签字确认，如新员工表示不签或需考虑再签，不予办理报到；9、新开公司员工报到时除第8项资料外，还需签订《培训协议》。对于新开公司报到人员先签订大区所在公司备案通过的合同，如新开公司当地劳动部门备案通过的文本与大区所在公司的文本存在差异，需对前期已签订的合同进行变更，重新签订当地文本，合同开始日期为员工入职日期。如尚未设立大区，签订总部合同文本；10、第8项资料填写和签字无误后，向新员工发放非接触式感应卡（工号牌、考勤卡合用）或考勤卡和工号牌、《员工手册》、《考核日志》、《试用通知书》，开具《服装收据》；11、新员工凭《服装收据》和《试用通知书》到行政部领取工作服、餐券，凭《试用通知书》到部门报到；12、未来报到的，人事部门需电话询问原因，整理《未报到员工分析报表》，反馈给负责招聘的人员。入职管理3第二节工号牌管理一、工号牌种类和适用范围1、纸制工号牌：用于工人、厂家促销员、新开公司培训学员、实习生。2、非接触式感应工号牌（电子）：用于除上述以外的其他正式员工。二、工号牌管理1、人事部在新员工入职当日发放工号牌，工号牌上的姓名、部门、职务、工号栏一律电脑打印。新员工在未定岗前，职务栏可暂空缺，待转正定岗后，再予以打印。2、如为发放非接触式感应卡，则应当日将数据录入考勤系统中。3、工号牌上照片一律为一寸红底免冠正面照片。4、员工离职后，原工号保留三个月。5、电子工号牌标签字体规定：（1）字体一律为宋体；（2）字号，除“姓名”用12号外，其余为10号；三、工号编制规则（一）工号在员工档案管理、人员管理中起着重要作用，人事系统、考勤系统中工号作为唯一标识来识别人事数据，充分反应员工基本信息。（二）编制工号的规则如下：1、正式员工：区号（3位数）+所属体系代码（2位数）+序号（4位数），共九位数。（1）当地区号为3位数字。如南京区号为025，则选取025；如杭州区号为0571，则先取后3位571；（2）体系代码如下：体系代码体系代码总监办体系01客户服务体系09营销体系02连锁店管理体系10财务体系03连锁发展体系11人力资源体系04连锁店体系12市场策划体系05信息系统体系13结算体系06行政物业体系14配送体系07团购体系15售后服务体系08办公室体系16（3）工号序号为4位数，从0001开始，下同；入职管理4（4）为与苏皖地区员工区别，总部员工编号中的区域码规定为“000”而非“025”，且总裁（监、经）办、审计办、战略规划部、集团办、党委等部门均记为办公室体系。举例：浙江公司人力资源体系员工编号为：571040001；总部连锁发展体系员工编号为：000110001。2、厂家促销员：“C”+当地区号（3位数）+序号（4位数）举例：南京公司厂家促销员编号为：C0250001。3、工人：按照《工人管理手册》编制。4、所有员工的工号必须唯一，永恒不变、不重复，即使跨公司、跨体系调动工号也不得改变。入职管理5第三节人事协议及相关表格的规范要求一、人事协议及相关规范要求（一）《录用通知书》1、适用范围：新报到员工。2、要求：进人报告批复后，通知被录用员工到人事部门领取，并签字确认，报到时凭《录用通知书》原件办理手续。（二）《政审函》1、适用范围：新报到员工。2、要求：进人报告批复后，被录用员工到人事部门领取《录用通知》时，一并领取《政审函》，新员工在办理报到时必须提供《政审函》，不能提供的，不予办理报到手续。（三）《经济担保书》1、适用范围：子公司第一负责人、各级负责人秘书、营销岗位、财务岗位、结算和商务岗位、行政物品采购和保管岗位、连锁店店长、连锁店督导、连锁店柜长、连锁店内勤、收银岗位、保安岗位、驾驶员岗位、仓库保管岗位。2、经济担保人资格要求：父母、兄弟姐妹、亲朋好友、同事。3、担保方式：（1）《经济担保书》上盖担保人单位有效公章（单位公章、办公室或劳资或人事部门公章）。（2）如担保单位不愿在《经济担保书》上加盖公章的，可由担保人提供在职证明，证明内容包括担保人身份证号码、性别、劳动合同起止日期，并由单位加盖公章。