合同管理制度(修订)

1合同管理制度(修订版)文件号JW-OP-SJ-02可阅范围全体员工编制张荣梅审批折霜炯批准王文治共页第1页日期2012-8-2日期2012-8-2日期2012-8-2生效日期2012-8-2更改记录标记处数更改单编号更改人更改日期更改记录标记处数更改单编号更改人更改日期修订张荣梅2012-8-21.目的为规范合同的管理，防范与控制合同风险，做到管理有规章，签约有约束，履行有检查，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及有关法律法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。2.适用范围本制度适用于金威建设集团公司、各区域所属各项目部、分（子）公司及亿利商用置业公司、北京世洋商贸公司、亿利大物流公司签订和履行的所有合同。3.合同签订范围及报送除差旅费、招待费及其他特殊支出明确规定可不签订合同外，金威集团及各项目部对外发生的5万元（含）以上的经济业务必须签订书面合同，律师在所有合同的正文本每页上都要审核签字。金威集团各职能部门、各区域公司、各项目部、分子公司及其部室必须执行合同管理制度，不得以任何名义私自对外签订合同。合同经办人必须确保每一份合同有3份原件，报送集团人力行政部（先由审计法务部收集统一交总档案管理）一份，项目部一份（财务科）、对方一份，其他部门如需查阅电子版合同，可直接在OA里查阅。4.合同草拟程序4.1在合同范本范围内的合同：先由发起单位合同经办人负责和招标负责人对接，把所有与该项招标业务有关的资料及审批后的定标报告进行收集整理（与招标负责人要有对接手续，并签字确认），并收集整理合同洽谈中澄清的有关资料和技术方面的有关要求。按照合同范本里划线部分需填写的内容填在合同业务关键条款审批表中（不要在合同模板上直接填写，而是填写在固化的合同业务关键条款审批表上），包括合同标准附件的填写，经区域级审批后转发给律师，由律师套用相对应的合同模板(合同模板任何人不允许修改)，经签字加密后反馈于发起单位经办人按合同业务流程进行发起审批。4.2不在合同范本内的合同：由发起单位草拟合同并完善合同里的内容，发审计法务部律师审核签字加密并反馈于发起单位按合同业务流程发起审批。4.3如需对范本固有内容进行实质性变更，需书面申请，经总经理批准后方可修改。5.合同经办人发起审批流程的规定5.1按规定的合同类别和权限发起审批会签表。5.2发起流程时必须关联的文档及标准附件资料如下：5.2.1律师审核签字的合同文本。5.2.2中标人的投标文件和审批后的定标报告。5.2.3、工程量报价清单或材料、设备报价明细表（费率合同的除外）。5.2.4、合同洽谈中澄清的有关资料和技术方面的有关要求。5.2.5、合同模板里规定的其他合同标准附件。6.合同的类别及审批权限会签流程(后附合同类别及审批权限划分表，完全按照成本控制部下发的“招标管理审批权限”执行)。26.1非经营性合同：不论金额大小全部由总经理审核，董事长审批。非经营性合同鉴定范围：融资合同（贷款类合同、担保合同、保证合同、抵押合同、质押合同、保函、银行的按揭合作合同等）；股权性投资合同（发起人协议、合资、合作合同、合作公司章程等）；股权转让、企业重组、企业改制合同；公司章程；资产转让、处置、资产重组合同；公司资本运作相关合同；股权变动合同(含金威本部及各公司股权变动合同、工商文件等)；项目合同(含意向书、框架合同、招商合同、项目发展合同、项目收购合同、挂牌公告、挂牌文件等)；土地合同(含土地出让合同及其补充协议等)；捐赠合同；固定资产购置和处置；与政府或政府指定单位签订的合同等。说明：由发起单位负责人申请—区域公司总经理审核—律师审核---集团财务总监审核—总经理审核—董事长审批；500万元以上报亿利资源集团相关部门及相关领导审批。6.2.对于不涉及金额的合同，由律师负责审核，最终总经理审批。