施工企业物资账务管理

施工企业物资管理李云超讲座分三个部分第一部分、物资管理的方法；第二部分、物资验收管理办法（板材、型钢部分）；第三部分、施工现场物资发放的原则。开篇语多年在服务的过程中，发现很多仓库保管员在账务处理上不得要领，错误百出，给财务和成本核算工作造成很多不便，甚至造成了项目核算工作严重失真，削弱了企业的即时控制能力,为此，我特总结了这个小册子，供大家参考；其虽无学院教材严谨，但从使用来看，还是简易便捷的，希望大家多提宝贵意见。第一、物资管理概述从实际管理来讲，物资管理工作是一项具备一定综合性和复杂性的基础工作，其实务操作属于供应和生产监督的内容，帐务处理属于成本管理和财务监督的内容，因此其任职人员应具备一定的实践经验和专业知识。物资管理的作用和任务物资管理是指对所有的设备、材料的收、储、管、发、帐、信息管理的总称；施工物资管理有宏观的以公司总仓为基础和具体以项目部现场仓库管理两大类，但工作性质大同小异。现在仓库管理不是简单的材料存放，而是物资从流通领域进入企业的“监督关”，投入施工生产消费领域的“控制关”，储存过程是保证质量、数量、完整无缺、无损、资料齐全的“监护关”：成本核算的“审计关”；信息反馈的“流通状态关和产品质检关”。物资管理的作用和任务所以仓库管理工作是既管物，又管钱，而管物比管钱更为复杂！除此，仓库管理还通过帐务管理做到成本核算和审计到位；通过对厂家产品质量、使用效果的信息反馈及时为各部门主管和采购员提供优/劣质产品选用的依据。第一、物资账务管理一般来讲，物资管理的基本工作既包括物资验收发放和管理等实务操作，也包括开单记帐和列表报告等帐务处理，帐务处理是实物操作的系统记录和反映，是对实务操作合规性、正确性的制度约束，二者相辅相成。第一、物资账务管理记账法多种多样，无非是几种：1、用脑子记；2、账本记；分类账本3、电脑记：各类进销存软件。物资帐务管理基础物资管理帐薄和帐目的设置物资帐薄和帐目的设置应根据工程的经济规模和其他具体情况视情况而繁简设立，本文按照一般土建安装装饰综合工程考虑设计帐薄和帐目。在设置帐薄和帐目之前应根据工程实际对即将使用的材料进行一次大的分类，以便确立帐薄和进一步细分设备材料帐目，本文按综合工程进行大分类物资账目设置物资账目设置在B、C之间还可以进行一次分类，如土建材料分为地方材料（砖瓦灰砂石等）、金属材料（钢筋、铁钉、铁丝等）、成品材料（商品砼、砼构件等）、其他材料等。分类越明了帐务体系越明了。通过A可以预测帐薄的设置，通过B、C可以明了帐目的分类，从而达到分类科学、核算明细、便捷工作的目的。根据分类建立各类帐薄科目，然后就可以根据业务开单记帐了。施工企业仓库帐务科目设置示例施工企业仓库帐务科目设置示例入库单据的开写和帐薄登记材料采购运抵现场后，收料人员应及时组织验收，办理入库手续。入库手续因不同的企业要求不同而不同。入库单、明细账入库单据的开写和帐薄登记入库单据可以根据材料在工程中的耗用量和采购支付形式两个标准使用不同的单据，主要材料和统一采购材料一种，现场零星材料现金支付的材料可以采用另一种单据。分别办理入库手续可以简便外欠款统计，减少因票据管理不善造成的经济纠纷，实现分类管理，提高工作效率。出库单据的开写和帐薄登记办理入库注意事项：1、入库单据有项目经理或其他主管人员签字。2、验收计量单位应使用国际标准计量单位（或通用计量单位），与工程造价部门预算计量单位一致。3、一定要写清楚供应单位和交库人，不同类别材料尽量不开写在同一张单据上，以便票据的汇总整理。4、不能开写规定格式单据以外的欠条、白条等单据代替入库单据。出库单据的填写及登帐材料出库一般采用三联式出库单，第一联仓库留存，第二联会计核算，第三联领用部门（生产）留存。