办公室现场管理

文件编号版次第1版主题办公室现场管理规定页码第1页共4页修改第01234次1目的为了营造整洁、有序、舒适、安全的工作环境，对办公室现场各物品、文件资料及基础设施等，有效地进行6S管理，达到提高工作效率、展现公司管理水平和形象。2范围适用于公司全体办公室人员。3职责3.1保卫科负责办公楼公共区域责任划分和落实，标识的统一制作和/或管理，及日常检查和考评。3.2各部门负责人负责本部门责任区域具体工作落实和管理。3.3办公室员工负责个人责任区和上级安排具体工作落实、维持及提出改进建议等。4工作内容和要求4.1责任区划分4.1.1个人责任区个人所用的桌椅、电脑、文件架、文件柜和私人物品及周边的地面等。每个人均有责任第一时间做好个人责任区的现场管理工作。4.1.2公共责任区办公室外的走廊、公用通道，以及未分配到部门的办公区域（如各会议室等）。公共责任区的现场工作由行政保卫科负责安排落实（详见附录A）。其他员工有责任维护公共责任区的现场。4.2整理4.2.1基本原则对办公室物品分类为必要物品和非必要物品（含废弃物）、常用物品和非常用物品等。将常用物品（必要物品）和非常用物品予以整理，非必要物品清理撤离现场。4.2.2具体要求4.2.2.1对各自工作现场进行全面清查，明确物品分类。4.2.2.2要有舍弃的智慧和勇气，对物的存在实施动态分析、管理。4.2.2.3按照相关制度要求，妥善处置废弃物（含非必要物品）减免浪费。4.3整顿4.3.1基本原则对整理后留下的物品予以必要的标识，科学经济地合理布局（视觉效果佳），确定其摆放位置。4.3.2具体要求4.3.2.1重要纸质文件，如需保密资料等一律存入文件柜。其它纸质文件资料按文件类型、时间等整理好放入文件夹中，文件夹做好标识和目录，整齐放置文件架、文件框中、不得散放在桌面上，有必要的放入文件柜中存档。文件编号版次第1版主题办公室现场管理规定页码第2页共4页修改第01234次4.3.2.2办公桌面放置的文件资料均是当日要用的和/或极为常用的，已经处理好的文件资料要及时存档。4.3.2.3文件柜指定专人负责管理，柜中物品需摆放整齐，若有多个文件柜的，设置外部标识，便于识别，一目了然，有利于工作便利。可直接在隔框上粘贴分类标签，标签打印统一字体，可直接在分类标签上标注物品名称，如表格、报表、单据、制度等。4.3.2.4个人办公用品根据工作需要配置，桌面物品保证正常办公所需就可，定要摆放整齐。4.3.2.5公用物品，如热水瓶、抹布、扫把、拖把等用品应指定放置区域，并摆放整齐。4.3.2.6绿化物、装饰物品等需定置定位放置。4.3.2.7个人物品尽一切可能放置柜内，尤其是贵重物品。4.3.2.8广泛使用网络办公，计算机内保存的文件资料科学分类，便于查找。4.3.2.9办公设施/物品的定置定位示例，见附录B。4.4清扫4.4.1基本原则消除引起现场脏、乱的根源，并对各自要负责的责任区域进行定期/不定期彻底清扫。4.4.2具体要求4.4.2.1办公桌桌面无灰尘、水渍、杂物，下班前要清理桌面。4.4.2.2办公椅要保持整洁，下班离开办公室前要将办公椅放整齐。4.4.2.3及时清扫、清洗办公设备和基础设施，如电脑、键盘、窗户、墙面等，保持办公室无垃圾、无脏污、不留有蜘蛛网等，窗明镜亮，不留死角。4.4.2.4个人抽屉应每星期整理一次，保证抽屉的整洁性，对三个月内用不到的东西，应从抽屉里清理掉。文件柜要每半个月整理一次，若有变动，标签应及时更新。4.4.2.5日常由部门负责人或指定专人安排值日人员，负责保证办公室的整洁度。