7、合同流程审核（审批）人员的程序和要求（参与审核的人员必须认真审核并批示意见）合同发起人在发起人附言中必须发表意见－财务科长、项目(公司)经理（并发）审核意见－区域财务管理部、工程部、招标负责人（只对区域招标范围内的审核）、成本控制部、相关对口专业部门（营销物业部、设计部）（并发）审核意见－区域分管副总经理审核意见－区域总经理审核意见－金威集团财务管理部、集团招标负责人（对集团招标范围内的审核）、成本控制部、总管理部、相关对口专业部门（规划设计院、品牌营销部、发展部）、审计法务部（并发）审核意见－总经理审批－董事长审批。8、合同管理和流程审核的职责划分8.1．合同经办人员的职责：8.1.1负责和招标负责人对接，把所有与该项招标业务有关的资料及审批后的定标报告进行收集整理（与招标负责人要有对接手续，并签字确认）；收集整理合同洽谈中澄清的有关资料和技术方面的有关要求；根据上述资料进行填制关键业务流程审批表，相关人员审批后发律师套用合同模板并发起合同审批流程。8.1.2负责草拟不在合同范本里的合同并完善合同里的内容，发审计法务部律师审核签字并发起合同审批流程。8.1.3全程参与招标工作和合同的洽谈工作。8.1.4负责审核对方单位是否具有法人资格，是否具有有效的企业法人营业执照、建筑业企业资质证书、施工许可证、施工收费标准证书、安全资格证书、劳务队伍资格证书，工商登记是否正常、有无经营权、有无履约能力及其资信情况，对方签约人是不是法定代表人或法人委托人及其代理权限等情况，签订合同的法定代表人身份证明或法人授权委托书。8.1.5负责根据各审核人的意见修改合同，督促跟进合同的签订和盖章。建立合同管理台帐，及时给项目经理和审计法务部反馈合同的签订、履行及异常情况。8.1.6负责合同档案资料管理，从项目前期拿地到最后完工验收结算质保期满为止的所有合同的档案管理及整体合同资料的交付工作。8.1.7合同经办人的编制纳入成本控制部垂直管理。8.2合同签订人的职责(合同签订人必须是负责该项目的负责人)：8.2.1负责审核与招标有关的所有附件资料；审核合同洽谈中澄清的所有资料；审核合同中的主要条款（商务方面和技术方面）；审核合同审批流程的审批手续；审核有无授权委托书；最后负责合同的签订。8.2.2负责合同的洽谈工作，全程参与招标工作。8.2.3项目负责人（或签订人）为该项合同管理和履行的第一责任人，为整个合同的审核、签订、履行、验收、结算、付款（包括质保金的支付）负全部责任，并组织管理人员完善该项目合同管理的全过程工作，如合同审核、签订、履行、验收、结算、付款等台帐的管理和档案的管理。8.2.4负责除执行集团总管理部制定的验收管理制度之外，同时组织管理人员制定本项目的具体验收实施细3则，如：内部验收组成人员，细化并完善内部验收管理制度。8.3成本控制部职责：8.3.1区域成本部为合同管理的主要责任人，要建立台帐管理，对合同的履行及时跟进、督促，审核合同的完成量和完工结算。8.3.2集团成本控制部为合同整体管控的责任人，对合同的管理负有连带责任。8.3.3集团和区域成本控制部对经营性合同进行审核，对生产类合同中涉及工程造价的条款进行审核、并对合同跟进、检查，负责对合同执行情况进行反馈于分管领导。主要审核合同标的、计价方式、计量方式是否明确；计价依据、结算原则及方式是否完备、合理；合同价款调整的适用条件是否明确；合同中的数量、质量是否符合有关规定和公司要求；是否有保修条款；合同的履行期限、地点和方式是否确定；招投标类合同的内容与乙方投标确认的价格和原则是否统一。8.4财务管理部职责：8.4.1项目部财务为合同管理的主要责任人，要建立台帐管理，对合同的履行及时跟进、督促。8.4.2项目部财务为合同履约保证金收取的责任部门，收取标准按照成本控制部制定的“开标、评标、定标管理细则”中第六条规定的执行。投标保证金可以转为履约保证金，不足部分在第一次拔付进度款时扣回，财务出具保证金收据，施工单位出具收到进度款收据。8.4.3项目部财务人员严格按照集团公司的付款审批流程付款，同时要对照合同认真审核合同总价款、成本控制部审核的完成量（或内部验收组人员签字的验收单）、按合同比例计算应付款和已付款，全部核实清楚后支付。