员工招聘、入职、离职管理制度

×××公司员工招聘、入职、离职管理制度受控状态：受控分发号：文件编号：版本号：编制：审核：批准：2008年04月实施1.目的为规范公司的人员招聘、甄选、录用及离职程序，明确人员招聘、入职、离职的原则、标准及手段，及时满足各部门的用人需求，满足公司发展的需要和规范员工离职工作，特制定本规程。2.适用范围公司全体员工。3.定义招聘：依据公司的发展战略及各部门因业务发展或人员流动造成的岗位需求，而由相关部门提出并实施的人员补充和招募等工作（包括需求审核、招聘信息发布、简历收集、面试、复试等过程）；入职：对适合公司空缺岗位要求，并经过面试合格的人员，经CEO批准后，进行的到岗相关手续及工作安排；离职：因各种原因引发的离开现工作岗位行为，具体为：1.辞职：基于某些原因，员工个人提出申请终止劳动合同的一种方式。2.辞退：基于某种原因，公司单方提出解除、终止与员工签定的劳动合同的行为。4.主要业务部门/个人职责4.1人力资源部（HumanResourceDepartment简称HR）4.1.1人力资源招聘经理、专员（简称HR招聘经理、专员）：1）招聘渠道的维护和开拓；2）负责审核人员需求编制；3）负责收集、整理所有招聘需求；发布经批准的招聘信息；4）进行简历的初步筛选和初试；5）负责维护公司候选人简历库；6）并负责发送《录用通知书》到应聘者本人，7）安排应聘者本人自行进行入职体检；8）负责从下列4个维度审查应聘人员的基本信息：a.背景：了解应聘者过去的经历和应聘动机（原单位离职原因），产生怀疑时可以进行必要的背景调查；b.岗位适应性：了解应聘者年龄、形象、性格特点、价值观、工作、生活原则、个人弱（缺）点、表达能力等因素；c.目前任职期间的基本情况：了解应聘者现职岗位的基本工作状态、日常任务、汇报关系、指挥对象等因素；d.期望值：了解应聘者个人发展预期、职业规划、薪资要求等因素。4.1.2人力资源人事专员（简称HR人事专员）：1）负责发送经批复的新员工入职通知单到各部门负责人、行政助理，并抄送相关部门；2）协助办理新员工签订《劳动合同》、《著作权保护及保守商业秘密协议》和《员工人事档案》；3）负责发放《新员工报到指导书》、《员工手册》和办理员工识别卡、电子邮件ID申请、办公电话号码和移动总机分机号；4）收集并验证员工身份证、学历证明、原单位离职证明和一寸正装彩色登记照(3张)，保留复印件；5）安排入职培训。4.1.3人力资源部各级人员面试原则见(表一)（表一）具体参与面试人员要求：总部人员级别参与面试人员要求区域人员级别参与面试人员要求04级以下(含)人员各部门经理、总部HR招聘专员(抽样)03级以下(含)人员、区域行政助理区域地市经理、区域HR经理、区域总（副）经理（抽样）、总部HR招聘专员（抽样）05级人员各部门经理/总监、分管副总、总部HR招聘经理04级、05级地市经理、片总、CALLCENTER经理等区域HR经理、区域（副）总经理、营销支撑部（抽样）、总部HR招聘经理（抽样）、总部营销副总（抽样）06级以上(含)人员分管副总、总部HR总监、经营管理委员会成员（抽样）销售、区域副总、06级以上(含)人员区域总经理、营销支撑部、总部HR总监（抽样）、总部营销副总、经营管理委员会成员（抽样）4.2业务部门/区域4.2.1业务部门/区域各级主管：1）业务部门根据业务发展做出阶段性人力资源配置预算（《部门人力资源配置及招聘计划表》见附件1）2）确定部门内各岗位职责（《岗位说明书》见附件2）3）对于空缺岗位向人力资源部提出人员需求（《人员需求表》见附件3）4）根据《人员需求表》中的招聘时间要求，与人力资源部招聘人员配合，共同完成人员招聘。5）根据应聘人员的实际能力和面试结果，确定应聘岗位人员的职级和薪酬。具体岗位级别和薪酬体系请参见人力资源部的薪酬技能标准（此标准为公司保密文件）（略）6）制定和落实新员工的培训计划。4.2.2区域行政助理/经理：1）依据本流程协助本区域人员的招聘、入职、离职手续的办理。