文员电脑基本知识培训

文员电脑基础知识培训人力资源部主讲人：主要内容一、Excel制作表格基本操作二、Word的基本应用一、Excel制作表格基本操作1如何设置页面、页眉/页脚2制作表格3单元格合并4如何调整行高及列宽1.如何设置页面、页眉/页脚打开excel表格点击“文件”选择“页面设置”点击“页面”可以设置纸张的方向点击“页边距”可以设置纸张上下左右的宽度如果需要设置页眉/页脚点击自定义页眉/页脚自己设置内容（见图）2.制作表格（1）输入内容后添加边框，选中所填写的内容，例如：（2）在选中填写的内容后点击鼠标右键，点击设置单元格格式，例如选中外边框及内部，点击确定，设置边框后的效果如下3.单元格合并（1）把要合并的格子选中，点击鼠标左键不要放开选中，见图（2）点击合并及居中的按钮，见图4.如何调整行高及列宽（1）调整行高（水平），在左侧数字部位点击鼠标左键不要放开拖拽所要调整的行，点击鼠标右键选择“行高”，输入要设置行高的数值，点击确定，有的行需要单独调整，直接拉拽就可以，见图设置完成后的效果（2）调整列宽（垂直），在最上侧字母部位点击鼠标左键不要放开拖拽所要调整的列，点击鼠标右键选择“列宽”，输入要设置列宽的数值，点击确定，有的列需要单独调整，直接拉拽就可以，见图设置后的效果图二、Word的基本应用1更快速的“全部保存”2Word斜线表头3插入水印4找回丢失的Word文件5活用WORD的特殊字符替换功能6妙用F8键7复制任意文本块1.更快速的“全部保存”如果打开的WORD文档比较多，在Word中想保存多篇打开的文档，可以按住Shift键，选择“文件”菜单中的“全部保存”即可；也可以按住Shift键，然后鼠标单击常用工具栏上的“保存”按钮，这时“保存”按钮的图标就变成“全部保存”的图标，松开鼠标，即保存完毕。2.Word斜线表头将插入点定位在单元格中。然后执行“表格”菜单的“绘制斜线表头”命令，当出现对话框后，选择“表头样式”（共有5种可选择），分别填入“行标题”（右上角的项目）、“列标题”（左下角的项目）和“数据标题”（中间格的项目）以及“字体大小”等，最后按确定退出。删除斜线表头的方法是，单击要删除的斜线表头，当周围出现选定标记时，按[Del]键即可删除该斜线表头。3.插入水印要想在Word的文档中添加自己喜欢的“水印”，只要双击“格式”菜单，选择“背景”命令，再选择“水印”，出现关于“水印”的设置拦，你可以在“文字”栏里写入自己喜欢的文字（公司名称等）即可。一般在“颜色”栏里选择“灰色”。4.找回丢失的Word文件单击“打开”按钮，选“文件类型”框中的“所有文件”选项。在文件夹列表中，双击含有打开备份文件的文件夹。单击“视图”按钮。在“名称”栏中，文件名显示为“XX备份”，在“类型”框中，文件的类型显示为“microsoftword备份文件档”。找到该文件并双击。则打开该文件。（要找会丢失文件的前提是，必须在word中设置成“保留备份”，并且文件已经保留了备份。）5.活用WORD的特殊字符替换功能将插入点定位在单元格中。然后执行“表格”菜单的“绘制斜线表头”命令，当出现对话框后，选择“表头样式”（共有5种可选择），分别填入“行标题”（右上角的项目）、“列标题”（左下角的项目）和“数据标题”（中间格的项目）以及“字体大小”等，最后按确定退出。删除斜线表头的方法是，单击要删除的斜线表头，当周围出现选定标记时，按[Del]键即可删除该斜线表头。6.妙用F8键按下F8后Word将处于“扩展”模式，如果想脱离这种模式，只要按一下键盘左上方的Esc键就可以了。下面我们来实际操作一下，以跨页选取文章段落为例，我们一般都会按住鼠标左键不放，直接往下拖曳选取，不过往往一不小心就会超出文章范围，利用这个技巧可以让你的选取更精确方便：1.首先将鼠标移到选取范围的起点，按一下键，窗口下方会显示“扩展”字样。2.然后再指定段落结束的地方，就可以选取整段内文了。3.在欲结束的地方按一下鼠标左键，整个段落就会成反白显示，你可以执行复制、剪切等动作。7.复制任意文本块有些时候我们在使用Word时，需要把其中的某一块文字或图形移到其它地方，这时使用Word的区域移动功能将显得十分轻松。具体方法是：首先将光标定位到需要移动的文本块的左上角，然后同时按住Shift和Alt键，再将光标移到文本块的右下角结尾处，这时两点之间的文本块就会被选中，点击鼠标右键，选中“复制”，找到你要复制到的目标位置，点击右键，选择“粘贴”即可。WORD快捷键打印预览Ctrl+Alt+I创建上下标Ctrl+=（Ctrl+Shift+=）使字符变为粗体Ctrl+B使字符变为斜体Ctrl+I为字符添加下划线Ctrl+U缩小字号Ctrl+Shift+增大字号Ctrl+Shift+WORD快捷键删除段落格式Ctrl+Q全选Ctrl+A复制所选文本或对象Ctrl+C剪切所选文本或对象Ctrl+X粘贴文本或对象Ctrl+V撤消上一操作Ctrl+Z重复上一操作Ctrl+Y