8.4.4区域财务部为合同管理、审核的责任人，对区域内合同的签订、履行、验收、结算、付款跟进、督促、检查。8.4.5集团财务部为合同整体管控的责任人，对合同的管理负有连带责任。8.4.6项目、区域、集团财务对合同进行审核、跟进、检查，将跟进执行情况反馈分管领导。并从财务资金角度出发，就所有合同中涉及的付款期限、付款方式、合同金额的核对、发票的处理、税费的筹划等提出意见。8.5总管理部职责：8.5.1区域工程部负责组织对内、对外的验收工作。8.5.2区域工程部和集团总管理部对生产类合同的工程关键进度、安全、现场、质量验收标准、施工组织方案、保修及对形成合同全过程资料（如招投标等）、流程进行审核，并将跟进执行情况反馈于分管领导，同时对合同进行抽查。8.6规划设计院职责：对公司所有规划、设计类合同进行审核，对设计类合同的技术条件和要求负责。主要审核合同中技术规范、主要技术要求、技术参数是否符合设计要求，建造标准与公司审批结果是否一致在此基础上提出合理、优化建议，跟进设计合同的执行情况，并将跟进执行情况反馈于分管领导。8.7品牌营销部职责：对公司所有营销、策划类合同进行审核，并将跟进执行情况反馈于分管领导。8.8审计法务部职责：对集团内所有合同进行不定期督查，并审核合同的风险条款、法律条款及总体合同条款。负责从法律的角度审查合同，提出审核意见或法律风险提示意见，负责重要合同的草拟；审计法务部律师根据各部门最终审核意见进行核对后盖章，同时登记合同签订台帐，并报送人力行政部存档管理。8.9人力行政部职责：负责最终纸质版合同文件的归档管理。审计法务部将所有合同原件（包括合同审批单、定标报告、合同4原件及附件资料），按季度移交人力行政部归总档案室管理。9、合同签订、盖章的管理：9.1从合同对方收到中标通知书之日起7个工作日内必须签订正式的合同（发中标通知书之前要求施工单位必须到现场看过），没有中标通知书的原则不允许签订合同。如是比价或申请的合同，从正式通知之日起7个工作日内签订正式的合同。如在规定的期限内没有签订正式合同的视为放弃，另选合作方。签订完的合同在15个工作日内盖章并交回审计法务部一份，否则下次不予盖章。9.2合同经办人在盖章之前须提供与原件核对无误的各类证照复印件（营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证等）。9.3如董事长或总经理、地区总经理授权他人签订合同的，必须有授权委托书，每年年初办理一次性授权，受委托人在委托权限内签订合同。如果受委托人变更，应及时重新办理授权委托同时注销以前的授权委托书。9.4盖章前需检查附件资料是否齐全，齐全方可盖章，签订时间是否填写等。9.5合同当事人公司名称与印章是否一致。9.6合同审批会签表是否已签批完整(合同审批会签表没有签批完整的，律师没有在合同原件上签字（加密）的，一律不给予盖章。9.7如双方不能同时加盖印章，应将签约文本交由对方先盖章，再由我方盖章。合同签章页必须含有正文内容，不得单独成页。合同文本(含附件)超过两页(含两页)的，必须“骑缝”盖章，确保每页均有印痕。注：（我方盖章后由经办人负责最长不超过10个工作日把办理完毕的合同原件交给审计法务部律师一份，否则律师下一份合同不予盖章）。9.8律师应复核“合同审批会签表”后在合同上加盖印章。填写合同盖章登记表，记录合同名称、对方名称、签订时间、盖章份数等。9.9金威集团的合同专用章由审计法务部律师管理，所有合同由合同印章管理人统一编号管理。公司的空白合同、授权委托书也由专人管理，业务人员不得随带合同专用章或已盖章的空白授权委托书和空白合同出差。所有加盖印章的材料必须是内容明确并确定。合同签章后，印章保管人将合同统一归档。10.合同的履行、验收、结算、付款、跟进的管理(已在上述职责中划分明确，以下做几点补充)。10.1有关合同履行中的书面签证、来往信函、文书、电报等均为合同的组成部分，合同经办人员应及时整理、妥善保管。10.2对合