中小企业档案工作简明手册

作者曹嵬本书于2015年写于天津作者曹嵬本书于2015年写于天津中小企业档案工作简明手册（上册）前言写本书的目的，是考虑到了当前很多的中小企业中，还未能认清“信息工作”的重要性。未能对自身发展所面临的信息环境，有个最基本的认识。因此，为了帮助中小企业渡过转型难关，实现永续发展。作者才觉得，有必要让更多的经济组织，了解信息情报工作。重视自身的档案建设。缺乏信息情报意识，让组织日渐变得耳目闭塞，头脑迟钝，行动迟缓。而这些组织，通常又最喜欢轻信，那些软件公司所兜售的，所谓国外的先进信息管理系统。企图仅凭借一些僵硬的计算机程序，便可一劳永逸地解决企业所面临的所有问题。很多中小企业对自身的档案和情报工作，缺乏最基本的认知能力。更何况是如何开发和利用了。角落里文件堆的到处都是，用啥啥找不到，这样的企业决不在少数。在这样的公司里，档案和废纸似乎没有啥太大的区别。其信息工作开展的水平也就可想而知了。轻视基本的档案工作，盲目追捧管理软件。重行政程序，轻活动实质，是这类企业的通病。一个连自身所产生的日常信息，都整合不了的组织，还能够期许他在全球化的大市场环境下能走多远。如果您还是一个一脸茫然地幻想着市场上，能有个一吃就灵的万灵丹的企业主。那您就需要花些时间，学习一下本书的内容。本书希望以一种简洁明快的视角，向广大中小企业用户介绍档作者曹嵬本书于2015年写于天津作者曹嵬本书于2015年写于天津案、情报等信息技术的本质和究竟。以及信息工作与现实业务之间的相互关系。并期待着相关企业在阅读本书后，能将原本被束之高阁或丢弃在企业角落中的那些老旧文档，彻底盘活。充分发挥其指导实践、预测未来的应有作用。本书，也希望能够通过以一种抛砖引玉的方式，打通民用信息情报领域，市场化的探索之路。由于信息工作的自身特点，书中大量地，直接或间接地，引用了很多学术论文、笔记、摘抄或相关出版物的一些观点或内容。特此，对这些信息的原创者表示感谢。而这些引用，确实是在融进了本书作者想要表达的写作思想后，被重新整合起来的。并不是对原作品进行的刻意的抄袭或剽窃。由于所引用的内容过于分散、零散，因此就不在此处逐一进行列出了。作者本人，只算是半路出家。且从业时间短、学识水平不高，写作能力有限。如有谬误之处，还请广大读者能够给予批评指正。若与他人作品出现雷同，纯属巧合。请各位专家、学者给予谅解。作者曹嵬本书于2015年写于天津作者曹嵬本书于2015年写于天津目录（上册）前言和序第一章三要素第二章文件第一节文件的简与繁第二节文件与文控第三章活动第一节经营第二节行政第三节党群第四节生产技术管理一、生产管理二、质量管理三、环保管理四、安全与消防五、能源管理六、计量管理七、科技信息第五节人员一、历史二、人事管理作者曹嵬本书于2015年写于天津作者曹嵬本书于2015年写于天津三、组织结构四、员工关系五、工资六、社会保障七、教育与培训（下册）八、绩效考核九、员工档案第六节法务第七节后勤第八节会计第九节基建第十节设备第十一节产品第十二节科研第十三节供销、物流及其他第四章档案第一节文件与档案活动第二节设施与装具第三节保管与利用第四节档案研究与情报开发后序作者曹嵬本书于2015年写于天津作者曹嵬本书于2015年写于天津序言当听到“档案”一词的一瞬间，足可以让很多最有耐心的听众，哈欠连连。当即秒杀掉脸上，刚刚还如阳光般灿烂的笑容。一想到库房里那些尘封了几十载，像士兵列队般密密麻麻、层层叠叠的文件；一想到那些封面上枯燥得没有一幅图画、一点色彩，一个个全都严肃得跟默哀相仿的卷宗。便让你时时感觉，如同置身于无边乏味的梦境中，恨不得能有人立刻把你“抽”醒。我并不想为档案的“颜值”进行辩护。事实正如你所看到的那样，它们根本就没有什么“颜值”。就像是一群衣着朴素的僧侣，将菩提般璀璨的精神世界，永久地封闭在了那些灰青素袍之下与深阁高塔之中。若想径往智慧之门或掌握人间先机，那就请你虔诚地朝他们进行礼拜。在这里，任何一位有缘之人，都能够找到内心之发现，找到真理之所在。