怎样做好行政助理

1行政助理-風城-風城-風城-香山-青草湖-青草湖2行政助理的定義協助各個階層主管，分擔工作所承載之壓力主任副主任主秘正兼職人員3行政助理功能1.櫃台服務2.開關教室3.美工繪圖4.會計出納5.課程活動6.電腦資料處理7.網頁管理8.場地設備9.攝影文字記錄4櫃台服務電話聯絡：1.要有標準文件，格式一樣，讓人清楚瞭解。2.聯絡名單常重複，顯示名單有誤，請否請下次key的人多校對。3.聯絡學員參加活動，可否在十點就停止聯絡。4.開學期間重複聯絡課程、活動通知。例如：甲上了兩個課程，在同一時間確有兩位工作人員打電話聯絡他。建議：開學聯絡名單，可以一次完成，他兩次上課的時間。櫃臺服務：1.櫃檯的工作人員常更換，造成學員報名註冊無固定工作人員可詢問。2.課程報名人數變動甚快，常有多收學員數等情形發生。5開關教室已有標準的開關教室流程與文件，請助理要切確冷氣、電腦設備務必確實巡視關閉。6美工繪圖常有繪製活動海報的機會，但在傳統海報上常有麥克筆沒水、沒紙的情況。電腦繪圖方面未有學習的機會。建議：希望提供行政助理學習美工及繪圖軟體使用的機會7會計出納每次退費時需先向主管請錢，主管未到則無法退錢。因為之前帳務關係未處理完善，以致目前極力在8課程活動臨時通知工作事項建議：應及早開工作會議，避免前一天趕工。9電腦資料處理在登錄學生資料時，三校學生參雜其中。或是學員資料不完全網頁編輯助理、電子報發行助理：網頁太簡略，無法吸引民眾透過網頁了解社大課程講義準備匆促。資料整理與建檔功能社大未落實完全建議：1.事先準備課程講義。2.每一活動結束後就應建檔一次，或有一空間可以分門別類擺設，避免直接堆在一起影響核銷流程。10網頁管理電腦不常關機或是軟硬體不常清理，造成電腦執行動作遲緩。wiki、qcu-114等系統常斷線。建議：1.懂電腦的可以教導電腦的基本維護，或落實教導FrontPage、Access等軟體使用。2.對網頁可多做一些修飾，趨向精緻。11場地設備器材並無詳細的規劃擺放位置，例：劇場組的道具未有專屬空間，表演結束也道具四散在辦公室。建議：除了規劃器材的正確擺設位置外，應設計標準的借入清單，確認何時、何人、何地使用。12攝影文字記錄多撥一點時間來培訓拍攝人才。購買腳架提供拍攝人員使用。開會文字記錄，需要有一個格式。錄音筆13行政助理作業流程助理報到→青風香社區大學→副主任、主秘→各部門→標準文件→執行方法→助理執行→（結束）段落報告。建議：1.希望主管能針對標準文件、執行方法詳加解說，籠統帶過容易造成彼此結果上認知的差異。2.有些事情可以充分授權，避免過多回報，影響效率14助理請求與福利希望各部門交辦事情時態度和善，避免影響整體工作士氣。希望能有行政助理工作的位置及電腦，雖然不一定會常在位置上，但在處理資料時，可避免需使用電腦。或製作資料時需等待其他工作人員使用補貼車油費。工讀生是否也有績效考核？15報告結束感謝各位的聆聽