低值易耗品中工器具一般采用领条。出库单据的填写及登帐物资出库和出库单据开写应有生产部门指令，主管领导签字批准，一般实行限额领料制度，严禁保管人员私自发放物资，以保证工作的严肃性、公正性、防范职务犯罪。出库单据的登帐出库单据按出库时间先后顺序、编号、品种记帐，记帐时须写明出库时间、编号、领用部门、使用单位、数量、单位、单价、金额等内容，以便领导部门抽检和对帐，出库物资登记在帐薄“贷方”。退货处理因为各种原因，购进的材料物资有时需要退货，习惯上容易将退货手续按出库处理，这是错误的。当发生退货事项时，应按照退货物资的实退数量和进货单价或约定的退货单价，用红字开写一张一式3—4联与进货时采用的相同类别的入库单据，经办人、供货人签字确认，项目经理批准，同时退出货物，退库手续即办理完成。并据此单据用红色笔迹在相关明细帐借方登记退库物资，统计报表时直接在材料购进中冲减退货物资的数量和金额。仓库单据的传递出入库单据最终服务于财务支付和核算，因此出入库单据必须及时传递到财务部门，出入库单据传递时间一般按主管会计的要求办理，但不能晚于财务部门每月结帐时间。一般来说每周传递票据，每月汇总报告，是各企业通用方法。入库票据每周传递一次，既有保管员对业务一般核对总结的作用，又不影响财务部门正常控制和支付。出库单据可以每月汇总传递一次，以便保管员进行领用和库存对照，减少出库误差。材料的收发账目管理保管员必须做到帐目日清月结，永续盘存，帐、卡、物、资金“四对口”，严禁帐外物资。保管员记帐要及时，文字、数据书写整洁清楚，不许自行更换帐页，不能用不允许的方式改错（刮、擦、挖、补、贴、涂），帐册改错率应在5%以下，单据改错率应在8%以下。永续盘存，亦称“账面盘存制”。它是对于资产的增加和减少，根据各种有关凭证，在账簿中逐日逐笔进行登记，并随时结算出各种资产账面结存数额的一种方法。材料管理月度报告制度材料管理月度报告制度主要指材料购进月份汇总统计表和材料耗用月份统计表的编制、报告过程。材料管理月度报告制度既是保管员对经办业务自查自纠的需要，也是财务控制、核对、核算的需要，通过报告制度加强企业对外欠款项的管理和合理化库存量的控制，为领导提供成本管理决策的重要信息。材料购进汇总统计一般材料购进汇总统计由采购人员（或单设的收料人员）编制和报告。月份材料耗用统计表月份材料耗用统计表由保管员编制和报告。仓库盘存的工作方法仓库盘存，通常称作盘点，是通过对库存物资的实地盘点，确定存货的实有数量，并与帐面结存数核对，从而确定存货实存数与帐面结存数是否一致的一种专门的检查方法。盘存工作是对保管员物资与帐务管理的一种监督，同时也是对具体工地物资的一次清查，通过盘存可以改进工作和管理方法。一般企业通常每月或每一季度进行一次盘存，即月度盘点或季度盘点。仓库盘存由于库存物资种类繁多，收发频繁，在正常收发过程中可能发生计量错误、计算错误、自然损耗，还可能发生损坏变资以及贪污、盗窃等情况，造成帐实不符，形成盘盈盘亏。因此盘存工作必须充分准备，讲究方法，明确责任，有组织、有秩序的进行。仓库盘存仓库保管员在接到盘存通知或安排后，应在不影响正常工作的同时对库存物资进行归类整理，建立标识，标识应明确品名、数量、单位、单价、金额、厂家（产地）等内容，并按照库中实有物资数量编写盘存日的存货实有数量统计表。在自查中如发现帐物不符，任何人不得自行调帐、改帐、毁帐，只有在盘存报告经领导批准后，按规定程序调帐。出库盘存的结果处理盘存工作一般由财务部门牵头，物资主管部门派人监督，在仓库责任保管员到位的情况下才能进行，由财务、物管、保管员组成盘存小组，开展盘存活动。在盘存前保管员应将待查帐薄、盘存日的存货实有数量统计表交于监督人员，开始逐笔核对帐目和实物，并将核对结果记入盘存记录表中。