你只需坐下来，品上一碗茶，安静地与“他们”做一番思想上的交流。档案是历史的见证，而时间却无法挽留。能留下的，就只有那些在在时空中流转并承载了人们记忆的那些实物与文献。一个人所用过的几款手机，一个家庭传承了几十年的家具、陈设，一个组织成年累月积攒下的厚重文献，一场战争所留下的残垣断瓦；一个人所收藏的瓶盖、打火机，一个博物馆内千奇百怪的藏品，一位国家领袖所说过的话，无论是录音还是手稿。这些都可以将其称之为“档案”。作者曹嵬本书于2015年写于天津作者曹嵬本书于2015年写于天津档案，虽然不像好莱坞大片那般先声夺人，但他们的确可以将曾经发生过的历史编成故事，生动地讲给你听。并任你去自由地想象，在历史上的某时某刻，由某些人所上演过的，那些曾经惊世骇俗的真实剧目。第一章三要素档案活动的全部内容，可以概括为活动、文件和档案，这三种基本要素。这三个基本要素，既相互独立，又相互连结，相伴相生。活动是获取文件的源泉。活动停止了，文件就成了无源之水。文件则是活动的真实见证。它如同一面镜子，可供现实活动“以正衣冠”。档案是文件的精华。它浓缩了历史的真实，是一个组织全部的灵魂和智慧所在。关于活动活动既是一个组织创造财富、履行使命的具体方式，又是该组织产生信息和文件的物质基础。活动，就是人们每时每刻自发产生的，或是有组织的各种行为。他包括了这些“人”或“组织”的各种所思、所想、所言、所行、所感。有些活动，则由于某种人为的目的，必须要通过某种方式被记录下来。而记录这些活动的基本方式，通常可以分为两种类型。一类是文献，另一类是物品。文献，就是可供阅读的纸张。文献将活动中所发生客观事实，以符号的形式，间接地提供给了能读懂这些符号的人。并让他们了作者曹嵬本书于2015年写于天津作者曹嵬本书于2015年写于天津解到活动的真实情况。物品，就是在活动中留下的有关证物。它承载了活动的原始面貌。直观地告诉了人们，活动发生的过程与产生的结果。一款样机，就足以用来体现设计者的思想光芒。一栋破损的建筑，时时在向人们揭示着灾难的惊人威力。还原出的可怕场景，正时刻提醒着人们，要对安全问题保持高度警惕。关于文件文件，就是用来记录活动的纸质媒介。我很好奇。人类为什么要用纸张和文字，这种既古板又枯燥的介质来记录活动呢。这件事看似真的值得探讨一番。起初，人类是没有文字的，当然也没有纸张。远古时期的人类，要想记录下曾发生过的事情，唯一的办法，就是保留实物。或者是以另一种实物象征的办法，去间接保存。比如，在战场上要记录一个士兵的战功，没有比砍掉并带回敌人的脑袋，更能直接说明问题的了。铁证如山，足以表明敌人已被士这个兵杀死的事实。但问题也就随之而来了。实物信息虽然非常擅长说明问题，但是却给携带和保存工作带来了不小的麻烦。设想一个勇士，在战场上浴血奋战。斩杀敌军数十人，之后他会因此头疼该怎么办。难不成，把这些零零碎碎都背在身上带回来吗。看来，确有必要采用一种更加便携的方式来记录这些活动了。一些历史文献上的记载。士兵杀敌后，将他们的耳朵带回，作作者曹嵬本书于2015年写于天津作者曹嵬本书于2015年写于天津为请功的证据。再后来，士兵们在击毙敌军以后，摘下他们的名牌，以此来炫耀战果。显然，这些比带“头”要容易得多了。但这样的改革并不彻底，这些个筋头巴脑儿还是颇显累赘。一场大战，死伤千万。光收集、运输、盘点这些沉重的证据，都是个十足的负担。如果某些个“证据”处理不当，兴许还会引发疫病，真是得不偿失。最后，终于听到有人建议。“不如等到打扫战场时，只清点数目吧”。而这时，一种新的符号象征，也就是“文字”就呼之欲出了。一场战斗的死伤人数，就只需要用一块石头，往另一块石头上刻上几下，也就了结了。信使则只需要随身带着这块石头，就足以向有关各方报告情况了，既省时又省力。时间一长，石头又攒了许多，却也放不下了。还有些个民族，习惯于往泥板上印字，结果就攒了一大堆泥板。最怕阴天下雨。于是，存储工作又再次冒了出来，向人们频频发起挑战。造纸术之所以能够位列古代中国四大发明之一，其原因也就在于此。