2）协助总部完成本区域的人员招聘、入职和离职的审批。4.3营销支撑部1）负责审核营销体系各级人员需求2）直接参与区总、运营总监的面试3）协助区域对片总、地市经理的面试4.4经营管理委员会1）负责审核公司全年的《公司人力资源配置及招聘计划表》（见附件4）；2）审核人员需求、复试高级人才，最终审批人员入职需求。5.招聘入职业务流程5.1人力资源配置预算及人员需求5.1.1由公司经营管理委员会、各部门/区域根据业务发展、公司战略等因素预估出本阶段需要招聘的人数，即进行人力资源配置预算。5.1.2由用人部门根据实际岗位需求情况，提出部门用人需求并填写《人员需求表》。提交至人力资源招聘部。5.2需求审核5.2.1人力资源部依据《公司人力资源配置及招聘计划表》对用人部门提交的《人员需求表》进行需求审核。编制内的需求（经CEO批准的），一个工作日内启动招聘工作；5.2.2对于编制外的新增用人需求，在两个工作日内人力资源部报公司经营管理委员会审批，通过后一个工作日内启动招聘工作。5.3启动招聘5.3.1确定内招或外招：人力资源招聘专员依据岗位具体要求和工作地点，选择在内部、外部网上和适合的渠道发布招聘信息。。5.3.2收到简历后的初选收到简历后，人力资源部根据需求部门要求：1）将收集到的应聘人员简历及时（当日）反馈给需求部门主管，由用人部门确定参加初试人员；2）或根据《人员需求表》所描述的基本任职要求进行初步筛选，将筛选出的简历及时反馈给用人部门，由用人部门确定参加初试人员；5.4面试5.4.1初试：1）人力资源招聘专员/区域行政助理根据需求部门确定的初试人员名单，安排初试时间、地点、面试主考官，必要时协同需求部门面试。2）人力资源招聘专员应要求应聘者填写《求职登记表》(附件5)；3）初试后，人力资源招聘专员应要求面试主考官及时填写《面试评估表》(附件6)，并由人力资源部保存面试档案。5.4.2复试：1）人力资源招聘专员/区域行政助理根据需求部门确定的复试人员名单，安排复试时间、地点、面试主考官，必要时协同需求部门面试。2）需求部门对应聘者进行复试，并填写《面试评估表》。3）人力资源部负责保存面试档案。5.4.3面试后确定人选经主考官集体讨论后确定人选（以需求部门意见为主）。5.5职级和薪酬确定1）根据《面试评估表》评估结果2）根据公司的职级和薪酬体系由需求部门提出建议，人力资源部复核后报CEO审批。5.6薪酬商谈1）人力资源部负责协助需求部门主管根据薪酬体系与应聘者协商并确定薪酬。确定薪酬的同时，确定具体报到时间。2)应聘公司高级管理者的薪酬由经营管理委员会直接确定。5.7录取通知书发放人力资源部负责向录用人员发放《录用通知书》包括：A、《录用通知书》（见附件7）B、《薪酬方案》（见附件8）C、《岗位KPI》(《岗位责任书》)（见附件9）D、《新员工入职须知》（见附件10）5.8入职手续的办理5.8.1入职前准备工作1）部门主管：《岗位KPI》(《岗位责任书》)（一式三份）（见附件9）为新员工指定“师傅”一对一帮带，制定《技能合格认证培训计划》（见附件11）(目前暂在营销体系中实行)办公位置、电脑、办公用品等（此项工作由行政部来协调）2）人事专员：开通员工电子邮箱开通“移动总机”，分配分机号《劳动合同》及其他入职资料5.8.2入职时间：人员入职时间必须在CEO签字批准后。具体时间由人力资源部与业务部门和应聘人协调。（注：严禁各部门先许可员工到岗后再走签批手续。由此造成的后果由部门主管承担。）5.8.3入职体检：1）根据《录用通知书》规定的体检项目，人事专员通知录用者在指定时间内到指定医院参加指定项目的体格检查，费用由个人承担。2）体检报告由人事专员负责审核，对于有异议的结果，由HR总监协同业务主管来确定是否录用。对于有严重疾病（危及到生病安全）或传染疾病者，应先就医后就业。