如在盘存中发现帐实不符，会计人员应尽可能查明原因，并记录在案。报领导批准后，属管理失职造成的短缺，应按规定进行赔偿或处罚；属贪污行为造成的短缺，金额较大的按司法程序处理，金额较小的由责任人赔偿，并对其任职进进调整；属合理损耗的经领导批准后可以销帐，会计帐做营业外支出处理。错帐简易更正在记帐的过程中，可能发生各种各样的差错，从而影响到核算信息的准确性。仓库保管人员在日常工作中应经常核对记录数据，当发现差错时，应及时查错并予以更正。错帐简易更正方法有划线更正法和红字更正法。错账处理：划线更正法在结帐前发现帐簿记录文字或数字有错误，而出入库单没有错（即原始凭证没有错，是登帐的时候看错了或写错了），采用划线更正法。更正时可在错误的文字或数字上划一红线，在红线上方填写正确的文字或数字，并由记帐或相关人员在更正处盖章，以明确责任。但必须使原有字迹仍可辨认。一笔业务发生后记账凭证是正确的，但是在据以登账时，“银行存款”账簿发生错误，将金额340元误登为34元，所以，应采用“划线更正法”进行更正。孔老二印3具体操作：（举例说明）例1、企业收到大江工厂货款5687.00元,存入银行存款户。09年凭证号摘要结算凭证借方贷方余额月日万千百十元角分万千百十元角分万千百十元角分11期初结存3000000〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃149收到大华工厂货款567800〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃131本月合计银行存款日记账账簿文字笔误账簿数字笔误09年凭证号摘要结算凭证借方贷方余额月日万千百十元角分万千百十元角分万千百十元角分11期初结存3000000〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃149江收到大华工厂货款556687780000〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃131本月合计银行存款日记账注意：Ⅰ文字错误可以只更正个别错字Ⅱ数字错误必须全部划线更正。孔老二印孔老二印错账处理：（两步）红字更正法适应于记账后发现由于记账凭证错误而导致记账错误的情况。红字记录表示对原记录的冲减。即先用红字填制一张与原错误完全相同的记账凭证，在摘要中注明注销××凭证据以用红字登记入账，冲销原有的错误记录；同时再用蓝字填制一张正确的记账凭证，注明“订正×年×月×号凭证”，据以登记入账，这样就把原来的差错更正过来。3具体操作：（举例说明）例2、车间领用一般消耗用原材料，价值100元。原记账凭证如下，并据以登记入账。记账凭证2009年1月4日出纳编号9凭证编号6博地税企会证01号摘要结算方式票号借方金额贷方金额金额记帐总帐科目明细科目总帐科目明细科目百十万千百十元角分车间领用一般消耗材料生产成本原材料10000√（付）款合计金额￥10000会计主管记帐审核出纳制单附单据2张会计科目错误摘要结算方式票号借方金额贷方金额金额记帐总帐科目明细科目总帐科目明细科目百十万千百十元角分注销1月4日6号凭证生产成本原材料10000√（付）款合计金额￥10000记账凭证2009年1月4日出纳编号9凭证编号7博地税企会证01号会计主管记帐审核出纳制单附单据2张①冲销凭证：摘要结算方式票号借方金额贷方金额金额记帐总帐科目明细科目总帐科目明细科目百十万千百十元角分订正1月4日6号凭证制造费用原材料10000√（付）款合计金额￥10000记账凭证2009年1月4日出纳编号9凭证编号8博地税企会证01号会计主管记帐审核出纳制单附单据2张②更正凭证：