不管任何时间、任何地点，任何人都能如手拈浮云一般，轻盈地取一页纸来用。随时记录下，可能需要车载斗量的实物，才能说明白的信息。纸张的确可以说是文字的最佳搭档。但事情并没有就此画上完美的句号。虽然，与之前的媒介相比，纸张的确省下了不少的空间。但纸张仍无法彻底解决堆积难题。新的情况总归是要出现的。所有的纸张都长得一模一样，再要重新查作者曹嵬本书于2015年写于天津作者曹嵬本书于2015年写于天津找和识别起来，就显得异常困难。时至今日仍是如此。不甘失败的人类，这时又开始动脑筋了。终于，又有人想到了一个更好办法。可以通过把一个时期内，内容相近的纸张，收拢到一块儿。然后，分别装订成册。再给每个册子，都起上不同的名字。这样一来，既减少了查找时的工作量，又方便了人们对相关活动的连续阅读。就这样，人类发明了“书本”。时至今日，在计算机技术已大行其道的今天。大量的纸质文献，仍能作为不可替代的信息载体，而被广泛使用。由此可见，纸张的生命力是如此之强。试想在一个没有计算机、互联网，甚至没有电的野外环境下。这时的纸张仍能继续发挥其记录功能，而磁盘却俨然成了一块足以防身的砖头。我们能够很容易地从纸张的大小、材质、颜色、墨迹、笔体、压痕、印信，甚至污渍等角度，鉴定出这张纸所承载信息的真伪。或推断出它的形成背景。而当有一条电子信息，通过设备传递到人们手中时，有谁敢保证，它就是原创者最初的意思表示。网络的时代，我们仍然离不开纸张。拿会计工作来说，无论其与自动化怎么结合，现实中的多数原始凭证却依然得靠纸来实现。我们也可以用计算机绘图或是作画。但是仍不如纸张那样，能让人感受到那种书卷气息，所散发出的亲切与和谐。若一位艺术家，在睡梦中突然间灵感迸发。兴奋得一跃而起。当他想要立即记录下，这珍贵的思想“火花”时。他可以随手扯下作者曹嵬本书于2015年写于天津作者曹嵬本书于2015年写于天津烟盒里的一条儿锡纸，匆匆地涂上两笔。或者按部就班地等待着“苹果”、“戴尔”，打开界面、键入密码、进入程序。然后再开始记录。恐怕等到这一切都就绪后，他已经忘却了自己想要写些什么了；忘了自己为什么要开机了；甚至忘了自己为什么不睡觉，而要坐起来对着屏幕发呆。纸张的好处就在于，我们随时可得，随手可用。我们可以轻易地把它撕成条儿或者团成团儿。情报信息，可以通过任何纸质媒介，便利地隐藏其中。例如，我们可以把情报卷成香烟，制成邮票、标签或包装物等等。总之，任何一种有纸参与构成的物品，都可以为其隐匿藏形。就连《文件管理国际标准》的重要参与者，久负盛名的澳大利亚国家档案馆。在1988年，那正是计算机技术方兴未艾的年代。他们对待电子档案的标准操作方式，依然是将其转化为纸张之后，再进行保存。在当时，他们所倡导的口号就是，“Needit、Printit、Fileit”（如果需要它，就打印出来，把它归档）。我并不是说，当今的技术，不能实现无纸化的档案工作。而是，作为任何一个非专业级的组织机构，你根本就没有必要，花很大的精力，刻意去维系这样一个浓缩版的无纸环境。这样的设计，毫无疑问不具有任何的商品价值。就如同我们先期投入了大把的资金，去建造一幢大厦。等到入住之后，才突然意识到，其时我们租一间办公室就足矣。作者曹嵬本书于2015年写于天津作者曹嵬本书于2015年写于天津因此，“纸质档案”仍是当下中小企业保存信息的唯一选择。没有多少脑筋正常的人会把从外面获得的、自己签发的，数以万计的文件稿纸，敲成电子版或统统扫描成照片后再保存起来。无论从哪个角度看，这都是在给文件的登记、编辑、保存、利用的跑道上设置重重障碍。关于档案档案并不是过了期的文件，而是文件中的各宗精品。每个档案组织，都会贪婪地收集那些记载着罕见、重大事件的历史文献；收集那些曾涉及生死攸关、事业成败的物品与纸张。收藏物品，并不是一种返祖现象。珍贵的实物，往往比死板板的文字，更能触动人心。我们可以再升华一步。按照宗教或神学里面的逻辑，来阐明三要素之间的相互关系。活动仿佛组织的肉体、文件好比