文件档案管理规定

文件档案管理规定第一章总则第一条为加强本公司文件档案管理工作，特制定本规定。第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本部门内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本规定的规定，分别立卷归档。第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职档案员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第二章文件材料的收集管理第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职档案员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知总经理办公室档案员。第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由总经理办公室统一收集管理。第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动、相关人员购置技术资料、工具书、购置设备仪器核报差旅费时，必须将相关的文件、资料向总经理办公室档案员办理归档手续，档案员签字认可后财务部门才给予核报差旅费。2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案员办理归档手续，档案员签字认可后财务部门才给予报会议费用。第七条对保管的技术档案，每年年终要进行鉴定，鉴定工作由主管领导、工程技术人员、档案人员组成的鉴定小组进行。对丢失参考价值、无保存意义的资料应及时清理，经鉴定小组批准后指定专人监销。第八条按密级划分的有关规定，总经办档案员应及时准确的对技术资料进行密级划分，严格按保密制度履行查、借阅手续。第九条各部门专(兼)职档案员的职责：1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向总经办档案员办好交接签收手续。3.承办人员借用文件材料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。第三章归档范围第十条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。第十一条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。第十二条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。第十三条本公司的请示与上级机关的批复。第十四条本公司反映主要职能活动的报告、总结。第十五条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。第十六条信访工作材料。第十七条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。第十八条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。第十九条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。第二十条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。第二十一条反映公司各项生产、技术、科研活动的有保存价值的技术文件、图纸、信息、人事、财务资料、市场营销资料等第四章平时归卷第二十二条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职档案员集中统一保管。第二十三条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。第二十四条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职档案员归卷。第二十五条专(兼)职档案员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。第五章立卷(案卷质量要求)第二十六条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，总经理办公室档案员负责组卷、编目。第二十七条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。第二十八条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。第二十九条在归档的文件材料，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。第三十条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。第三十一条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。第三十二条卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。第三十三条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。第三十四条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责，备考表应置卷尾。第三十五条案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。第三十六条案卷的装订和案卷各部分的排列格式：案卷装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。第三十七条案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存第六章档案保密第三十八条详见保密制度第七章档案借阅第三十九条严格执行借阅管理制度，履行借阅手续。第四十条公司职工因工作需要，可借阅技术资料，但必须办理借阅手续。第四十一条凡外单位借阅相关技术资料，须持单位介绍信，经主管领导批准，方可查阅，但必须按保密制度要求，机密级以上资料不准查、借阅。第四十二条技术资料借出时间不超过两周，预期不还需办理续借手续。第四十三条凡属绝密、机密技术资料与本人工作无关不得查、借阅，因工作需要必须经主管领导批准方可查阅。第四十四条绝密、机密资料，直接从事该项工作的人员可查阅，工作有部分相关的人员只能查阅相关部分、绝密、机密资料不能带出档案室。第四十五条查阅机密、绝密档案，必须进行登记方可查阅。第四十六条严禁私自复印、摘录绝秘技术资料。第四十七条凡属保密的技术资料必须严格按密级分类进行查、借阅，任何人不得擅自借阅、借出，不得查、借阅与本人工作无关的技术资料。第四十八条销毁过期保密技术资料应严格履行审批手续，不得擅自销毁。第四十九条对保密技术资料每月应清查校对一次，发现问题应及时报告主管领导，并采取补救措施。第五十条查、借阅技术资料和使用相关技术文件的各类人员应严格遵守“保守机密慎之又慎”的方针，不失密、不泄密。第五十一条丢失技术资料者，应及时书面通知档案室和主管领导并采取相应的补救措施，在未作出处理前暂停查阅相关技术资料。第五十二条凡调离本公司职工，必须归还全部技术资料，方可办理调动手续。第五十三条技术档案资料不准转借或代借，借出的资料只能带到工作岗位，并妥善保管好，严禁私自携带出公司。第五十四条凡借出的图纸、资料，不得损坏、删改、涂抹、剪贴、拆散。第八章附则第五十五条本规定由总经办制订经呈总经理核准后总经办公布实施，修改亦同。第五十六条本规定自1998年月日起施行。