5.8.4入职流程（新员工入职当天）：1）新员工携带所需资料到公司人力资源部报到A、其中身份证原件B、学历证书和学位证书原件C、原单位解除劳动合同证明原件，如无法在办到当天提交者，可书面承诺在一周内交至人力资源部，否则无法办理报到手D、合格的体检证明E、数码生活照一张（制作工作牌）2）填写入职资料，双方签订《劳动合同》A、《人事档案登记表》/《员工登记表》（见附件12）B、《劳动合同》C、《著作权保护及保守商业秘密协议》（见附件13）3）签收公司资料（以下资料需要新员工签收）A、《新员工报到指导书》（见附件14）B、《员工手册》C、《员工行为准则》(见附件15)4）人事专员做简单的入职培训，包括介绍公司总体情况、公司基本规章制度、办公环境、就餐事宜、考勤办法等等5）人事专员带领新员工到部门报到6）部门主管介绍部门同事、安排工作位置和资源、安排入职培训。5.8.5公司制度及重要文档的签收（电子文档）人事专员将在员工入职后的一个工作日内，将公司重要制度和文件以电子档形式发送给员工，包括：1）公司制度（含HR、行政、财务等）2）新员工企业文化价值观和内部控制培训教材（由公司培训部提供）5.8.6入职培训新员工入职后的一周内，人力资源部人事专员将安排并跟踪企业文化价值观和内部控制培训，记录新员工培训过程和考试结果。6、离职业务流程：6.1离职申请1）员工由于个人原因提出离职：依据双方签订的《劳动合同》，员工提出离职，需要提前30天向公司提出书面《离职报告》（见附件16）。未提交《离职报告》即不到公司工作的人员，按旷工和自行离职处理，由其直接上级填写《离职审批表》(附件17)2）公司提前解除劳动合同：具体操作详见《×××公司提前解除劳动合同标准工作规程》。6.2离职审批员工提交书面《离职报告》，上级直属主管与其深入沟通，了解员工真正离职的原因，并做出是否批准的决定，确定员工具体离职日期。原则上是一个月后同意离职。6.3工作交接1）员工《离职报告》被批准后，部门主管应安排人员进行工作交接。2）员工应在工作期间负责任地与接收人进行工作交接。工作交接应该有规范的工作交接书，部门主管承担监交工作，确认交接工作。最终工作交接书应由离职员工的分管领导确认。6.4离职手续1）员工离职，各部门主管或各区域行政助理应在第一时间通过邮件形式上报至总部人力资源部人事专员处，上报时需抄送各部门分管领导或区域区总处。上报时必须附上员工正式的书面《离职报告》及主管批准的离职时间。2）人事专员将在《离职报告》批准离职时间当天将员工离职信息发送至相关部门，离职通信息中需明确离职准确日期。3）各相关部门收到离职信息当天需做好各项关闭工作，即：总部IDC客服部关闭电子邮件、行政部关闭移动总机信息、财务部核查费用结算情况等。4）员工正式办理离职手续时，需持经过审批的《离职报告》到人力资源部，由人力资源人事专员开具《离职审批表》，并协助员工办理离职手续。人力资源部人事专员需要代区域离职人员办理离职审批流程。5）人力资源部人事专员在五个工作日内需办理全部离职审批流程。具体规定为：3个工作日前应办理完各部门流程签字（包括审批流程中的各部门）；第4和第5个工作日为公司领导签批流程。6.5离职调查1）部门调查：在离职员工的离职申请审批过程中，应由部门主管或部门经理负责对离职员工进行离职面谈，填写《离职调查表》(附件18)；2）人力资源部调查：人力资源部招聘专员/经理在部门对离职员工的调查结束后再进行离职调查，填写《离职调查表》相应部分。6.6薪资结算和离职证明1）员工离职手续全部办理完毕后，人事专员通知绩效薪酬专员离职员工的工资结止日期，由绩效薪酬专员将离职员工的薪酬结算信息通知财务部，并于下个月的结薪日将离职员工的最后一个月的工薪发放到员工的工资卡中。2）员工离职手续全部办理完毕后，在15个工作日内，到人力资源部领取《解除劳动合同证明》、社保手册和公积金转移账号等。如遇特殊情况，员工也可申请提前获得《解除劳动合同证明》或《解除劳动关系证明》。本标准工作规程经员工代表大会审议通过。本标准工作规程自2008年4月1日起实施。本标准工作