4.4.2.6办公室各类物品在下班前按要求全部整理到位。4.5清洁4.5.1基本原则要循序渐进地进行整理、整顿和清扫，时刻保持成果。4.5.2具体要求4.5.2.1公司（含各部门针对工作实况）制定相关的规定要求，明确职责分工、评判/奖惩标准。4.5.2.2各层级管理人员按制度进行定期/不定期检查考评。4.5.2.3适时修订相应要求（含部门内部的），确保有效性的同时要落实其适宜性和充分性。4.6素养4.6.1基本原则文件编号版次第1版主题办公室现场管理规定页码第3页共4页修改第01234次人人形成有极强的自律性，遵章守纪，具备良好的行为和礼仪。4.6.2具体要求4.6.2.1严格遵守公司劳动纪律和作息时间规定，工作时间不得脱岗、串岗、睡岗；不得玩手机、聊天、看电影、打游戏、吃东西、浏览与工作无关的网页。简之，在工作时间内禁止做与工作无关的事情。4.6.2.2厂区内禁止吸烟；出席集体会议期间，手机处于静音或关闭状态且放置桌面或口袋中，一般情况下不得接听电话；不得在办公区域内大声喧哗、打闹嬉戏等。4.6.2.3着装方面参照《着装和个人防护装备管理规定》执行。4.6.2.4个人礼仪（行为）方面参照《礼仪管理规定》执行。4.7安全4.7.1基本原则人人树立“四不伤害”（我不伤害自己、我不伤害他人、我不被他人伤害人、我保护他人不被伤害）安全防范意识，工作切实做到以“安全第一”为导向，保障公司财产安全和个人职业健康安全。4.7.2具体要求4.7.2.1办公室电脑线、网线、电话线等排线要扎放整齐，杜绝零乱；电插座避免与水接触等。4.7.2.2文件柜柜顶（2米以上）禁止放重物、易碎物品，避免物品掉落造成人员伤害。4.7.2.3办公室严禁使用大功率加热电器，如电热水壶、电取暖器等，若门窗、办公设施、办公用品、桌椅等有损坏，应及时报告相关部门登记与维修。4.7.2.4员工下班应及时关闭电源（电脑、电灯、空调、打印机、复印机）、门窗等，整理好个人区域的卫生，注意防火、防盗，建议关闭电源插座开关，并检查所在区域其他公用电器是否关闭。4.7.2.5其它参照环境因素识别和危险源辨识及评价表涉及事项及其对应运行控制文件执行。5检查5.1日常检查由各部门负责人或指定专人进行，对本部门实施现场管理情况定期/不定期予以考评。5.2日常行政保卫科对各部门现场管理落实情况进行定期/不定期检查考评，每月不少于1次。5.3考核办协同行政保卫科对办公室现场管理进行检查考评，两月不少于1次。6考评6.1个人责任区未遵守以上规定的，扣10元/次。6.2公共责任区未遵守以上规定的，扣10元/人。6.3屡教不改者，加倍处罚，若出现无对应责任人则扣部门负责人。6.4视实况，部门负责人要负连带责任。7记录文件编号版次第1版主题办公室现场管理规定页码第4页共4页修改第01234次7.1奖惩单7.2办公室现场管理检查表办公室现场管理检查表（示例表）MGJ/XCGL01检查项目（每日班前、班后5分钟的6S活动）检查内容实际检查情况文件将文件放在存文件的地方、作废文件及时清理。文件柜文件分类标识，定位摆放整齐，丢掉文件柜内、柜顶上所有不需要的东西。文具检查文具的种类和数量，既够用又不多余，定位摆放。桌面整理桌面，丢掉不需要的东西，将桌面擦干净。办公设备电脑按操作程序使用，保证电子信息存储安全，保证电话机、传真机等通讯畅通。办公室清扫、擦拭办公室内设施及地面、墙面、门窗，保持干净整洁，环境优美。接待同事间、接待顾客及其他外部来访者，要热情、礼貌，使用文明言语，言行举止大方得体，体现公司良好形象。安全各种电器及配套设施是否完好，以及开闭情况；安全防护设施是否完好。