（3）经济担保人如是公司内同事，担保人须携带本人身份证原件、户口簿原件，与被担保人一起到人事部门，由人事部门确认身份证、户口簿真实性后，在人事部门监督下，担保人和被担保人共同在《经济担保书》上签字。4、担保注意事项：（1）以上担保方式担保人必须提供身份证复印件、户口簿复印件，夫妻间不可担保。（2）采用同事担保方式的：同一体系内人员不可相互担保；员工间不可两人进行相互担保或多人进行循环担保；每个员工只能为一位同事进行担保，不可同时担保两人；（3）各人事部门需每年定期对经济担保书进行调查，如担保人工作单位、联系方式、地址变更，被担保人需重新办理经济担保书。（四）《员工登记表》1、适用范围：所有员工。入职管理62、要求：新员工报到时填写《员工登记表》，签字确认对所填写内容的真实性负责，如查实隐瞒或造假，立即予以辞退。《员工登记表》每两年更新一次，各公司根据公司开业时间自行组织。（五）《劳动合同书》1、适用范围：所有员工。2、要求：新员工报到之日起签订集团统一制定的《劳动合同书》，《劳动合同书》的试用期限、合同年限、违约金根据级别设定。对于劳动关系在原单位的，员工必须提供相关证明原件后，才可以签订《劳动合同书》。合同文本见第四章《劳动合同管理》中合同文本。（六）《承诺书》1、适用范围：管理岗位员工。2、要求：管理岗位员工报到之日起签署《承诺书》，《承诺书》中的年限和违约金根据级别设定。员工签订《承诺书》时一律不得签属日期，签订日期一律无效，需重新签订。具体文本见第四章《劳动合同管理》中《承诺书》文本。（七）《驾驶员安全行车责任约定书》1、适用范围：驾驶员岗位员工。2、要求：驾驶员岗位的新员工报到之日起签订《驾驶员安全行车责任约定书》。（八）《培训协议》1、适用范围：新开公司新报到员工。2、要求：报到之日起签订。（九）《试用通知书》1、适用范围：集团新报到员工。2、要求：《试用通知书》明确试用部门、试用岗位，新员工凭《试用通知书》到部门报到，部门15天内反馈试用意见。（十）《人事资料缺档通告书》1、适用范围：所有员工。2、要求：新员工经特批，报到时资料不完整，须一周内将资料提供，逾期停职处理，停职期间工资不发。二、人事相关表格（一）《未报到员工分析报表》1、适用范围：未报到人员。2、要求：每周统计未报到人员情况，反馈给招聘人员做分析备案。入职管理7（二）《入职资料审核表》对于新入职员工必须对入职资料进行审核，根据审核情况填写《入职资料审核表》，并将《入职资料审核表》存入员工档案，具体审核要点如下：1、身份证（1）查看姓名、身份证号码是否有手写、字迹不清、颜色不正或照片模糊等情况；（2）根据统筹转移单、《政审函》、户口簿等资料进行核对。2、学历证书（1）查看是否有字迹不清、颜色不正或发证机关盖章模糊等情况；（2）大专以上学历毕业，可登录网站，查验其毕业证书的真实性;（3）根据户口簿核对学历情况。3、原单位离职证明的审核要求（1）离职证明上是否为原单位公章或人事章；（2）出具证明单位是否与《职位申请表》上最后工作单位一致；（3）是否与原单位完全解除劳动关系，如离职证明上写有“长期病假”、“因事请假”、“停薪留职”等字样均视为不符合要求；4、体检证明审核要求（1）是否在指定医院体检；（2）体检项目是否齐全；（3）体检结果是否正常，是否有传染性疾病。5、《经济担保书》的审核要求（1）查看单位盖章是否有效；（2）根据担保书上提供的电话号码与担保人确认担保事宜；（3）至电担保人单位确认担保人是否为该单位员工。三、相关注意事项入职手续办理后，需及时将统筹、公积金等资料转与办理统筹、公积金人员，及时为员工办理统筹、公积金，并于2天内在无忧系统中录入新员工资料。入职管理8附件1、《录用通知书》附件2、《招聘拟录用人员政审函》附件3、《经济担保书》附件4、《员工登记表》附件5、《驾驶员安全行车责任约定书》附件6、《培训协议（新开连锁店）》附件7、《试用通知》附件8、《人事资料缺档确认书》附件9、《未报到员工分析报表》附件10：《入职资料审核表》